ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/CWNGO/2026 dot. usługi polegającej na zapewnieniu noclegu, wyżywienia i sal podczas realizacji wydarzenia „Szkoła Liderów 2026”

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/CWNGO/2026 dot. usługi polegającej na zapewnieniu noclegu, wyżywienia i sal podczas realizacji wydarzenia „Szkoła Liderów 2026” 1. Przedmiot zamówienia obejmuje: Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zapewnieniu noclegu, wyżywienia i sal podczas realizacji wydarzenia „Szkoła Liderów 2026”, świadczona przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w terminie od listopada 2026 do marca 2027 r. Wydarzenie obejmuje 4 zjazdy weekendowe ( łącznie 8 dni / 4 weekendy) dla szacowanej grupy 16 uczestników każdorazowo ( w tym ok 14 przedstawicieli NGO + 2 osoby z Centrum Wsparcia NGO). Harmonogram zjazdów: Zjazd I: 07-08 listopada 2026 r. , Zjazd II: 05-06 grudnia 2026 r., zjazd III i IV: w I kwartale 2027 r. (dokładne daty zostaną podane z wyprzedzeniem). W ramach usługi Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia podczas każdego zjazdu: - jednej sali szkoleniowej przez dwa dni (łącznie 16 godzin dydaktycznych - po 8 godzin dziennie), - dwóch serwisów kawowych w trybie ciągłym, - jednej kolacji, - dwóch obiadów, - noclegu ze śniadaniem dla 16 uczestników. Zadania wykonawcy: Zadanie 1 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji - zapewnienie sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem technicznym na łącznie 8 dni ( 4 weekendy) w trakcie 4 zjazdów szkoleniowych (po 16 godzin dydaktycznych na jeden zjazd). Sala szkoleniowa musi spełniać wymagania bhp i przepisy przeciwpożarowe. Sala w ustawieniu przy stołach (stoły ustawione w rzędach) powinna pomieścić 16 osób oraz dodatkowy stół dla prowadzącego szkolenie, w pobliżu którego musi być gniazdko elektryczne. Sala powinna być wyposażona w: - Dostęp do bezprzewodowego Internetu, - Tablicę, flipchart - Rzutnik multimedialny i ekran projekcyjny (bądź rozwiązanie alternatywne, typu biała, pusta ściana) zapewniający czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych dla wszystkich uczestników, a w szczególności tym najdalej siedzącymi od ekranu, - Ogrzewanie, - Standardy dostępności, w tym dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi, - Odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej. Zadanie 2 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków – zapewnienie wyżywienia oraz organizacji serwisu kawowego w trybie ciągłym podczas 4 zjazdów szkoleniowych (łącznie 8 dni) dla szacowanej grupy 16 osób każdorazowo, według następującego standardu: I dzień szkolenia: 1) Serwis kawowy w trybie ciągłym od godziny 10:00 do godziny 18:00 (w osobnej sali na posiłki lub na sali warsztatowej): - Napoje gorące: kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz herbata, dodatkowe składniki do gorących napojów (cukier, cytryna, mleko zwykłe, mleko bez laktozy), - Napoje zimne: woda gazowana i niegazowana min. 1 litr na każdego uczestnika, - Minimum dwa rodzaje ciasta, ciasteczek, itp. - około 150 g dla każdej osoby - Serwetki, naczynia, sztućce 2) Obiad o godz. 14:00, który będzie zawierać następujące dania: - Zupa: min. 250 ml na osobę (2 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańska/wegańska), - Danie główne ciepłe: min. 300 g na osobę, w tym min. 150 g mięsa, ryby lub zamiennika wegetariańskiego/wegańskiego oraz dodatki skrobiowe (minimum 2 rodzaje dań głównych do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), - Surówki: min. 150 g na osobę (dwa rodzaje do wyboru), - Napoje zimne i gorące, 3) Kolacja standardowa o godz. 19:00, która będzie zawierać: - 1 danie gorące min. 250 g na osobę, - Pieczywo i dodatki: pieczywo jasne i ciemne (min. 100 g na osobę), masło, serek śmietankowy, sosy, - Półmisek różnego rodzaju wędlin min. 100 g na osobę, - Półmisek różnego rodzaju serów min. 80 g na osobę, - Świeże warzywa, sałatka warzywna min. 150 g na osobę, - Napoje zimne i gorące Podczas obiadu i kolacji uczestnicy szkolenia będą umiejscowieni przy jednym łączonym stole z zachowaniem swobody poruszania się. II dzień szkolenia: 1) Śniadanie w formie bufetu gorącego i zimnego, zgodnie ze standardem obiektu w godz. 8:00-9:00. 2) Serwis kawowy w trybie ciągłym od godziny 9:00 do godziny 15:00 ( o składnikach analogicznych jak w dniu pierwszym). 3) Obiad o godz. 13:00 winien zawierać następujące dania: - Zupa: min. 250 ml na osobę (2 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańska/wegańska), - Danie główne ciepłe: min. 300 g na osobę, w tym min. 150 g mięsa, ryby lub zamiennika wegetariańskiego/wegańskiego oraz dodatki skrobiowe (minimum 2 rodzaje dań głównych do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), - Surówki: min. 150 g na osobę (dwa rodzaje do wyboru), - Napoje zimne i gorące. Zamawiający zastrzega, aby posiłki podawane były w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania. Na 7 dni przed terminem spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu oraz przekaże informacje dotyczące sali. Zamawiający w trybie 1 dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. Zamawiający najpóźniej 2 dni przed planowanym zjazdem poda ostateczną liczbę uczestników szkolenia oraz poda ostateczną liczbę zestawów wyżywienia typu wegańskie/wegeteriańskie. Wykonawca ma obowiązek na bieżąco uzupełniać, dokładać wszelkie elementy serwisu, które się kończą, utrzymywać porządek, zapewnić dostępność serwisu przez cały określony w harmonogramie czas trwania przerwy. Wymagania ciągłości: wykonawca zapewni serwis w ramach serwisu kawowego w trybie ciągłym, co oznacza stałą dostępność wszystkich elementów menu oraz obsługi na wyznaczonym stanowisku serwowania przez cały czas trwania szkolenia. Opis każdego dania musi być sporządzony w sposób jednoznaczny i czytelny, tak aby uczestnicy mogli dokonać wyboru zgodnie ze swoimi preferencjami dietetycznymi. Zadanie 3 - Hotelarskie usługi noclegowe – zapewnienie noclegów ze śniadaniem ( 1 nocleg na zjazd, łącznie 4 noclegi dla każdego uczestnika szkolenia) w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych dla pojedynczego wykorzystania, z łazienką dla szacowanej grupy 16 osób. Obiekt wyposażony w salę wraz z wyposażeniem technicznym, zlokalizowany w promieniu do 40 km od miasta Gorzów Wielkopolski, z dogodnym dojazdem ( komunikacja publiczna/ prywatna , PKP, autobus), spełniający standardy dostępności, w tym dla osób z niepełnosprawnościami. Odległość będzie weryfikowana przez Zamawiającego jako najkrótsza trasa dojazdowa (samochodowa) od granicy administracyjnej miasta Gorzów Wielkopolski do adresu obiektu Wykonawcy, wyznaczona za pomocą darmowego i powszechnie dostępnego narzędzia Google Maps. Dodatkowo Wykonawca zapewni bieżące wsparcie personelu obiektu w zakresie obsługi technicznej sali oraz nadzoru i uzupełniania serwisu kawowego w trakcie trwania zjazdów. Zasady zgłaszania uczestników i rozliczeń: 1. Zamawiający zastrzega, że ostateczna, faktyczna liczba uczestników każdego zjazdu (będących na szkoleniu i korzystających z noclegu oraz wyżywienia) zostanie podana przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed rozpoczęciem danego zjazdu. 2. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie każdorazowo wyliczane na podstawie faktycznej liczby uczestników, którzy wzięli udział w danym zjeździe i skorzystali z usług. 3. Zamawiający nie ponosi kosztów za osoby zgłoszone wstępnie, które nie pojawią się na zjeździe i nie skorzystają z usług, o ile zmiana zostanie zgłoszona w wyżej wymienionym terminie. Termin realizacji zamówienia: Od dnia podpisania umowy do 31 marca 2027 r. Warunki udziału: Wiedza i doświadczenie: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w przedmiocie zamówienia. 3.1. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 usługi, z których każda obejmowała łącznie zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz sali szkoleniowej lub konferencyjnej dla grupy co najmniej 15 osób. 3.2. W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu, Wykonawca musi złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: 3.2.1 Wykazu usług wykonanych w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem, przedmiotu zamówienia, terminu usługi, podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz wartości usługi według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego oraz załączeniem dowodów, określających czy te usługi zostały wykonane należycie (np. referencje, protokoły odbioru, umowy bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane). Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji informacji zawartych w kopiach przedłożonych dokumentów poprzez żądanie przedstawienia oryginałów tych dokumentów do wglądu. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: 1. Formularz oferty (Załącznik nr 1). 2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych/osobowych oraz o braku wykluczenia na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej (Załącznik nr 2). 3. Wykaz usług wraz z dowodami należytego wykonania (Załącznik nr 3). 4. Oświadczenie dot. kryterium społecznego (Załącznik nr 4). Potencjał techniczny: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują obiektem zlokalizowanym w promieniu do 40 km od miasta Gorzów Wielkopolski (weryfikowanym jako najkrótsza trasa dojazdowa samochodowa od granicy administracyjnej miasta Gorzów Wielkopolski do adresu obiektu za pomocą narzędzia Google Maps), posiadającym dogodny dojazd komunikacją publiczną lub prywatną (PKP, autobus). 3.3.1. W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku, Wykonawca wskazuje adres obiektu w Formularzu Ofertowym (Załącznik 1). Dodatkowe warunki udziału: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. 1.1. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1.1.1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 1.1.2. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 1.1.3. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 1.2 . W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu, Wykonawca musi złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenie: 1.2.1. Oświadczenie, iż Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo - Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r. poz. 835). 2.1. W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenie: 2.1.1 Oświadczenie, iż Wykonawca nie jest wykluczony na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Kryteria oceny ofert: Nazwa: Cena Waga / Znaczenie: 90 pkt. / 90% Opis sposobu oceny: Liczba punktów = (Najniższa cena brutto ze wszystkich ofert / Cena brutto badanej oferty) x 90 Nazwa: Aspekty społeczne Waga / Znaczenie: 10 pkt. / 10% Wykonawca otrzyma 10 pkt za skierowanie/zatrudnienie do realizacji zamówienia 1 osoby z niepełnosprawnością na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie. W przeciwnym razie – 0 pkt. Miejsce realizacji: Gorzów Wielkopolski