Organizacja seminarium w ramach przeprowadzenia PROGRAMU WSPARCIA dla przedstawicieli NGO

Organizacja seminarium w ramach przeprowadzenia PROGRAMU WSPARCIA dla przedstawicieli NGO 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja ogólnopolskiego seminarium w ramach przeprowadzenia PROGRAMU WSPARCIA dla przedstawicieli NGO na terenie powiatu bolesławieckiego (woj. dolnośląskie). 2. W ramach zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy organizacji jednodniowego seminarium (ok. 8 godzin) w zakresie zapewnienia trzech sal szkoleniowych (jednej na cały czas trwania seminarium oraz dwóch dodatkowych, dostępnych przez około 2 godziny, wg potrzeb zamawiającego), usługi cateringu oraz noclegów dla uczestników seminarium (noc z 5 na 6 listopada 2026). 3. Termin realizacji zamówienia: 5 listopada 2026 r. 4. Zamawiający wymaga, aby seminarium zostało zrealizowane na terenie powiatu bolesławieckiego (województwo dolnosląskie). 5. Zamawiający przewiduje liczbę uczestników seminarium na 25 osób, z możliwością zwiększenia lub zmniejszenia planowanej liczby o 20%, przy czym ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona Zamawiającemu do pięciu dni przed wydarzeniem. Ostateczna liczba osób korzystających z noclegów może być różna od liczby uczestników seminarium. 6. Wymagania szczegółowe związane z przedmiotem zamówienia: 1) Sale szkoleniowe będą zlokalizowane w łatwo dostępnym miejscu, do którego można się dostać korzystając z transportu publicznego. 2) Wielkość i wyposażenie sal powinny być dostosowane do zakładanej liczebności grupy (uczestnicy + trenerzy). Sala główna powinna pomieścić wszystkich uczestników seminarium, natomiast dodatkowe sale szkoleniowe, powinny mieścić po min. 15 osób każda. 3) Wyposażenie sali szkoleniowej: stoły, krzesła, rzutnik multimedialny z ekranem, tablice flipchart lub tablice suchościeralne, bezprzewodowy dostęp do Internetu – jeśli sieć będzie zastrzeżona hasłem, Wykonawca jest zobowiązany do podania hasła Zamawiającemu oraz Uczestnikom/Uczestniczkom, 4) Sale oraz budynek, w którym się znajdują, będą zapewniały dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. budynki/sale pozbawione barier architektonicznych). 5) Sale będą posiadać wydzielone miejsca (osobne pomieszczenie lub przestrzeń wyodrębniona w sali szkoleniowej) do przechowywania odzieży wierzchniej i/lub bagażu, 6) oznaczenie zajęć w widocznym miejscu – w budynku oraz w sali szkoleniowej oraz drogi prowadzącej do sali w sposób umożliwiający bezproblemowe dotarcie Uczestników/ Uczestniczek - wzory materiałów do oznaczenia budynku, sali, drogi do sali dostarczy Zamawiający, 7) Sale będą spełniać wymogi bezpieczeństwa, akustyczne, oświetleniowe, będą ogrzewana (w okresie zimowym) lub klimatyzowane (w okresie letnim) oraz będą posiadać zaplecze sanitarne w obrębie tego samego budynku. 8) Sale muszą mieć dostępność miejsc parkingowych w obrębie budynku (w odległości nie większej niż 50 m), w którym zlokalizowana będą sale. 9) Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w bezpośrednim otoczeniu sal (tj. w tym samym budynku, w którym znajdują się sale) zaplecze cateringowe, w tym stoliki i krzesła dla wszystkich uczestników i trenerów w zakresie niezbędnym do wykonania usługi cateringowej opisanej w drugiej części zamówienia. 10) W ramach seminarium uczestnicy będą mieli zapewniony lunch/obiad i całodzienną przerwę kawową, a osoby nocujące – również kolację. 11) Na przerwę kawową składać się będą co najmniej: herbata, kawa rozpuszczalna oraz kawa z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami typu: cukier lub jego zamiennik, mleko, cytryna; soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach); słodkie przekąski typu ciasteczka (co najmniej trzy rodzaje) oraz słone przekąski (co najmniej trzy rodzaje); owoce (co najmniej trzy rodzaje). 12) Obiad obejmuje co najmniej: zupę i drugie danie do wyboru (wegetariańskie i mięsne), 2 rodzaje sałatek do wyboru; napój do wyboru (soki, woda gazowana i niegazowana). Posiłek zostanie podany z wykorzystaniem stolików, zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. W przypadku specjalnych potrzeb żywieniowych zostaną one zapewnione zgodnie z zapotrzebowaniem danego uczestnika (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe, o niskim indeksie glikemicznym itp.), wyrażonym na etapie rekrutacji (ankieta w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, badająca specyficzne potrzeby wynikające z niepełnosprawności lub problemów zdrowotnych bądź poglądów). 13) Kolacja obejmuje co najmniej: zupę i drugie danie do wyboru (wegetariańskie i mięsne), 2 rodzaje sałatek do wyboru; napój do wyboru (soki, woda gazowana i niegazowana). Posiłek zostanie podany z wykorzystaniem stolików, zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. W przypadku specjalnych potrzeb żywieniowych zostaną one zapewnione zgodnie z zapotrzebowaniem danego uczestnika (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe, o niskim indeksie glikemicznym itp.), wyrażonym na etapie rekrutacji (ankieta w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, badająca specyficzne potrzeby wynikające z niepełnosprawności lub problemów zdrowotnych bądź poglądów). 14) Zamawiający wymaga zapewnienia uczestnikom seminarium noclegów z 5 na 6 listopada 2026 r. w pokojach jedno- lub dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, w budynku zapewniającym dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. pozbawionym barier architektonicznych). Zamawiający nie dopuszcza zakwaterowania uczestników seminarium różnej płci w jednym pokoju dwuosobowym (z wyłączeniem np. małżeństw, związków partnerskich i innych przypadków zgłoszonych przez Zamawiającego). 15) Pokoje powinny spełniać standardy hotelu trzygwiazdkowego, wraz ze śniadaniem. 16) śniadanie powinno obejmować co najmniej danie na ciepło, nabiał (jajka, twaróg, sery, jogurty), wędliny (min. 2 rodzaje), płatki zbożowe, warzywa (np. pomidor, ogórek, papryka – min. 2 rodzaje), dżemy, pieczywo (min. 2 rodzaje), masło, napoje (soki, woda, kawa, herbata, dodatki: mleko, cukier, cytryna). 17) Posiłek powinien zostać podany z wykorzystaniem stolików, zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. W przypadku specjalnych potrzeb żywieniowych zostaną one zapewnione zgodnie z zapotrzebowaniem danego uczestnika (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe, o niskim indeksie glikemicznym itp.), wyrażonym na etapie rekrutacji (ankieta w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, badająca specyficzne potrzeby wynikające z niepełnosprawności lub problemów zdrowotnych bądź poglądów). 18) Zamawiający wymaga, aby sale szkoleniowe oraz miejsce noclegowe znajdowały się w odległości nie większej niż 5 minut spaceru od siebie. Zamawiający zastrzega sobie na etapie oceny oferty możliwość weryfikacji czasu przejścia pomiędzy lokalizacjami za pomocą ogólnodostępnych aplikacji nawigacyjnych. Zamawiający preferuje lokalizację sal szkoleniowych i miejsca noclegowego w jednym budynku lub kompleksie budynków. Taka lokalizacja stanowi dodatkowe kryterium oceny ofert opisane w rozdz. IX Zapytania. Warunki udziału: Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie Wiedza i doświadczenie: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie Potencjał techniczny: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie Osoby zdolne do wykonania zamówienia: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie Sytuacja ekonomiczna i finansowa: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: Zamawiający wymaga złożenia oświadczeń i podania informacji dotyczących niepodlegania wykluczeniu i spełniania warunków udziału w postępowaniu w odpowiednich miejscach w Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. 1. Na ofertę składa się podpisany przez wykonawcę formularz oferty sporządzony zgodnie z treścią załącznika nr 1. 2. Do oferty należy dołączyć dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty lub odpowiednie pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę podpisuje pełnomocnik (jeśli dotyczy). Dodatkowe warunki udziału: 1. Z postępowania wykluczeni są wykonawcy, wobec których zachodzą okoliczności wskazane w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służące ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022. 835) oraz w art. 5k ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 roku dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. U. UE. L. 2014. 229.1). 2. Z postępowania wykluczeni są wykonawcy wymienieni w wykazach określonych w rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz. Urz. UE L 134 z 20.05.2006, str. 1, z późn. zm.3) i rozporządzeniu Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających (Dz. Urz. UE L 78 z 17.03.2014, str. 6, z późn. zm.4)) albo wpisani na listę o której mowa w art. 2 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, na podstawie decyzji w sprawie wpisu na ww. listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 powołanej ustawy. 3. Z postępowania wykluczeni są wykonawcy, których jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz. Urz. UE L 134 z 20.05.2006, str. 1, z późn. zm.3) i rozporządzeniu Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających (Dz. Urz. UE L 78 z 17.03.2014, str. 6, z późn. zm.4)) albo wpisany na listę o której mowa w art. 2 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na ww. listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. 4. Z postępowania wykluczeni są wykonawcy, których beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz. Urz. UE L 134 z 20.05.2006, str. 1, z późn. zm.3) i rozporządzeniu Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających (Dz. Urz. UE L 78 z 17.03.2014, str. 6, z późn. zm.4)) albo wpisani na listę o której mowa w art. 2 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, lub będący takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile zostali wpisani na ww. listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. 5. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, w stosunku do którego została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego. 6. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności: jeżeli jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Wykonawcą, polegające w szczególności na: - uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji; - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu z postępowania w tym zakresie Wykonawca złoży odpowiednie oświadczenia zgodnie z treścią zawartą w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1). Kryteria oceny ofert: Kryterium Cena – waga 80% Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg wzoru: Najniższa cena brutto spośród ocenianych ofert/Cena brutto badanej oferty*80% Lokalizacja – waga 20% Zamawiający przyzna dodatkowe punkty Wykonawcy, który zaoferuje usługę noclegową zgodną z wymaganiami Zamawiającego w budynku lub kompleksie budynków, w który mieści się sala szkoleniowa. Oferta wykonawcy uzyska wtedy 20 punktów w przedmiotowym kryterium. Miejsce realizacji: Bolesławiec, Gromadka, Nowogrodziec, Osiecznica, Warta Bolesławiecka