ZAPYTANIE OFERTOWE 1/10/2026

ZAPYTANIE OFERTOWE 1/10/2026 IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie aplikacji webowej. Aplikacja będzie odpowiadała na potrzeby odbiorców produktów firmy, głównie klientów indywidualnych, umożliwiając im wybór dostępnych wzorów i funkcjonalności lampionów, personalizację produktu oraz składanie zamówień on-line. Istotnym elementem rozwiązania będzie system przetwarzania danych sprzedażowych, umożliwiający gromadzenie i analizowanie informacji o poziomie zainteresowania produktami, preferencjach klientów oraz stopniu spełnienia ich oczekiwań. Pozyskane dane pozwolą na identyfikowanie nowych potrzeb odbiorców, doskonalenie produktów poprzez wprowadzanie nowych wzorów i funkcji ułatwiających użytkowanie, a także rozwijanie i utrzymywanie relacji z klientami. Kluczowe funkcjonalności: • Interaktywna wizualizacja w czasie rzeczywistym. Realistyczny obraz lampionu w wysokiej rozdzielczości, z możliwością przybliżania detali i oglądania produktu z kilku ujęć, na komputerze i telefonie, bez instalowania aplikacji. Każda zmiana wariantu jest widoczna natychmiast. • Symulacja światła. Podgląd lampionu w scenie dziennej i nocnej, z regulacją barwy i natężenia światła oraz trybem imitującym płomień – klient widzi efekt, jaki uzyska po zmroku, zanim dokona zakupu. • Podgląd w aranżacji. Prezentacja lampionu w przykładowych scenach użytkowych – w ogrodzie, na tarasie, we wnętrzu, w miejscu pamięci – ułatwiająca ocenę skali i dopasowania do otoczenia. • Kompozytor zestawów. Łączenie wielu lampionów w zestawy i aranżacje (np. oświetlenie ścieżki, tarasu, miejsca pamięci) z gotowymi propozycjami układów oraz doborem akcesoriów montażowych. • Asystent konfiguracji oparty o sztuczną inteligencję. Klient opisuje swoje potrze-by własnymi słowami, a asystent wykorzystujący duży model językowy (LLM) rozpoznaje intencję i proponuje gotową konfigurację. Asystent współpracuje z bazą produktową poprzez API, dzięki czemu proponuje wyłącznie warianty rze-czywiście dostępne. • Inteligentne rekomendacje i automatyczna walidacja. System podpowiada warianty na podstawie reguł eksperckich oraz danych o wyborach użytkowników, a przy niedozwolonej kombinacji wyjaśnia przyczynę i wskazuje najbliższą dostępną alternatywę. Wraz z przyrostem danych moduł będzie rozwijany o modele uczenia maszynowego. • Wycena na żywo i zakup. Cena aktualizowana przy każdej zmianie, zapis konfiguracji, udostępnienie jej linkiem lub kodem QR oraz bezpośrednie przejście do zamówienia i płatności on-line. • Kalkulator korzyści ekologicznych. Dla wybranej konfiguracji system prezentuje szacunkowe korzyści środowiskowe wynikające z zasilania energią słoneczną i wieloletniego użytkowania – w tym porównanie lampionu okazjonalnego z jednorazowymi zniczami parafinowymi. Projektowanie interfejsu i zapewnienie intuicyjnej obsługi aplikacji (UX/UI) Wyróżnikiem rozwiązania ma być autorski, dopracowany interfejs zaprojektowany w procesie projektowania zorientowanego na użytkownika i zweryfikowany w testach z przedstawicielami grup docelowych: • Konfiguracja w trzech krokach. Prosta, prowadząca ścieżka: wybierz – dopasuj – zamów. Klient w każdej chwili widzi produkt, cenę i postęp. • Interfejs, w którym gra światło. Charakterystycznym elementem będzie tryb wieczorny: po jego włączeniu interfejs przygasa, a lampion rozświetla scenę. Sposób prezentacji oddaje istotę produktu, a nie tylko jego parametry. • Dostępność cyfrowa. Zgodność z wytycznymi WCAG 2.1 na poziomie AA: tryb wysokiego kontrastu, powiększona czcionka, pełna obsługa klawiaturą i czytnikami ekranu, proste komunikaty. To konsekwentne przeniesienie zasad uniwersalnego projektowania z produktu na proces zakupu – z myślą o seniorach i osobach z niepełnosprawnościami. • Projektowanie mobile-first. Pełna funkcjonalność na telefonie, z którego korzysta większość klientów indywidualnych, w tym obsługa dotykiem i szybkie ładowanie. • Spójny system projektowy. Jednolita identyfikacja wizualna z marką nowej linii lampionów, dopracowane mikrointerakcje i płynne animacje przejść między wariantami. • Moduł danych i analityki dla Zamawiającego. • Automatyczne gromadzenie danych o procesie konfiguracji: wybierane warianty i cechy, zmiany, konfiguracje porzucone, zapisane i zakończone zakupem. • Panel analityczny prezentujący poziom zainteresowania produktami i wariantami, przebieg ścieżki zakupowej oraz miejsca, w których klienci rezygnują. • Moduł analizy głosu klienta (Voice of Customer). Uzupełnieniem rozwiązania będzie moduł wykorzystujący duży model językowy (LLM) do analizy nieustrukturyzowanych danych tekstowych pochodzących z formularzy, ankiet po zakupie, opinii i informacji zwrotnych klientów. System będzie klasyfikował zgłaszane potrzeby, identyfikował powtarzające się oczekiwania i problemy oraz agregował je w panelu analitycznym przeznaczonym dla pracowników wnioskodawcy. • Identyfikacja niezaspokojonych potrzeb. Analizie podlegać będą również zapytania kierowane do asystenta konfiguracji. Pytania o warianty i funkcje, których oferta jeszcze nie obejmuje, stanowią bezpośredni sygnał kierunków rozwoju produktu. • Zapytania do danych w języku naturalnym. Pracownik zadaje pytanie własnymi słowami (np. o najczęściej wybierane warianty w danym okresie), a system od-powiada na podstawie zagregowanych danych – bez konieczności obsługi narzędzi analitycznych. • Cykliczne podsumowania generowane przez AI: zwięzły raport z wnioskami dla pracowników, wspierający decyzje o nowych wzorach i funkcjach produktu. W efekcie powstanie zamknięta pętla informacji zwrotnej: dane z konfiguratora i głos klienta trafiają bezpośrednio do procesu projektowania kolejnych wzorów. Umożliwi to stałe doskonalenie produktów, pogłębianie wiedzy o potrzebach odbiorców i utrzymywanie relacji z klientem. Cechy świadczące o innowacyjności • udostępnienie klientom końcowym nowego z punktu widzenia firmy narzędzia konfiguracyjnego z interaktywną wizualizacją produktu i symulacją światła, • wykorzystanie modelu językowego do prowadzenia klienta przez konfigurację oraz do analizy informacji zwrotnych, • automatyczne zbieranie i przetwarzanie danych sprzedażowych w firmie Zamawiającego, • zamknięta pętla informacji zwrotnej łącząca sprzedaż on-line z procesem projektowania wzorniczego, • interfejs zgodny ze standardem dostępności cyfrowej WCAG 2.1 AA. Dostępność cyfrowa rozwiązania Projektowany system konfiguracji lampionów (aplikacja webowa) wraz z modułem sprzedażowym oraz modułem danych i analityki ma zostać zaprojektowany i wytworzony z uwzględnieniem wymagań dotyczących dostępności cyfrowej, zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji oraz standardami dostępności określonymi w wytycznych WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) na poziomie co najmniej AA. Rozwiązanie ma posiadać interfejs użytkownika zaprojektowany zgodnie z zasadami projektowania uniwersalnego, umożliwiający korzystanie z systemu przez możliwie najszerszą grupę użytkowników, w tym osoby z różnymi rodzajami niepełnosprawności. System ma umożliwiać personalizację wybranych elementów interfejsu zgodnie z indywidualnymi potrzebami użytkownika, w szczególności poprzez możliwość zmiany wielkości czcionki, dostosowania kontrastu, a także modyfikacji układu przycisków i elementów nawigacyjnych. Projektowane rozwiązanie ma być dostosowane do współpracy z technologiami wspomagającymi, w tym czytnikami ekranowymi, narzędziami powiększającymi treści oraz innymi urządzeniami asystującymi wykorzystywanymi przez osoby z niepełnosprawnościami. Dzięki zastosowaniu powyższych rozwiązań system będzie dostępny dla osób z dysfunkcjami wzroku oraz użytkowników korzystających z technologii wspierających dostępność cyfrową. Zapewnienie zgodności z wytycznymi WCAG 2.1 pozwoli na ograniczenie barier w korzystaniu z systemu oraz zwiększenie jego użyteczności dla szerokiego grona odbiorców. Uwzględnienie standardów dostępności cyfrowej na etapie projektowania i wdrażania rozwiązania przyczyni się również do zwiększenia jakości i funkcjonalności systemu, a także będzie zgodne z wymaganiami dotyczącymi realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w zakresie dostępności produktów i usług cyfrowych. Spotkania robocze: 1. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia co najmniej 4 spotkań roboczych w miejscu prowadzenia działalności Zamawiającego, tj. ul. Unii Europejskiej 4, 14-260 Lubawa. 2. Pierwsze spotkanie robocze odbędzie się nie później niż 5 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy. 3. Każde spotkanie robocze trwa co najmniej 8 godzin. 4. Spotkania robocze służą w szczególności: analizie potrzeb i wymagań, warsztatom projektowym UX/UI z udziałem pracowników Zamawiającego, prezentacji i akceptacji kolejnych etapów prac oraz testom rozwiązania z udziałem użytkowników. Ze względu na warsztatowy charakter spotkań i udział pracowników Zamawiającego nie mogą one zostać zastąpione spotkaniami zdalnymi. 5. W spotkaniach uczestniczy co najmniej Kierownik projektu oraz – stosownie do tematyki spotkania – pozostałe osoby wskazane w Wykazie osób (załącznik nr 4). 6. Terminy spotkań Strony uzgadniają z wyprzedzeniem co najmniej 2 dni roboczych. Z każdego spotkania Wykonawca sporządza protokół (dokumentację zdjęciową, listę obecności, czas trwania, omówione zagadnienia, ustalenia), podpisany przez przedstawicieli obu Stron. 7. Wszelkie koszty związane z organizacją spotkań roboczych i udziałem w nich, w tym koszty dojazdu i zakwaterowania, Wykonawca ponosi w ramach ceny ofertowej. (...) Dalszy ciąg szczegółowego opisu zamówienia znajduje się w pliku Zapytania ofertowego. Warunki udziału: Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: 1. Wypełniony Formularz ofertowy, stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2. Wypełnione Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych, stanowiące załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 3. Aktualny dokument rejestrowy Wykonawcy oraz jeżeli oferta została podpisana przez inną osobę niż wynika to z dokumentu rejestrowego dokument upoważniający do składania ofert. 4. Wykaz usług wypełniony zgodnie z załącznikiem nr 3. 5. Wykaz osób wypełniony zgodnie z załącznikiem nr 4. 6. Oświadczenie dot. obowiązku informacyjnego zgodnie z załącznikiem nr 5. 7. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu zgodne z załącznikiem nr 6. 8. Faktury i/lub protokoły odbioru, koncepcja rozwiązania - dokumenty wymagane w rozdz. IV i VIII 9. Potwierdzenie wpłacenia wadium. 10. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty muszą być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy lub inną osobę umocowaną stosownym dokumentem pod rygorem odrzucenia oferty. 11. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do wyjaśnień/uzupełnień, jeżeli: a) oferta nie będzie zawierała dokumentów z punktu 1-9 (z wyłączeniem opisu oferowanego rozwiązania (koncepcji) wskazanego w pkt 8, który nie podlega uzupełnieniu zgodnie z rozdz. IV), b) złożone dokumenty będą budziły wątpliwości co do autentyczności. 12. Zamawiający informuje, że nieprzekraczalny termin na złożenie pełnych wyjaśnień lub uzupełnień to 2 dni robocze od daty przesłania wezwania za pośrednictwem BK2021 – pod rygorem odrzucenia oferty. 13. W przypadku niezałączenia formularza ofertowego zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 niniejszego zapytania lub załączenie go w niewłaściwej formie lub niezgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, będzie skutkowało odrzuceniem oferty. 14. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zamawiającego. Wiedza i doświadczenie: 1. Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do realizacji przedmiotu zamówienia. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert należycie zrealizował usługi obejmujące zaprojektowanie i wdrożenie co najmniej 3 konfiguratorów produktu w formie aplikacji webowej, z których każdy obejmował zastosowanie sztucznej inteligencji (AI), o wartości co najmniej 100 000 zł netto każdy. Do oceny spełnienia warunku uwzględnia się wyłącznie konfiguratory, których wdrożenie zostało zakończone i odebrane w wyżej wskazanym okresie. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wypełni i załączy do oferty załącznik nr 3 „Wykaz zrealizowanych usług”, wskazując dla każdego konfiguratora: • nazwę i odbiorcę usługi; • zakres wykonanych prac, w tym zastosowania AI pozwalające ocenić porównywalność z przedmiotem zamówienia; • wartość usługi netto oraz datę zakończenia jej realizacji; • link do konfiguratora, który jest publicznie dostępny. Na potwierdzenie doświadczenia Wykonawca dołączy do oferty, dla każdego wykazanego konfiguratora faktury i/lub protokół odbioru podpisany przez odbiorcę usługi. Dokumenty te, rozpatrywane łącznie, mają potwierdzać zakres wykonanych prac, wartość usługi netto oraz datę zakończenia realizacji usługi (np. wartość usługi – faktura, zakres prac i data odbioru – protokół odbioru). Dokumenty muszą umożliwiać jednoznaczne przyporządkowanie do konfiguratorów wskazanych w wykazie. Potencjał techniczny: 2. Wykonawca dysponuje faktyczną zdolnością do wykonania zamówienia, w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym do wykonania zamówienia. Spełnienie warunku będzie weryfikowane na podstawie oświadczenia Wykonawcy w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Osoby zdolne do wykonania zamówienia: 3. Wykonawca dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które będą brały udział w realizacji zamówienia, tj. osobami posiadającymi następujące kwalifikacje i doświadczenie: 1 - Senior Developer ● Minimum 5 lat doświadczenia w branży IT na stanowisku developera/programisty, w tym przy projektach aplikacji webowych i konfiguratorów produktów oraz projektach związanych z AI ● Znajomość technologii webowych oraz mobilnych, prototypowania, testowania interfejsu użytkownika, ● doświadczenie w projektowaniu oraz implementacji oprogramowania 2 - UX/UI designer ● Minimum 3 lata doświadczenia w projektowaniu UX/UI (projektowanie interfejsów i ścieżek użytkownika aplikacji webowych, prototypowanie, testy interfejsu na różnych urządzeniach, stosowanie wytycznych dostępności WCAG) 3 - Kierownik projektu ● Minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku Kierownika projektu/PM Funkcje Senior Developera oraz UX/UI designera mogą być pełnione przez tę samą osobę. W takim przypadku osoba ta musi spełniać wymagania minimalne określone dla obu stanowisk i zostaje wskazana w Wykazie osób (załącznik nr 4) w obu wierszach. Zamawiający uzna warunek za spełniony, gdy Wykonawca: • podpisze stosowne oświadczenie w „Formularzu oferty”, stanowiącym za-łącznik nr 1 do zapytania ofertowego, • wypełni i załączy do oferty załącznik nr 4 do zapytania ofertowego „Wykaz osób delegowanych do realizacji zamówienia”, • załączy dokumenty potwierdzające doświadczenie wykazanych w ww. wykazie osób, tj.: CV każdej z wykazanych osób; portfolio wykonanych usług (projektów) potwierdzające doświadczenie – wyłącznie dla Senior Developera; listę zrealizowanych projektów związanych przedmiotowo z zamówieniem – dla Kierownika projektu (dokument ten nie jest wymagany, jeżeli projekty zostały wyszczególnione w CV) Sytuacja ekonomiczna i finansowa: 4. Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Spełnienie warunku będzie weryfikowane na podstawie oświadczenia Wykonawcy w „Formularzu oferty”. Dodatkowe warunki udziału: 5. Wykonawca podczas realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązany jest do przestrzegania zasad horyzontalnych, zgodnie z treścią oświadczenia oświadczenie w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 6. Wadium Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości: 4 000,00 zł (słownie: cztery tysiące zł 00/100) - Wadium należy wnieść do upływu terminu składania ofert oznaczonego datą i godziną. Niewniesienie wadium do upływu wyznaczonego terminu (oznaczonego datą i godziną) skutkuje odrzuceniem oferty. - Wadium może być wniesione w pieniądzu, w formie gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej. - Wadium wniesione w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek 90 1050 1764 1000 0090 3243 9003. Tytuł przelewu winien umożliwić identyfikację zapytania ofertowego, którego dotyczy wadium oraz określać podmiot, w którego imieniu jest wpłacane. Celem właściwej identyfikacji wpłaty z tytułu wadium powinny zawierać w tytule przelewu znak sprawy postępowania tj. Wadium zapytanie ofertowe nr 1/10/2026. Za skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu rozumie się, gdy w wyznaczonym terminie, tj. do upływu terminu składania ofert (oznaczonego datą i godziną) nastąpi uznanie kwoty wadium na rachunku bankowym Zamawiającego. - Wadium wnoszone w formie gwarancji należy złożyć wraz z ofertą za pośrednictwem BK2021, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym gwaranta. Gwarancja musi być nieodwołalna, bezwarunkowa, płatna na pierwsze żądanie Zamawiającego i obejmować cały okres związania ofertą. - Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana, Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami w przypadku, gdy: a) odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym, b) zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. - Zamawiający zwróci wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub po unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wadium wniesione w formie przelewu, będzie zwracane na konto, z którego wpłynęło, o ile Wykonawca nie wskaże innego numeru konta. - Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie po zawarciu umowy. Kryteria oceny ofert: 3.1. Cena netto [Cn] -50% (50 pkt) Dla kryterium „Cena netto” oferent, który zaproponuje najniższą ceną za przedmiot zamówienia otrzyma komplet punktów (50 pkt.), a każdy kolejny zgodnie z poniższym wzorem: Cn = (Najniższa zaproponowana cena / cena porównywanej oferty) * 50 pkt. 3.2. Okres gwarancji [Og]– 10% (10pkt) Ocena będzie dokonywana zgodnie ze wzorem: 10 x (X÷Y), gdzie: X = oferowany czas gwarancji, Y = najdłuższy oferowany czas gwarancji Wykonawca zaoferuje w ofercie okres gwarancji, który będzie wiążący dla Wykonawcy, nie krótszy niż 12 miesięcy i nie dłuż (...) 3.3 Czas reakcji serwisowej [Cr] – 10% (10 pkt) Ocena będzie dokonywana zgodnie ze wzorem: Cr = 10 × (48 − X) ÷ 24 gdzie: • Cr – liczba punktów przyznanych w kryterium czasu reakcji serwisowej; • X – oferowany czas reakcji serwisowej w godzinach, przy czym dla czasu krótszego niż 24 godziny do (...) 3.4. Termin realizacji przedmiotu zamówienia [KT]– 30% (30 pkt.) (...) Liczba punktów w ramach kryterium „Termin realizacji przedmiotu zamówienia” będzie obliczana na podstawie następującego wzoru: KT = (Tn/To) x 30 gdzie: Tn – najkrótszy zaproponowany termin realizacji przedmiotu zamówienia (...) Miejsce realizacji: Lubawa