Szkolenia dla osób pracujących w Politechnice Śląskiej w zakresie e-Doręczeń i elektronicznego obiegu dokumentów w systemie EZD RP. Znak sprawy DZPZ.283.70.2026.AG

Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Szkolenia dla osób pracujących w Politechnice Śląskiej w zakresie e-Doręczeń i elektronicznego obiegu dokumentów w systemie EZD RP. Znak sprawy DZPZ.283.70.2026.AG SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY 1.1.) Rola zamawiającego Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego 1.2.) Nazwa zamawiającego: Politechnika Śląska 1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001637 1.5) Adres zamawiającego 1.5.1.) Ulica: Akademicka 2A 1.5.2.) Miejscowość: Gliwice 1.5.3.) Kod pocztowy: 44-100 1.5.4.) Województwo: śląskie 1.5.5.) Kraj: Polska 1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL229 - Gliwicki 1.5.7.) Numer telefonu: (32) 237-26-60, 237-13-35 1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dzpz@polsl.pl 1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.polsl.pl 1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna 1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE 2.1.) Ogłoszenie dotyczy: Zamówienia publicznego 2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak 2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej: Szkolenia dla osób pracujących w Politechnice Śląskiej w zakresie e-Doręczeń i elektronicznego obiegu dokumentów w systemie EZD RP. Znak sprawy DZPZ.283.70.2026.AG 2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-07f39d34-30bd-4e8d-bd77-9acf91486b66 2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00484906 2.6.) Wersja ogłoszenia: 01 2.7.) Data ogłoszenia: 2026-10-13 2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak 2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00045210/19/P 2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań: 1.3.52 Szkolenie dla osób pracujących w Politechnice Śląskiej w zakresie e-Doręczeń i elektronicznego obiegu dokumentów w systemie EZD RP 2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie 2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie 2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak 2.15.) Nazwa projektu lub programu Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach projektu Silna Administracja – Fundamentem Rozwoju Politechniki Śląskiej FERS.01.05-IP.08-0369/25. 2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA 3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania https://polsl.ezamawiajacy.pl/app/login 3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie 3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak 3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://polsl.ezamawiajacy.pl/app/login 3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: a) Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Zakupowej Politechniki Śląskiej, zwanej dalej „Platformą” lub „Systemem”: https://polsl.ezamawiajacy.pl/app/login lub poczty elektronicznej w domenie @polsl.pl, z tym zastrzeżeniem, że składanie ofert odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Platformy. b) Korzystanie z Platformy Zakupowej przez Wykonawcę jest bezpłatne. Na Platformie znajduje się zakładka „Baza Wiedzy” zawierająca Instrukcje dla Wykonawców. c) Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą tego rozwiązania teleinformatycznego pod nr tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 900-1700), e-mail: oneplace@marketplanet.pl d) Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.: - stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; - komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej; - zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2; - zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf. e) Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert. f) Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu. g) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego za pośrednictwem Platformy, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę. h) O terminie złożenia oferty decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji na Platformie. i) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem Platformy Zakupowej wynosi do 2 GB. j) Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego, jako: - dokumenty w formacie .pdf zaleca się podpisywać formatem PAdES; - dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż .pdf, wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem; w związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem. k) Wykonawca może również przekazać ww. zawiadomienie, dokument lub oświadczenie (nie dotyczy oferty) na adres poczty elektronicznej Zamawiającego. Wykonawca, przekazując ww. zawiadomienie, dokument lub oświadczenie, żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości. Za datę przekazania zawiadomienia, dokumentu lub oświadczenia przyjmuje się datę otrzymania potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej ww. pliki/ załączniki z serwera pocztowego Zamawiającego. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej Zamawiającego wynosi 10 MB. 3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie 3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy 3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu: polski SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: DZPZ.283.70.2026.AG 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie zamkniętego szkolenia stacjonarnego dla pracowników Politechniki Śląskiej z zakresu prawidłowej obsługi korespondencji elektronicznej z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń oraz prowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w systemie EZD RP, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami kancelaryjnymi oraz organizacją pracy obowiązującą na Uczelni. 4.2.6.) Główny kod CPV: 80500000-9 - Usługi szkoleniowe 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60,00 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie 4.3.6.) Waga: 40 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW 5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia: Art. 109 ust. 1 pkt 4 Art. 109 ust. 1 pkt 7 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. ZDOLNOŚĆ TECHNICZNA Wykonanie przez Wykonawcę (zakończenie) nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, co najmniej 10 szkoleń w zakresie e-doręczeń w jednostce finansów publicznych ZDOLNOŚĆ ZAWODOWA Dysponowanie minimum 1 osobą zdolną do wykonania zamówienia: - posiadającą co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie stosowania przepisów dotyczących doręczeń elektronicznych, elektronicznego obiegu dokumentów, administracji publicznej lub prawa administracyjnego. - Która w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadziła co najmniej 10 szkoleń lub warsztatów dotyczących e-Doręczeń, elektronicznego obiegu dokumentów, ePUAP, EZD, cyfryzacji administracji publicznej lub pokrewnej tematyki, dla jednostek sektora finansów publicznych lub przedsiębiorców. - posiadającą praktyczne doświadczenie we wdrażaniu lub doradzaniu w zakresie wdrażania systemu e-Doręczeń albo elektronicznego obiegu dokumentów w organizacjach. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Zgodnie z art. 127 ust. 2 ustawy Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność. Zgodnie z art. 274 ust. 4 ustawy Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków. SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA 6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie 6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie 6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie 6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie 6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania ww. wykonawców, które powinno być przez nich udzielone (podpisane). Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców. Wykonawcy składający ofertę wspólną ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Każdy z wykonawców występujących wspólnie musi z osobna wykazać brak podstaw wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ww. pkt 5.5. składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdzać ma brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY 7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie 7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak 7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia: 3. Na mocy art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Zamawiający przewiduje następujące zmiany postanowień zawartej umowy: 1) zmiany strony umowy w przypadku następstwa prawnego wynikającego z odrębnych przepisów, 2) zmiany terminu lub sposobu wykonania umowy w przypadku: a) wystąpienia zdarzeń siły wyższej – o czas trwania przeszkody; w rozumieniu niniejszej umowy „siła wyższa” jest to zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne wobec stron i niemożliwe do zapobieżenia, którego nie udało się uniknąć nawet w wypadku maksymalnej staranności stron; strona powołująca się na stan siły wyższej jest zobowiązana do niezwłocznego pisemnego powiadomienia drugiej strony, a następnie do udokumentowania zaistnienia tego stanu; obie strony będą zwolnione od odpowiedzialności za niewykonanie umowy, nienależyte wykonanie lub zwłokę w wykonaniu umowy, w takim zakresie, w jakim nastąpiło to na skutek zdarzeń siły wyższej, b) wystąpienia okoliczności leżących po stronie Zamawiającego lub niezawinionych przez Wykonawcę, uniemożliwiających rozpoczęcie, realizację w terminie lub kontynuowanie realizacji przedmiotu umowy, 3) zmiany w kolejności i terminach płatności, w przypadku zmiany terminu lub sposobu realizacji zamówienia, 4) zmiany sposobu wykonywania umowy: a) w przypadku wyniknięcia rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony umowy, b) w przypadku wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa miejscowego w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy, 5) zmiany ceny umowy w przypadku zmiany stawki podatku VAT. Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do wyrażenia takiej zgody. 6) Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy (waloryzacji), w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, zgodnie z poniższymi zasadami: a) Wykonawca może w trakcie trwania umowy, po upływie 6 miesięcy jej realizacji, jednorazowo na podstawie art. 439 ustawy Pzp złożyć wniosek o zmianę wysokości należnego wynagrodzenia (dalej: wniosek), jeśli obliczony zgodnie z poniższą lit. b) wskaźnik waloryzacyjny WW przewyższy 0; b) waloryzacja dotyczy usług niezafakturowanych i wykonywanych począwszy od miesiąca, w którym został złożony wniosek, w oparciu o wskaźnik waloryzacyjny wyliczony według wzoru: WW = W(n-6) * W(n-5) * W(n-4) * W(n-3) * W(n-2) * W(n-1) – 1,030 gdzie: WW – wskaźnik waloryzacyjny, W – publikowany przez GUS miesięczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych m/m [miesiąc do miesiąca poprzedniego, np. luty 2026 do styczeń 2026] podzielony przez 100; WW wylicza się z dokładnością do trzech miejsc po przecinku; do obliczeń należy przyjąć wskaźniki publikowane na stronie: https://bdm.stat.gov.pl – Miesięczne – Wskaźniki cen – Wskaźniki cen towarów i usług konsumpcyjnych – Okres poprzedni=100 (n) – miesiąc kalendarzowy, w którym Wykonawca występuje do Zamawiającego z wnioskiem o waloryzację (np. n = lipiec 2026; W(n-6) – wskaźnik w styczniu 2026 r.), 1,030 – oznacza przyjęty przez Zamawiającego 3% próg, powyżej którego wzrost cen uzasadnia uwzględnienie waloryzacji; c) wniosek Wykonawcy złożony w miesiącu (n) będzie rozpatrywany w drugiej jego połowie lub w miesiącu kolejnym, w przypadku braku publikacji wskaźnika w miesiącu (n); d) po potwierdzeniu przez Zamawiającego uprawnienia do dokonania waloryzacji, tj. poprawności wyliczenia wskaźnika waloryzacyjnego WW, wniosek zostanie uwzględniony; (...) UWAGA! Ze względu na ograniczoną liczbę znaków możliwych do wpisania w niniejszym polu, pełny zakres zmian zawarty jest w SWZ. 7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie SEKCJA VIII – PROCEDURA 8.1.) Termin składania ofert: 2026-10-21 09:00 8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę w postępowaniu wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Instrukcja korzystania z Platformy jest dostępna w zakładce „Baza Wiedzy”. Nie dopuszcza się możliwości złożenia oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej. 8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-10-21 10:00 8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-11-19 SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE Zamawiający przewiduje przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. 2026-10-13 Biuletyn Zamówień Publicznych Ogłoszenie o zamówieniu - Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Usługi