Nr postępowania 2/2026 „Wytworzenie i wdrożenie dedykowanego systemu GastroHub”

Nr postępowania 2/2026 „Wytworzenie i wdrożenie dedykowanego systemu GastroHub” Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, wytworzenie, integracja, uruchomienie oraz przekazanie Zamawiającemu dedykowanego systemu GastroHub, stanowiącego centralny hub danych dla procesów gastronomicznych FOOD PORT sp. z o.o. System ma integrować dane rezerwacyjne, sprzedażowe, finansowo-księgowe i kadrowe, zapewniać kontrolę świadczeń gastronomicznych, raportowanie, personalizację obsługi, prognozowanie popytu oraz zarządzanie gospodarką żywnościową. Wykonawca dostarczy jedno spójne, dedykowane rozwiązanie wraz z wymaganymi integracjami, ujednoliconym modelem danych, zarządzaniem dostępem, logowaniem zdarzeń i dokumentacją. Dopuszcza się wykorzystanie uprzednio istniejących komponentów Wykonawcy lub osób trzecich, jeżeli zostaną ujawnione wraz z wersją, licencją i kosztami, a Zamawiający uzyska prawa pozwalające używać, utrzymywać i rozwijać cały System. 2. Kontekst techniczny i zakres integracji 1. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie zaprojektować, wykonać, przetestować i wdrożyć: 1) integrację z Previo w zakresie rezerwacji, statusów rezerwacji, gości, pobytów, pakietów, posiłków i usług dodatkowych; 2) integrację z GoPOS w zakresie sprzedaży, rachunków, paragonów oraz powiązania sprzedaży z rezerwacjami i wykorzystanymi świadczeniami; 3) integrację z Pro Usali w zakresie raportowania finansowego, konsolidacji danych i analizy rentowności; 4) integrację z Saldeo w zakresie faktur, dokumentów księgowych, statusów dokumentów i zobowiązań; 5) integrację z Kadromierzem w zakresie grafików, czasu pracy oraz zestawienia obsady pracowniczej z obłożeniem, liczbą świadczeń i sprzedażą; 6) centralny hub danych GastroHub; 7) moduł kontroli świadczeń bufetowych; 8) moduły operacyjne, analityczne i raportowe; 9) pozostałe funkcjonalności określone w opisie przedmiotu zamówienia. Wszystkie powyższe funkcjonalności zostaną wykonane w ramach zamówienia - mogą zostać wykonane od nowa albo przez zgodne z wymaganiami dostosowanie ujawnionych komponentów. 2. Jeżeli system źródłowy nie udostępnia odpowiedniego API, dopuszcza się uzgodniony, bezpieczny i audytowalny konektor albo automatyczny import i eksport. Zakres integracji uwzględnia faktyczne możliwości systemu źródłowego potwierdzone przez jego dostawcę. Wykonawca nie odpowiada za udokumentowaną odmowę współpracy dostawcy zewnętrznego lub brak dostępu, którego Zamawiający nie może zapewnić, jeżeli niezwłocznie zgłosi przeszkodę i zaproponuje rozwiązanie zastępcze. 3. Infrastruktura i usługi zewnętrzne. Wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje pełne wdrożenie, konfigurację, implementację, testy i uruchomienie integracji end-to-end ze wskazanymi usługami.Integracja oznacza rozwiązanie działające produkcyjnie i spełniające wymagania określone w Zapytaniu ofertowym, Umowie oraz ich załącznikach. 4. Prace związane z zaprojektowaniem, wykonaniem, konfiguracją, integracją, testowaniem, wdrożeniem i uruchomieniem Systemu GastroHub będą prowadzone z wykorzystaniem infrastruktury, kont, systemów, narzędzi, licencji oraz usług udostępnionych przez Zamawiającego. Zamawiający udostępni Wykonawcy, w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia, wyłącznie te środowiska, zasoby infrastrukturalne, konta, dostępy, narzędzia, licencje, plany, subskrypcje, klucze API oraz repozytoria kodu, które zostały wymienione w tabeli – „Wykaz zasobów zapewnianych przez Zamawiającego”. Udostępnienie infrastruktury i zasobów Zamawiającego nastąpi z zachowaniem obowiązujących u Zamawiającego zasad bezpieczeństwa, ochrony danych, zarządzania dostępem. Wykonawca zobowiązany jest zaprojektować i wykonać System w sposób umożliwiający wykorzystanie infrastruktury, narzędzi, licencji i usług już posiadanych oraz finansowanych przez Zamawiającego. Koszty aktualnie posiadanych i finansowanych przez Zamawiającego narzędzi, licencji, planów, subskrypcji, kont oraz zasobów infrastrukturalnych nie są wliczane do łącznej ceny brutto oferty. Wykonawca zobowiązany jest wykorzystywać zasoby Zamawiającego racjonalnie, efektywnie kosztowo i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji przedmiotu zamówienia. 5. Wykaz zasobów zapewnianych przez Zamawiającego: Usługa i dostawca Zastosowanie w Systemie Model rozliczenia i odpowiedzialność Model rozliczania i cennik Założenia wolumenowe (miesięcznie) koszt po stronie Zamawiającego Railway.com Główna infrastruktura Systemu: hosting aplikacji, środowiska produkcyjne i testowe, bazy danych, storage plików, procesy wykonywane w tle, synchronizacja, kopie zapasowe oraz pozostałe komponenty infrastrukturalne wymagane do działania Systemu. Wykonawca odpowiada za pełne wdrożenie, konfigurację i integrację Systemu z Railway.com. Konto zakłada Zamawiający lub jest ono przekazywane na Zamawiającego. Zamawiający dostarcza wymagane dane dostępowe / klucze API Plan Pro (20 USD/msc z wliczonym zuzyciem) + zużycie CPU, RAM, dysku i transferu, storage, bazy danych i inne usługi 2 środowiska po ok 8 usług; baza do 20GB; tranfer do 100 GB tak GetResponse Wysyłka wiadomości e-mail oraz SMS, w szczególności powiadomień systemowych, informacji dotyczących zamówień, dostaw, statusów procesów i innych komunikatów generowanych przez System. Wykonawca wykonuje pełną integrację z GetResponse, obejmującą konfigurację wszystkich funkcji komunikacyjnych wymaganych w Systemie. Konto oraz klucze API zapewnia Zamawiający. opłata abonamentowa, opłata za e-maili i SMS do 20 000 SMS tak Resend Transakcyjna wysyłka wiadomości e-mail. Na moment rozpoczęcia projektu usługa nie musi być jeszcze wykorzystywana produkcyjnie, jednak System ma być przygotowany do jej uruchomienia. Wykonawca zapewnia możliwość pełnej integracji z Resend i - po decyzji Zamawiającego o jej wykorzystaniu - wdraża ją w ramach Systemu. Konto i klucze API zapewnia Zamawiający. opłata za wiadomość wg cennika operatora do 2 000 e-mail tak Modele AI - m.in. OpenAI, Anthropic, Google Asystent AI, analiza danych, zapytania w języku naturalnym, prognozy i rekomendacje, OCR faktur i WZ, analiza dokumentów i zdjęć, rozpoznawanie potraw i masy ze zdjęcia, rozpoznawanie mowy oraz inwentaryzacja głosowa. Wykonawca odpowiada za pełne wdrożenie i integrację z wymaganymi modelami oraz API. Zamawiający zakłada konta u dostawców i przekazuje klucze API. Opłata za tokeny, obrazy i minuty audio wg. cenników API; 1 500 zapytań do asystenta; 600 dokumentów OCR; 3 000 zdjęć potraw; 10h nagrań głosowych tak Przelewy24 / PayPro Obsługa płatności online związanych z zamówieniami oraz innymi płatnymi funkcjami Systemu. Wykonawca realizuje pełną integrację techniczną z operatorem płatności. Konto oraz dane integracyjne zapewnia Zamawiający. prowizja od transakcji wg umowy Zamawiającego z operatorem zależnie od sprzedaży tak GitHub - organizacja Zamawiającego Repozytorium kodu źródłowego, historia zmian, CI/CD oraz automatyczne wdrożenia. Kod Systemu jest utrzymywany w organizacji GitHub należącej do Zamawiającego. Wykonawca konfiguruje repozytoria i proces wdrożeniowy. Plan bezpłatny w limicie planu bezpłatnego tak PREVIO, GoPOS, SaldeoSmartPro Usali i Kadromierz systemy źródłowe Wykonawca wykonuje pełne integracje, mapowanie danych, konfigurację, testy, obsługę błędów oraz uruchomienie produkcyjne. abonamenty, płatne plany, dostęp do API oraz licencje konektorów oferowanych przez tych dostawców tak Jeżeli wykonanie, testowanie, wdrożenie, uruchomienie lub odbiór Systemu wymaga: 1. zakupu nowej usługi, narzędzia, licencji, subskrypcji lub płatnego planu; 2. zwiększenia zakresu licencji, planu, limitu lub zasobów posiadanych przez Zamawiającego; 3. zakupu odpłatnego konektora, modułu, rozszerzenia lub dostępu do API; 4. poniesienia opłat za dodatkowe wykorzystanie infrastruktury lub usług, w tym za CPU, RAM, przestrzeń dyskową, transfer, bazy danych lub kopie zapasowe; 5. poniesienia opłat za wykorzystanie modeli AI, tokenów, OCR, analizę dokumentów lub obrazów, rozpoznawanie mowy, transkrypcję, wysyłkę wiadomości e-mail lub SMS albo inne jednostki rozliczeniowe; 6. poniesienia innych kosztów, które nie mieszczą się w aktualnym zakresie infrastruktury, narzędzi, licencji i usług finansowanych przez Zamawiającego, wszystkie takie koszty stanowią koszty dodatkowe wynikające z rozwiązania zaproponowanego przez Wykonawcę i muszą zostać uwzględnione w łącznej cenie brutto oferty. Wykonawca zobowiązany jest przed złożeniem oferty dokonać analizy infrastruktury, narzędzi, licencji, planów i zasobów udostępnianych przez Zamawiającego oraz ustalić, czy zaproponowane rozwiązanie będzie wymagało poniesienia kosztów dodatkowych. Wykonawca ponosi ryzyko prawidłowego ustalenia wszystkich kosztów dodatkowych koniecznych do wykonania, testowania, wdrożenia, uruchomienia i odbioru Systemu. Koszty dodatkowe nie będą rozliczane odrębnie, refakturowane na Zamawiającego ani doliczane do wynagrodzenia po zawarciu umowy. Koszty te muszą zostać skalkulowane i uwzględnione w jednej łącznej cenie brutto podanej w ofercie. Wykonawca nie może uzależniać wykonania obowiązkowych funkcjonalności, integracji, testów ani odbioru Systemu od późniejszego zakupu przez Zamawiającego usługi, licencji, planu, konektora, limitu lub zasobu, którego koszt nie został uwzględniony w łącznej cenie brutto oferty... Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera zapytanie ofertowe wraz z załącznikami. Warunki udziału: Wiedza i doświadczenie: Wykonawca spełni warunek wiedzy i doświadczenia jeśli w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli prowadzi działalność krócej - w tym okresie, należycie wykonał: 1) co najmniej jeden dedykowany system internetowy obejmujący integrację i przetwarzanie danych biznesowych o wartości nie mniejszej niż 150 000 zł netto, 2) co najmniej jedną integrację z systemem klasy PMS, POS, finansowym, księgowym albo HR. Warunki doświadczenia mogą zostać wykazane tą samą usługą, jeżeli spełnia ona wszystkie wymagania. Osoby zdolne do wykonania zamówienia: Wykonawca spełni warunek posiadania potencjału kadrowego jeżeli dysponuje/będzie dysponował do realizacji zamówienia: 1) co najmniej jedną osobą skierowaną do faktycznej realizacji integracji PREVIO, która w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert bezpośrednio uczestniczyła w implementacji i uruchomieniu produkcyjnym co najmniej jednej należycie wykonanej integracji PREVIO z systemem zewnętrznym, obejmującej automatyczną wymianę danych rezerwacji oraz pobytów lub gości. Samo użytkowanie, administracja lub konfiguracja PREVIO bez implementacji integracji nie spełnia warunku. Osoba może być pracownikiem, współpracownikiem lub specjalistą podwykonawcy, pod warunkiem wykazania możliwości dysponowania nią i jej rzeczywistego udziału w realizacji. Nie wymaga się statusu partnera ani certyfikatu producenta PREVIO. 2) co najmniej jedną osobą skierowaną do faktycznej realizacji integracji GoPOS, która w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert bezpośrednio uczestniczyła w implementacji i uruchomieniu produkcyjnym co najmniej jednej należycie wykonanej integracji GoPOS z systemem zewnętrznym, obejmującej automatyczną wymianę danych sprzedaży lub rachunków. Samo użytkowanie, administracja lub konfiguracja GoPOS bez implementacji integracji nie spełnia warunku. Dopuszcza się pracownika, współpracownika lub specjalistę podwykonawcy przy udokumentowanym dysponowaniu nim i rzeczywistym udziale w realizacji. Nie wymaga się statusu partnera ani certyfikatu producenta. Warunki PREVIO i GoPOS mogą być spełnione przez jedną osobę i jedno wdrożenie albo przez odrębne osoby i wdrożenia; nie wymaga się wcześniejszej integracji PREVIO bezpośrednio z GoPOS. Dodatkowe warunki udziału: Zamawiający wyklucza możliwość złożenia oferty przez podmioty, o których mowa w Podrozdziale 3.2 sekcja 3.2.2. pkt 8) Wytycznych, tj. powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Konflikt interesów oznacza każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Kryteria oceny ofert: Kryterium „Cena” będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym. Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru: C=(Cena brutto oferty najtańszej /Cena brutto oferty badanej)*100 Miejsce realizacji: cała Polska