Kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji międzynarodowej pn. „Globalne Forum Synergii - Strategiczne Horyzonty AI i Gospodarki Przyszłości” organizowanej przez Instytut Badawczy IDEAS

Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji międzynarodowej pn. „Globalne Forum Synergii - Strategiczne Horyzonty AI i Gospodarki Przyszłości” organizowanej przez Instytut Badawczy IDEAS SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY 1.1.) Rola zamawiającego Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego 1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Badawczy IDEAS 1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 541475394 1.5) Adres zamawiającego 1.5.1.) Ulica: Królewska 27 1.5.2.) Miejscowość: Warszawa 1.5.3.) Kod pocztowy: 00-060 1.5.4.) Województwo: mazowieckie 1.5.5.) Kraj: Polska 1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa 1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@ideas.edu.pl 1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://ideas.gov.pl 1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego) 1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność działalność naukowo-badawcza SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE 2.1.) Ogłoszenie dotyczy: Zamówienia publicznego 2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie 2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej: Kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji międzynarodowej pn. „Globalne Forum Synergii - Strategiczne Horyzonty AI i Gospodarki Przyszłości” organizowanej przez Instytut Badawczy IDEAS 2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-22a55da4-d233-4638-b25f-46f54102d52a 2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00494841 2.6.) Wersja ogłoszenia: 01 2.7.) Data ogłoszenia: 2026-10-19 2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie 2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie 2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie 2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA 3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania https://ibideas.eb2b.com.pl/open-preview-auction.html/534578 3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie 3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak 3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy pod adresem https://ibideas.eb2b.com.pl/ . Informacje o niniejszym postępowaniu znajdują się w module „Lista postępowań otwartych” w zakładce „Postępowania”. Wykonawca rejestrując się na Platformie przetargowej akceptuje warunki jej korzystania określone w Regulaminie podczas rejestracji oraz uznaje go za wiążący. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne. 3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.: 1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 20/4 mb/s, 2) komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta; 3) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera; 4) włączona obsługa JavaScript, 5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez Wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf). Dokumenty w formacie ,,PDF” zaleca się podpisywać formatem PAdES; natomiast dokumenty w formacie innym niż ,,PDF” zaleca się podpisywać formatem XAdES. 3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie 3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy 3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu: polski 3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Realizując przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” oraz uwzględniając wymagania określone w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, Zamawiający informuje, iż w związku z przedmiotowym postępowaniem, zawarciem oraz realizacją umowy zawartej w następstwie tego postępowania, będzie przetwarzał dane osobowe Wykonawcy lub osób po stronie Wykonawcy uzyskane w trakcie postępowania, w szczególności dane osobowe ujawnione w ofertach i załącznikach do ofert lub w dokumentach i oświadczeniach składanych w ramach prowadzonego postępowaniu oraz dane osobowe uzyskane na potrzeby zawarcia i w trakcie realizacji umowy, w tym podane w treści zawartej umowy. Treść klauzuli informacyjnej została zawarta w SWZ (plik SWZ - cz. ogólna). SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: IDEAS-BZP.ZP.27.26/WNP-000243 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji międzynarodowej (dalej: „Konferencja”, „Wydarzenie”) pn. „Globalne Forum Synergii - Strategiczne Horyzonty AI i Gospodarki Przyszłości”, organizowanej przez Instytut Badawczy IDEAS w dniu 8.12.2026 r. w Warszawie w Gmachu Głównym Politechniki Warszawskiej, Plac Politechniki 1. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający szczegółowe wymagania dla jego wykonania oraz warunki realizacji przedmiotu zamówienia zawarte zostały w Załączniku nr 1 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia) oraz w projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 2 SWZ). 3. Zamówienie realizowane jest w ramach Przedsięwzięcia pn. „AI x Science Connect Poland” finansowanego ze środków Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego na podstawie Umowy nr MNiSW/2026/DIR/1121 z dnia 07.09.2026 r. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów 64224000-2 - Usługi telekonferencyjne 64216000-3 - Elektroniczne usługi przekazywania wiadomości i informacji 30191140-7 - Akcesoria do identyfikacji osób 79961000-8 - Usługi fotograficzne 79960000-1 - Usługi fotograficzne i pomocnicze 32353000-2 - Nagrania dźwiękowe 55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków 79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 79822500-7 - Usługi projektów graficznych 79810000-5 - Usługi drukowania 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-12-18 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający dokona porównania i oceny złożonych ofert oraz dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, spośród ofert spełniających warunki zamówienia określone w SWZ oraz wymogi wynikające przepisów ustawy Pzp, kierując się następującymi kryteriami oceny ofert o wskazanych wagach: 1/ Cena: 90% 2/ Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera: 10%, Ad1/ „cena oferty” (C) – waga 90% - maksymalna liczba punktów, którą może uzyskać oferta w tym kryterium to 90 pkt. Przy ocenie ofert Zamawiający uwzględni łączną cenę brutto (z podatkiem od towarów i usług – VAT), obliczoną zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale „Sposób obliczenia ceny” SWZ, z uwzględnieniem art. 225 ustawy Pzp. Punkty w kryterium „Cena oferty (C)” zostaną obliczone zgodnie z następującym wzorem: C = (C_min / C_obad) × 90 pkt gdzie: C – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Cena oferty”; C_min – najniższa cena brutto spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu; C_obad – cena brutto oferty badanej. Liczba punktów przyznanych w kryterium „Cena oferty” będzie zaokrąglana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami matematycznymi (końcówki poniżej 0,5 pomija się, końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się w górę). Ad2/ Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera/moderatora (Pk) waga 10%, - maksymalna liczba punktów, którą może uzyskać oferta w tym kryterium to 10 pkt a/ Ocena ofert w tym kryterium będzie dokonana na podstawie informacji zawartych w Załączniku nr 6 do SWZ pn. „Wykaz osób – doświadczenie konferansjera (kryterium oceny ofert)”, składanym wraz z ofertą. b/ Zamawiający przyzna punkty w tym kryterium w następujący sposób: 0 pkt – otrzyma Wykonawca za wskazanie w ofercie konferansjera/moderatora, który posiada doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej 2 konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, przy czym żadna z wykazanych konferencji nie była prowadzona w języku angielskim; 10 pkt - otrzyma Wykonawca za wskazanie w ofercie konferansjera/moderatora, który posiada doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej 2 konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w tym co najmniej jedna była prowadzona w języku angielskim. W szczególności Zamawiający przyzna w tym kryterium 0 pkt Wykonawcy w następujących przypadkach: 1/ za niezłożenie Załącznika „Wykaz osób – doświadczenie (…)” wraz z ofertą, 2/ za złożenie niekompletnego Załącznika „Wykaz osób – doświadczenie (…)” lub zawierającego błędy uniemożliwiające weryfikację spełnienia przesłanek przyznania punktów. UWAGA! Zamawiający zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, w celu oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu, wezwie najwyżej ocenionego Wykonawcę do złożenia wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia (Załącznik nr 12 do SWZ), w którym Wykonawca ma obowiązek wskazać tę samą osobę pełniącą funkcję konferansjera/moderatora, którą Wykonawca wskazał w Załączniku nr 6 do SWZ na potrzeby oceny ofert w pozacenowym kryterium oceny ofert, jeżeli załącznik ten został złożony wraz z ofertą. 2. Całkowita liczba punktów jaką otrzyma oferta zostanie obliczona według poniższego wzoru: O = C + Pk O – suma punktów uzyskana za wszystkie kryteria wymienione powyżej; C – ocena punktowa uzyskana za kryterium „Cena”; Pk - ocena punktowa uzyskana za kryterium „Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera/moderatora” 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 90 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera/moderatora 4.3.6.) Waga: 10 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW 5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. zdolności technicznej lub zawodowej - Zamawiający określa następujące warunki udziału: 1.4.1. Wykonawca spełni wskazany warunek udziału w postępowaniu, jeżeli w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej jedną Konferencję/Wydarzenie spełniającą łącznie poniższe kryteria: a) Wydarzenie miało charakter naukowy, biznesowy, edukacyjny lub informacyjny i było organizowane dla zorganizowanej grupy uczestników (w szczególności: konferencja, seminarium, forum, kongres, panel dyskusyjny lub inne wydarzenie o zbliżonym profilu); b) Wykonawca lub podmiot, na którego zasobach polega Wykonawca, był odpowiedzialny za organizację i obsługę wydarzenia, obejmującą co najmniej: koordynację programu, obsługę uczestników lub zapewnienie obsługi technicznej; c) Wydarzenie było skierowane do co najmniej 100 uczestników (w przypadku wydarzenia hybrydowego liczba ta obejmuje łączną liczbę uczestników w części stacjonarnej i zdalnej); d) Wydarzenie było realizowane w formule stacjonarnej lub hybrydowej. 1.4.2. Wykonawca spełni wskazany warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że dysponuje następującymi osobami, które zostaną skierowane do realizacji zamówienia, spełniającymi łącznie niżej określone wymagania: a) co najmniej jedną osobą do prowadzenia Konferencji tj. konferansjera/moderatora, która: - biegle włada językiem polskim i angielskim (tj. posiada znajomość języka polskiego i angielskiego co najmniej na poziomie C1 w rozumieniu Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego) - posiada doświadczenie w prowadzeniu konferencji min. 2 konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert Przez „prowadzenie konferencji” rozumie się pełnienie roli prowadzącego (konferansjera/moderatora), obejmującej w szczególności powitanie uczestników, zapowiadanie prelegentów, moderację paneli lub sesji dyskusyjnych oraz komunikację z uczestnikami. b) co najmniej dwiema osobami wykonującymi tłumaczenie symultaniczne (tłumaczami symultanicznymi języka angielskiego), z których każdy: – posiada doświadczenie w wykonywaniu tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski, tj. w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizował łącznie co najmniej 10 dni konferencyjnych podczas wydarzenia/eń o charakterze konferencyjnym, seminaryjnym, panelu lub innym wydarzeniu o zbliżonym charakterze, z udziałem publiczności, podczas którego osoba wykonywała tłumaczenie symultaniczne. Przez „tłumaczenie symultaniczne” rozumie się wykonywanie tłumaczenia ustnego w czasie rzeczywistym (symultanicznie) podczas wydarzenia z udziałem publiczności, w relacji językowej PL–EN i EN–PL. Dopuszcza się, aby powyższe osoby były wykazywane przez Wykonawcę jako osoby zatrudnione u wykonawcy, współpracujące z Wykonawcą na innej podstawie prawnej lub udostępniane przez podmiot trzeci, na którego zasobach wykonawca polega. 2. Wykonawcy mogą wykazać spełnienie warunków udziału określonych w pkt 1 poprzez poleganie na potencjale zawodowym lub osobowym innych podmiotów, zgodnie z poniższymi zasadami: 2.1. Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostepniających zasoby niezależnie od charakteru prawnego łączących ich z podmiotami udostępniającymi zasoby stosunków prawnych; 2.2. Wykonawcy muszą mieć rzeczywisty dostęp do udostępnionego potencjału w okresie realizacji zamówienia, tj. w przypadku warunku udziału, o którym mowa: 2.2.1. w pkt 1.4.1 podmiot udostępniający zasoby musi wykonać usługi, do realizacji których wymagane są zdolności dotyczące doświadczenia wskazane w tym warunku; 2.2.2. w pkt 1.4.2 Wykonawca na etapie realizacji zamówienia będzie faktycznie dysponował osobami udostępnianymi przez inny podmiot na potrzeby wykazania spełnienia warunku udziału; 2.2.3. Wykonawcy wraz z ofertą muszą złożyć dokumenty, o których mowa w Rozdziale XI pkt 1.2 (w szczególności zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia).; 2.2.4. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, wskazanym w Rozdziale XVII pkt 1, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotu udostępniającego zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu własnym, składanym wraz z ofertą – w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 1.1–1.4 oraz 1.5 – w części dotyczącej zawierania z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, innego niż grupa kapitałowa, pkt 1.6 i pkt 2 [w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1–6 ustawy Pzp oraz w art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej] – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do SWZ; 2. oświadczenie Wykonawcy o braku przynależności z innym Wykonawcą, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu, do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714, z późn. zm.), a w przypadku zaistnienia ww. okoliczności – oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej oraz dokumentów lub informacji potwierdzających przygotowanie oferty niezależnie od tego innego Wykonawcy – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ; 3. w przypadku gdy najwyżej oceniona zostanie oferta Wykonawcy, który wykazał spełnienie warunków udziału, o których mowa w Rozdziale X pkt 1, poprzez poleganie na zasobach innego podmiotu – dodatkowo oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu tego podmiotu złożonym przez Wykonawcę wraz z ofertą, w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 1.1–1.6 i pkt 2 [w zakresie podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1–6 ustawy Pzp i art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej] – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 9 do SWZ. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu usługi, daty jej wykonania, liczby uczestników Konferencji /Wydarzenia oraz podmiotu, na rzecz którego usługa została wykonana lub jest wykonywana, oraz załączeniem dowodów określających, czy ta usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 11 do SWZ; Dowodami, o których mowa w poprzednim zdaniu są: - referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane (w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy); - oświadczenie Wykonawcy – w sytuacji, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie jest on wstanie uzyskać referencji lub innych dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana /jest wykonywana. W takim przypadku Zamawiający wymaga wskazania przyczyn, które uniemożliwiły Wykonawcy uzyskanie dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługa/-i były wykonane; 2. wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 12 do SWZ; UWAGA: W przypadku złożenia wraz z ofertą Załącznika nr 6 do SWZ, Wykonawca zobowiązany jest wskazać w wykazie osób, stanowiącym Załącznik nr 12 do SWZ, tę samą osobę pełniącą funkcję konferansjera/moderatora, która została wskazana w Załączniku nr 6 do SWZ na potrzeby oceny ofert w kryterium pozacenowym. Brak spójności danych może zostać uznany za błąd w podmiotowym środku dowodowym i skutkować wezwaniem do jego uzupełnienia lub poprawy zgodnie z art. 128 ust. 1 Pzp bez możliwości zmiany treści oferty lub podwyższenia liczby punktów przyznanych ofercie w kryteriach oceny ofert 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: W terminie składania ofert Wykonawcy zobowiązani są złożyć poza oświadczeniem z art. 125: 1. formularz oferty – wzór formularza stanowi Załącznik nr 5 do SWZ; 2. pełnomocnictwo – w przypadku, gdy Wykonawca ustanawia pełnomocnika (pełnomocników) do reprezentowania go w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie; 3. wykaz osób – doświadczenie konferansjera/moderatora, sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ, składany wraz z ofertą, jeżeli Wykonawca ubiega się o punkty w kryterium pozacenowym określonym w Rozdziale XIX SWZ. SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA 6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie 6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie 6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie 6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie 6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: 1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, wskazanych w Rozdziale IX pkt 1 i 2, oraz spełnienia warunków udziału określonych w Rozdziale X pkt 1.4, w terminie składania ofert (wraz z ofertą) każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zgodnie z Rozdziałem XI pkt 1.1, przedkłada aktualne na dzień składania ofert oświadczenie własne, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SWZ. 3. W odniesieniu do określonych w Rozdziale X pkt 1 warunków dotyczącego doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegające się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do których opisane w Rozdziale X pkt 1 zdolności są wymagane. 4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w celu wykazania warunku udziału określonego w Rozdziale X pkt 1 mogą również polegać na potencjale innego podmiotu (innych podmiotów). W takim przypadku, w terminie składania ofert (wraz z ofertą), Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, składają również oświadczenie podmiotu oddającego potencjał oraz jego zobowiązanie lub inny podmiotowych środek dowodowy, o których mowa w Rozdziale XI pkt 1.2. 5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w terminie składania ofert, składają również: 5.1. w przypadku, o którym mowa w pkt 3, oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wymagane art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynikać będzie, które czynności składające się na przedmiot zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 10 do SWZ; 5.2. formularz oferty, o którym mowa w Rozdziale XI pkt 2.1; 5.3. pełnomocnictwo, wymienione w Rozdziale XI pkt 2.2. 6. W przypadku, gdy najwyżej ocenioną będzie oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przed wyborem tej oferty Zamawiający, w terminie wskazanym w pkt Rozdziale XI pkt 3, wezwie Wykonawców: 6.1. do złożenia przez każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczeń, wymienionych w Rozdziale XI pkt 3.1 – 3.2; 6.2. do złożenia wykazu usług wraz dowodami potwierdzającym ich należyte wykonanie, o których mowa w Rozdziale XI pkt 3.3; 6.3. do złożenia wykazu osób, o którym mowa w Rozdziale XI pkt 3.4, 6.4. w sytuacji, o której mowa w Rozdziale X pkt 2 – do złożenia dodatkowo informacji właściwych dla podmiotu oddającego potencjał, o których mowa w Rozdziale XI pkt 3.5. 7. Postanowienia Rozdziału XI pkt 4 – 7 mają zastosowanie. 8. Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zastosowanie mają odpowiednio przepisy ustawy Pzp oraz postanowienia SWZ dotyczące Wykonawców. 9. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jako Wykonawcy składający ofertę wspólną. 6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY 7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie 7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak 7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia: Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia zostały określone w projektowanych postanowieniach umowy - załącznik nr 2 do SWZ 7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie SEKCJA VIII – PROCEDURA 8.1.) Termin składania ofert: 2026-10-29 09:00 8.2.) Miejsce składania ofert: https://ibideas.eb2b.com.pl 8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-10-29 09:15 8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni 2026-10-19 Biuletyn Zamówień Publicznych Ogłoszenie o zamówieniu - Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Usługi