ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2H/2027 dot. usług hotelowych

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2H/2027 dot. usług hotelowych Przedmiotem niniejszego zapytania jest wybór wykonawcy w zakresie świadczenia usług noclegu dla uczestników/czek szkolenia specjalizacji uzależnień na zjazdach piątek, sobota-niedziela oraz podczas treningu grupowego odbywającego się od poniedziałku do niedzieli zakresie: Specyfikacja – noclegi dla uczestników projektu 1. Standard obiektu a. Zamówienie obejmuje nocleg w miejscu noclegowym maksymalnie 3* (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) wraz ze śniadaniem, przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej standardem cenie rynkowej i jest to uzasadnione celami projektu; b. obiekt musi spełniać wymogi kategorii hotelowej (czystość, obsługa recepcyjna, sanitariaty w pokojach, Internet bezprzewodowy). 2. Pokoje a. nocleg w pokojach 1-osobowych, b. każdy pokój wyposażony w: łazienkę, dostęp do ciepłej wody, komplet ręczników, podstawowe kosmetyki hotelowe, dostęp do Internetu. 3. Wyżywienie - cena noclegu obejmuje śniadanie dla każdej zakwaterowanej osoby: a. śniadanie w formie bufetu szwedzkiego, z uwzględnieniem opcji wegetariańskich i zdrowotnych (np. bez laktozy, bez glutenu – na zgłoszenie); 4. Lokalizacja i dostępność a. miejsce zakwaterowania musi być zlokalizowane w odległości umożliwiającej sprawny dojazd środkami komunikacji publicznej z dworców autobusowych i PKP, b. miejsce zakwaterowania musi być zlokalizowane maksymalnie do 5 km (liczone wg map google drogami publicznymi, drogi piesze) od miejsca realizacji zajęć, ul. Gdańska 90 w Łodzi, c. miejsce zakwaterowania musi być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami - Wykonawca jest zobowiązany do realizacji zamówienia zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”, które są dostępne na Portalu Funduszy Europejskich, w szczególności określonymi w Załączniku nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027, w zakresie dostosowania obiektu do osób z niepełnosprawnościami. 5. Warunki pobytu a. zapewnienie całodobowego dostępu do recepcji lub osoby kontaktowej w obiekcie, b. pokoje przygotowane zgodnie z zasadami higieny i bezpieczeństwa, c. obiekt musi posiadać aktualne pozwolenia sanitarne i spełniać przepisy przeciwpożarowe, 6. Wymogi dodatkowe a. możliwość wystawienia faktury/rachunku zgodnie z zasadami finansowania projektów, b. przestrzeganie zasad równości i dostępności – na życzenie uczestników zapewnienie pokoju dostosowanego do potrzeb osób z niepełnosprawnościami c. zapewnienie możliwości anulacji rezerwacji lub zmiany liczby pokoi w terminie uzgodnionym z wykonawcą. 7. Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 ze zm.). 8. Terminy realizacji i ich wielkość (liczebność noclegów i porcji śniadania na 1 grupę ustalane będą każdorazowo z Wykonawcą na podstawie harmonogramu dla każdej z grup i dotyczą okresu od 8.012027 r. do 30.12.2027 r. 9. Zamawiający przewiduje, że niniejsze zamówienie obejmie nie więcej niż 3 grupy (1 grupa to od 8 do 16 osób). Nocleg będzie przysługiwał uczestnikom projektu, którzy zamieszkują w odległości większej niż 100 km od miejsca prowadzenia zajęć – siedziby Zamawiającego. 10. Dla każdej z 4 grup realizacja usług dotyczy noclegów zgodnie z harmonogramem: a. nocleg z piątku na sobotę, śniadanie w sobotę i/lub b. nocleg z soboty na niedzielę, śniadanie w niedzielę 11. Zamawiający przewiduje maksymalną wielkość zamówienia w miesiącu- 52 noclegi ze śniadaniem, przy czym w tym samym terminie mogą jednocześnie korzystać z noclegu 3 grupy (max. 37 noclegów). 12. Harmonogram zjazdów grup wraz z przewidywaną liczbą osób zostanie podany po podpisaniu umowy. Dokładna liczba noclegów wraz z wyżywieniem oraz ich terminy będą podawane przez Zamawiającego z ok. 1 tygodniowym wyprzedzeniem w formie harmonogramu (zapotrzebowania). Zapotrzebowanie to zawierać będzie: • datę rezerwacji; • liczbę grup; • planowaną liczbę osób - pokoi. 13. Zamawiający wymaga, by realizacja zamówienia następowała zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji (w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz równości szans kobiet i mężczyzn). 14. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania części zamówienia w każdej chwili bez konieczności ponoszenia kosztów za rezygnację, z uwagi na przypadki losowe. Zamawiający dołoży starań, aby proces rezerwacji miejsc noclegowych odbywał się możliwie jak najszybciej, a wszystkie ewentualne zmiany zgłaszane były niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności je powodujących. 15. W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy obiekt, w którym została dokonana rezerwacja, nie będzie mógł zapewnić noclegu osobom skierowanym przez Zamawiającego, Zamawiający wymaga niezwłocznego i niepowodującego zakłóceń w danym cyklu szkoleń organizowanych przez Zamawiającego, zapewnienia przez Wykonawcę, noclegu w innym obiekcie o co najmniej takim samym standardzie, w cenie nieprzekraczającej ceny noclegu, który został zamówiony (wskazany przez Wykonawcę w formularzu ofertowym). 16. Na koniec realizacji każdego zjazdu przeprowadzana jest wśród uczestników/czek ankieta ewaluacyjna. Niska ocena usługi może być podstawą do rozwiązania umowy o realizację zamówienia. 17. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz noclegu i wyżywienia) poniesionych przez osoby skierowane do obiektu. Wszelkie dodatkowe należności winna uiścić osoba korzystająca z noclegu. Ewentualne dodatkowe należności mogą wynikać wyłącznie z usług pobieranych dobrowolnie, za zgodą osób z nich korzystających. 18. Niniejsze postępowanie obejmuje jedynie część zamówienia, całe zamówienie obejmuje noclegi do 31.12.2029 r. Kolejne zapytania ofertowe dotyczące świadczenia usług noclegu zostaną opublikowane do 31.12.2027 r. 19. Informacje o przewidywanych zamówieniach polegających na powtórzeniu podobnych usług: a. Zamawiający zastrzega możliwość udzielenia w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego dotychczasowemu Wykonawcy usług, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług, jak te które są przedmiotem zamówienia podstawowego, b. Wartość usług, które mogą zostać udzielone na tej podstawie nie przekroczy 50% wartości zamówienia podstawowego, c. Zamówienia podobne zostaną udzielone po przeprowadzeniu negocjacji z Wykonawcą realizującym zamówienie podstawowe, przy założeniu, że wynegocjowane warunki nie będą mniej korzystne dla Zamawiającego aniżeli warunki realizacji zamówienia podstawowego. Ponadto warunkiem udzielenia zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług będzie terminowe i należyte realizowanie zamówienia podstawowego. Warunki udziału: Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: Zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2023 r. poz. 1448 z późn. zm.) Wykonawca posiada wpis do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Na dowód spełniania powyższego warunku Wykonawca przedłoży kopię zaświadczenia o wpisie do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu wymaganych od Wykonawcy zostanie dokonana według formuły spełnia – nie spełnia na podstawie złożonych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów. Jeżeli Wykonawca nie będzie spełniać warunków udziału w postępowaniu, zostanie wykluczony z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. Sytuacja ekonomiczna i finansowa: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się podmioty, które: a. nie podlegają wykluczeniu; b. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia; c. nie znajdują się w stanie likwidacji ani nie ogłoszono ich upadłości; d. nie zalegają z uiszczaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Spełnienie powyższych warunków Wykonawca potwierdzi poprzez złożenie stosownego oświadczenia. Osoby zdolne do wykonania zamówienia: 1. O udzielenie niniejszego zamówienia nie mogą się ubiegać Wykonawcy, w stosunku do których zachodzą przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507). 2. Zgodnie z treścią art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, zwanej dalej „ustawą”, z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się: a. Wykonawcę wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; b. Wykonawcę, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; c. Wykonawcę, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy. 3. O udzielenie niniejszego zamówienia nie mogą ubiegać się Wykonawcy powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c. pozostawaniu z Wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Potwierdzeniem braku wystąpienia ww. przesłanek będzie złożenie przez Wykonawcę podpisanego oświadczenia zawartego w załączniku nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego. W przypadku wystąpienia ww. przesłanek, Wykonawca zostanie wykluczony z postępowania. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: Dokumenty wymagane od Wykonawcy: 1. Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego - Formularz Oferty – wypełniony i podpisany przez Wykonawcę lub osobę/osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy; 2. Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego – Oświadczenia – wypełniony i podpisany przez osobę/osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy; 3. Kopia zaświadczenia o wpisie do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej; 4. Pełnomocnictwo do podpisania oferty lub inny dokument wskazujący na posiadanie prawa do reprezentacji Wykonawcy (np. wydruk z KRS), 5. Ofertę podpisaną przez osobę/ osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy należy przesłać z wykorzystaniem portalu Baza Konkurencyjności: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl więcej informacji w załączonym pliku 2H_Zapytanie ofertowe Potencjał techniczny: Lokalizacja i dostępność a) miejsce zakwaterowania musi być zlokalizowane w odległości umożliwiającej sprawny dojazd środkami komunikacji publicznej z dworców autobusowych i PKP, b) miejsce zakwaterowania musi być zlokalizowane maksymalnie do 5 km (liczone wg map google drogami publicznymi, drogi piesze) od miejsca realizacji zajęć, ul. Gdańska 90 w Łodzi, c) miejsce zakwaterowania musi być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami - Wykonawca jest zobowiązany do realizacji zamówienia zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”, które są dostępne na Portalu Funduszy Europejskich, w szczególności określonymi w Załączniku nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027, w zakresie dostosowania obiektu do osób z niepełnosprawnościami. Kryteria oceny ofert: cena brutto w PLN rozumiana tu jako cena brutto na 1 osobę (nocleg ze śniadaniem w pokoju jednoosobowym)- waga 100% Miejsce realizacji: Łódź