13-15 listopada 2026 r. - zapytanie ofertowe na świadczenie kompleksowej obsługi wydarzenia w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych

13-15 listopada 2026 r. - zapytanie ofertowe na świadczenie kompleksowej obsługi wydarzenia w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz sali szkoleniowej dla uczestników w ramach projektu pn. „Rozwój i Wzmocnienie Instytucjonalne Organizacji Pozarządowych w Polsce: Nowe Perspektywy i Strategie”. Szkolenie trwa trzy dni (piątek–sobota-niedziela), obejmując dwie doby hotelowe. Usługa ma zostać wykonana w terminie: - 13-15 listopada 2026 r. Dopuszcza się możliwość, aby pokoje, w których będą zakwaterowani Uczestnicy i Uczestniczki, były w osobnych budynkach niż stołówka/sala szkoleniowa, przy czym odległość od nich nie może być większa niż 300 m, liczona drogą udostępnioną dla ruchu pieszego. Wykonawca musi zapewnić podczas szkolenia: Usługę hotelowa powinna obejmować nocleg dla 60 osób w obiekcie noclegowym o standardzie odpowiadającym hotelowi 3-gwiazdkowemu, zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz.U. Nr 188, poz. 1945, z późn. zm.). Nocleg powinien być zagwarantowany w pokojach 2-osobowych, posiadających pełen węzeł sanitarny, TV, ręczniki, bezpłatny Internet oraz możliwość zameldowania w pokoju co najmniej od godz. 13.00. Noclegi należy zapewnić w pokojach maksymalnie dwuosobowych, jednakże Wykonawca powinien być w stanie zapewnić także pokoje jednoosobowe w przypadku nierównej pod względem płci konfiguracji osób w grupie. Informacja o ostatecznej liczbie osób oraz o tym, czy są wymagane także pokoje jednoosobowe oraz dla osób ze specjalnymi potrzebami, zostanie podana Wykonawcy przed każdym wydarzeniem/daną formą wsparcia dla danej grupy uczestników, nie później niż 3 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi. Zamawiający zapłaci za faktyczną liczbę osób nocujących. Sala szkoleniowa/konferencyjna oraz budynek, w którym świadczone będą usługi zapewniają dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne). Hotel dysponuje co najmniej 1 pokojem dla osób z niepełnosprawnościami, który będzie mógł zostać zarezerwowany przez Zamawiającego. Wykonawca winien zapewnić możliwość noclegów dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. osób na wózku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.); pokój i łazienka powinny być przystosowane do użytku osób z niepełnosprawnościami m.in. na wózku aktywnym/ortopedycznym. W cenę noclegu musi być wliczone śniadanie. Wyżywienie dla uczestników: Przerwa kawowa ciągła Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla uczestników szkolenia przez 2 dni (sobota-niedziela), dla 60 osób dziennie. Przerwa kawowa obejmuje kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce. Serwis powinien być dostępny dla uczestników bez ograniczeń przez cały czas trwania szkolenia. Przerwy kawowe są organizowane przez Wykonawcę w sali lub ewentualnie przed salą, w której odbywa się szkolenie. Wykonawca powinien uwzględniać specjalne potrzeby osób (wegetariańskie, bezglutenowe), które zostaną zgłoszone z minimum 48 h wyprzedzeniem przez Zamawiającego. Jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. Obiad dla uczestników projektu Usługa obejmuje dwudaniowy obiad dla uczestników szkolenia przez 2 dni (sobota-niedziela) i obejmuje: zupę i drugie danie oraz napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach). Dopuszcza się przygotowanie posiłków specjalnych (np. bezglutenowych, bez laktozy, koszernych), w szczególności w przypadku zgłoszenia specjalnych potrzeb żywieniowych przez uczestników projektu. O zapotrzebowaniu zamawiający powiadomi wykonawcę minimum 48 h przed rozpoczęciem świadczenia usługi. Jedzenie i napoje muszą być podawane w naczyniach wielorazowego użytku, np. szklanych, ceramicznych lub metalowych. Nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućców plastikowych. Kolacja dla uczestników projektu Usługa obejmuje 2 kolacje w formie bufetu z różnorodnymi daniami. Dopuszcza się przygotowanie posiłków specjalnych (np. bezglutenowych, bez laktozy, koszernych), w szczególności w przypadku zgłoszenia specjalnych potrzeb żywieniowych przez uczestników projektu. O zapotrzebowaniu zamawiający powiadomi wykonawcę minimum 48 h przed rozpoczęciem świadczenia usługi. Wszystkie potrawy i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku (np. szklanych, ceramicznych, metalowych). Nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućców plastikowych. Menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji przez Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie minimum 24 godzin przed datą rozpoczęcia Wydarzenia. Zamawiający zatwierdzi menu zaproponowane przez Wykonawcę niezwłocznie. Wykonawca zobowiązany jest dostarczania posiłków w godzinach wskazanych przez Zamawiającego. Trzy osobne sale szkoleniowe dla trzech grup szkoleniowych liczących maksymalnie 20 os. spełniającą normy i zasady opisane aktualnymi przepisami prawa. Przewidziany czas każdego szkolenia wynosi 20 godzin (pt – 4 godziny oraz sb-ndz 8 godz. x 2 dni). Sala musi być wyposażona w: krzesła i stoły lub krzesła z pulpitami zapewniające miejsca siedzące dla 20 os. plus prowadzący; rzutnik; warunki nagłośnienia i oświetlenia umożliwiające rejestrację audio-wideo, w tym co najmniej 1 sprawny głośnik; ekran lub tablicę multimedialną; flipchart, blok do flipcharta (min. 15 kartek do każdego flipchartu), pisaki; Sala będzie umożliwiać nieodpłatny dostęp do szybkiego i bezprzewodowego Internetu (dla wszystkich Uczestników szkolenia i prowadzącego), Sala będzie dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Zamawiający będzie miał dodatkowy dostęp do Sali każdorazowo (w każdym dniu szkolenia) co najmniej na 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia i co najmniej 30 minut po zakończeniu szkolenia, za ten czas Zamawiającemu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Dokładna liczba osób zostanie podana 3 dni przed planowanym szkoleniem. Zamawiający zapłaci za zgłoszoną liczbę osób nocujących i korzystających z wyżywienia. Wykonawca zapewni niezbędną obsługę podczas podawania posiłków oraz serwisu kawowego. Wykonawca świadcząc usługę wyżywienia, zobowiązany jest do: świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.), świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych. 7. Obiekt powinien zapewnić bezpłatny parking dla uczestniczek/uczestników szkolenia oraz ekspertów i organizatorów. Warunki udziału: Wiedza i doświadczenie: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej i zawodowej, tj.: ● Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał należycie co najmniej dwie usługi zapewnienia noclegu, wyżywienia i sali szkoleniowej dla grupy min. 20 osobowej. ● W celu potwierdzenia spełniania niniejszego warunku udziału w postępowaniu, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą: ✔ wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane; wzór wykazu stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego; Kryteria oceny ofert: Oferta z najniższą ceną brutto, tj. najniższą ceną brutto otrzyma 90 pkt, pozostałe oferty zostaną ocenione z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, według następującego wzoru opisanego w zapytaniu ofertowym. Aspekty społeczne W tym kryterium zamawiający przyzna punkty, jeśli Wykonawca zapewni, że do bezpośredniego udziału w wykonywaniu przedmiotu zamówienia zostanie zatrudniona/zaangażowana co najmniej 1 osoba znajdująca się̨ w szczególnej sytuacji na rynku pracy (tj. m.in. osoby młodociane, osoby z n Miejsce realizacji: Białystok