ZAPYTANIE OFERTOWE nr 02/05.04.WLB/2026

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 02/05.04.WLB/2026 Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest wybór Wykonawcy świadczącego usługi doradcze z zakresu work-life balance (WLB) w przedsiębiorstwie w ramach projektu nr FEPM.05.04-IZ.00-0075/25 „Work-Life-Balance: Tryb domyślny -> czyli równi w życiu, równi w pracy” – BLOK II: Doradztwo „Work-life balance w przedsiębiorstwie”, szczegółowo opisanego poniżej. 2. Celem doradztwa jest przeprowadzenie indywidualnego wsparcia doradczego dla 40 mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw (MMŚP) w zakresie opracowania i wdrożenia Programu WLB, dostosowanego do specyfiki każdego z przedsiębiorstw, a tym samym poprawa warunków pracy, wzmocnienie równości kobiet i mężczyzn oraz poprawa wizerunku i produktywności firmy. Zakres doradztwa 3. Doradztwo prowadzone jest w formule indywidualnej (1:1), tj. poprzez indywidualne spotkania przedstawicieli danego przedsiębiorstwa z doradcą, realizowane w siedzibie przedsiębiorstwa lub – za zgodą stron – w formie zdalnej (wideokonferencja). 4. Na każde przedsiębiorstwo przypada średnio 20 godzin wsparcia doradczego, do wykorzystania w ciągu maksymalnie 3 miesięcy, zgodnie z harmonogramem ustalonym z doradcą. Łączna liczba godzin doradztwa: 40 podmiotów × śr. 20 godz./podmiot = 800 godzin. 5. Doradztwo obejmuje cztery moduły tematyczne: Moduł 1 – WPROWADZENIE • omówienie koncepcji WLB i jej znaczenia dla przedsiębiorstw; • analiza przykładów firm wdrażających programy WLB; • rola kadry menedżerskiej w kształtowaniu kultury WLB; • wpływ WLB na produktywność, zaangażowanie pracowników i wizerunek firmy. Moduł 2 – DIAGNOZA • identyfikacja kluczowych wskaźników efektywności (KPI) w obszarze WLB; • planowanie 1–3 ścieżek osiągnięcia celów WLB i ich ocena; • identyfikacja barier i wyzwań w organizacji; • autodiagnoza z wykorzystaniem diagramu wpływu otoczenia; • analiza SWOT w kontekście WLB w danym przedsiębiorstwie. Moduł 3 – PLANOWANIE I WDRAŻANIE • opracowanie indywidualnego Programu WLB uwzględniającego specyfikę i potrzeby danego przedsiębiorstwa oraz jego pracowników; • wskazanie poszczególnych kroków wdrażania Programu WLB; • weryfikacja i kontrola realizacji poszczególnych etapów wdrożenia; • omówienie narzędzi WLB: m.in. praca zdalna, elastyczny czas pracy, ograniczenie nadgodzin, organizacja wydarzeń integracyjnych, benefity pozapłacowe (karnety sportowe, pakiety zdrowotne, sabbaticals, jobsharing, maternity bonus itp.); • omówienie korzyści dla pracowników i pracodawcy wynikających z wdrożenia poszczególnych rozwiązań. Moduł 4 – WSPARCIE DORADCZE • bieżące wsparcie doradcze na każdym etapie opracowywania i wdrażania Programu WLB; • rozwiązywanie pojawiających się problemów organizacyjnych, administracyjnych i prawnych; • monitorowanie postępów wdrożenia. 6. Doradztwo zakończone zostanie porównaniem wyników testu wiedzy przeprowadzonego przed realizacją wsparcia i po jego zakończeniu oraz oceną opracowanego Programu WLB. Każde przedsiębiorstwo jest zobowiązane opracować, a następnie wdrożyć we własnym środowisku Program WLB. 7. Zamówienie realizowane będzie zgodnie z zasadami równości szans kobiet i mężczyzn oraz równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, tj.: • Dostosowanie terminu i długości wsparcia do potrzeb uczestnika, w tym osób z niepełnosprawnościami (możliwość realizacji wieczorami/w weekendy/online), w pobliżu siedziby przedsiębiorstwa; • Brak barier architektonicznych; • Dostosowanie materiałów do potrzeb uczestników wsparcia; • Stosowanie języka równościowego; • Zastosowanie standardów dostępności: szkoleniowego, edukacyjnego, cyfrowego, architektonicznego; • Przeciwdziałanie stereotypom; • Dostępność wsparcia dla każdego niezależnie od posiadanych cech; • Przedstawienie uczestnikowi całego spektrum wyborów i możliwości, niezależnie od płci; • Harmonogram spotkań umożliwiający godzenie obowiązków z projektowymi. Kod CPV dla przedmiotu zamówienia: 85312320-8 – usługi doradztwa Termin realizacji: listopad 2026 – marzec 2027 Miejsce realizacji: teren województwa pomorskiego – siedziby 40 przedsiębiorstw uczestniczących w projekcie (miasta średnie tracące funkcje społeczno-gospodarcze lub gminy zagrożone trwałą marginalizacją, zgodnie z zał. 6 do Regulaminu Wyboru Projektów) Miasta średnie tracące funkcje społeczno-gospodarcze: Bytów, Chojnice, Lębork, Malbork, Słupsk. Gminy zagrożone trwałą marginalizacją: Czarna Dąbrówka (gm. wiejska), Czarne (gm. miejsko-wiejska), Człuchów (gm. wiejska), Damnica (gm. wiejska), Dębnica Kaszubska (gm. wiejska), Debrzno (gm. miejsko-wiejska), Dzierzgoń (gm. miejsko-wiejska), Gardeja (gm. wiejska), Główczyce (gm. wiejska), Gniew (gm. miejsko-wiejska), Karsin (gm. wiejska), Kępice (gm. miejsko-wiejska), Koczała (gm. wiejska), Kołczygłowy (gm. wiejska), Konarzyny (gm. wiejska), Lichnowy (gm. wiejska), Liniewo (gm. wiejska), Łęczyce (gm. wiejska), Miastko (gm. miejsko-wiejska), Mikołajki Pomorskie (gm. wiejska), Morzeszczyn (gm. wiejska), Osieczna (gm. wiejska), Potęgowo (gm. wiejska), Prabuty (gm. miejsko-wiejska), Ryjewo (gm. wiejska), Rzeczenica (gm. wiejska), Skórcz (gm. wiejska), Smołdzino (gm. wiejska), Stara Kiszewa (gm. wiejska), Stary Dzierzgoń (gm. wiejska), Stary Targ (gm. wiejska), Trzebielino (gm. wiejska), Tuchomie (gm. wiejska). Warunki udziału: Osoby zdolne do wykonania zamówienia: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że dysponuje co najmniej dwiema osobami – doradcami legitymującymi się odpowiednimi kwalifikacjami zawodowymi i doświadczeniem niezbędnym do wykonania zamówienia, które Wykonawca oddeleguje do realizacji Umowy Wiedza i doświadczenie: i. Wykształcenie wyższe kierunkowe/zawodowe (preferowane: zarządzanie, psychologia, socjologia, prawo pracy, HR, ekonomia lub pokrewne) lub studia podyplomowe z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, HR Business Partner, polityki równości lub zbliżonej tematyki lub kursy/szkolenia z zakresu WLB, HR, zarządzania zmianą lub zarządzania różnorodnością potwierdzone certyfikatami lub zaświadczeniami; ii. Min. 2-letnim doświadczeniem zawodowym w prowadzeniu doradztwa dla przedsiębiorstw z zakresu HR, zarządzania, wdrażania polityk WLB lub równościowych lub co najmniej 200 godzin zrealizowanego doradztwa dla podmiotów gospodarczych w ww. obszarach. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: a) Na potwierdzenie spełniania warunku dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (tj. pkt III ust. 1 ppkt d) Wykonawca zobowiązany jest przedstawić: b) wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, ilości godzin oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego. c) Ponadto na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia z Postępowania Wykonawcy zobowiązani są przedstawić: d) podpisane przez osoby uprawnione oświadczenie, że Wykonawca nie ma osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym, zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego; e) w przypadku Wykonawców prowadzących działalność gospodarczą: • aktualny odpis lub wydruk z właściwego rejestru sądowego albo aktualne zaświadczenie lub wydruk o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; f) Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania za granicą, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt b) tiret pierwsze, składa odpowiedni dokument lub dokumenty, wystawione zgodnie z prawem kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym oraz nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono jego upadłości. g) Oświadczenie dotyczące warunku określonego w pkt III ust. 2 lit. e) stanowiące Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego. h) Jeżeli oferta jest składana wspólnie przez Wykonawców, dokumenty określone w pkt 2 muszą być złożone odrębnie przez każdego z Wykonawców składających wspólną ofertę. Pozostałe warunki Wykonawcy muszą spełniać wspólnie. i) Dokumenty sporządzone w języku obcym Wykonawca składa wraz z tłumaczeniem na język polski. j) Zamawiający zobligowany jest do wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem. k) Po upływie terminu składania ofert Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oferty lub do złożenia dodatkowych dokumentów i oświadczeń potwierdzających informacje zawarte w ofercie, w zakresie wskazanym w niniejszym Rozdziale. Wezwanie oraz odpowiedź Wykonawcy przekazywane są w trybie określonym w Rozdziale IX lit. f)–k) Zapytania. l) Zamawiający przewiduje możliwość uzupełniania braków w ofercie, w tym uzupełniania oferty o brakujące oświadczenia i dokumenty, po wyznaczeniu Wykonawcy przez Zamawiającego dodatkowego terminu na ich złożenie, nie krótszego niż 3 dni robocze. Wezwanie do uzupełnienia oraz uzupełnienie następują w trybie określonym w Rozdziale IX lit. f)–k) Zapytania. Uzupełnione oświadczenia i dokumenty muszą potwierdzać stan na dzień upływu terminu składania ofert. Uzupełnieniu nie podlega Formularz oferty (Załącznik nr 1) w zakresie ceny i deklaracji składanych na potrzeby kryteriów oceny ofert. Zamawiający zastrzega, iż może wezwać do uzupełnienia braków w ofercie tylko tego Wykonawcę, którego oferta jest najkorzystniejsza. Kryteria oceny ofert: Cena (C) – 40 pkt C = C(min) / C(w) × 40 • C(min) – najniższa łączna cena brutto • C(w) – cena brutto za świadczenie usług złożona przez Wykonawcę Doświadczenie (D) – 30 pkt D = D(w) / D(max) × 30 • D(w) – liczba godzin doświadczenia w ofercie Wykonawcy; • D(max) – największa liczba godzin doświadczenia ze wszystkich złożonych ofert Skrócona reakcji na zmianę w harmonogramie (S) – 25 pkt • czas reakcji do 24 godzin (włącznie) – 25 pkt; • czas reakcji powyżej 24 godzin do 48 godzin (włącznie) – 12 pkt; • czas reakcji powyżej 48 godzin – 0 pkt Kryterium społeczne (K) – 5 pkt Ocenie zostanie poddane oświadczenie Wykonawcy stanowiące Załącznik nr 5 do Zapytania w zakresie zatrudnienia 1 osoby do realizacji usługi (zatrudnienie w okresie realizacji usługi) z grupy osób społecznie marginalizowanych Miejsce realizacji: Bytów, Chojnice, Lębork, Malbork, Słupsk, Czarna Dąbrówka, Czarne, Człuchów, Damnica, Dębnica Kaszubska