ZAPYTANIE OFERTOWE NR 5/MEXTRA/2.25/2026 na przeprowadzenie kampanii informacyjnej w związku z udziałem w targach międzynarodowych

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 5/MEXTRA/2.25/2026 na przeprowadzenie kampanii informacyjnej w związku z udziałem w targach międzynarodowych 1. Informacje ogólne Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych w mediach elektronicznych w związku z udziałem MEXTRA sp. z o.o. w międzynarodowych targach: - ORGATEC 2026 w dniach 27.10.2026 – 30.10.2026 r., w Kolonii.  Po okresie targowym kontynuowanie kampanii informacyjno-reklamowej o produktach wystawcy do 30.11.2026r. Minimalne wymagania Zamawiającego w zakresie przedmiotu zamówienia zostały wskazane poniżej: - reklama strony mextra.de w wyszukiwarce (SEO, SEM):  audyt techniczny i contentowy strony mextra.de w zakresie SEO;  wdrożenie zaleceń poaudytowych;  dopasowanie słów kluczowych do reklam;  konstrukcja tekstów reklamowych w języku niemieckim i angielskim,  wytypowanie grupy docelowej dla klienta z branży HoReCa i instytucji,  odpowiednie dopasowanie reklamy do grupy docelowej,  przygotowanie struktury konta,  edytowanie poszczególnych reklam w czasie trwania kampanii,  badanie i mierzenie ruchu pozyskanego,  słowa kluczowe: Wykonawca ma przedłożyć swoją propozycję słów kluczowych, zgodnie ze specyfiką Zamawiającego i zamówienia, do 2 dni od daty podpisania umowy. - produkcja i emisja filmów i postów informacyjno-promocyjnych promujących markę, ofertę oraz udział Mextra Sp. z o.o. w targach – minimum 6 filmów w różnych wersjach językowych (angielskie i niemieckie) oraz promocja 8 postów [w tym postów filmowych] na niemieckich socialmediach Mextra - produkcja i promowanie 8 banerów graficznych na stronach wyszukiwarki oraz innych portalach – banery produktowe promujące wybrane przez Zamawiającego produkty oraz firmę, wykonane w dwóch językach [po 4 banery w każdym języku], pokazujące produkt wraz z jego ceną. Banery wykonane zgodnie z brandbookiem Mextra. - opracowanie trzech elektronicznych katalogów w języku angielskim:  Katalogi mają prezentować całą ofertę MEXTRA wraz z nowościami produktowymi na sezon jesienny 2026.  Katalogi mają być podzielone na trzy grupy produktowe zgodne z kategoriami produktów.  Prezentacja produktów musi być wykonana w spójny sposób z katalogiem Mextra w języku polskim dostępnym na www.mextra.pl.  Katalog musi być wykonany w języku angielskim.  Katalog musi być wykonany zgodnie z brandbookiem Mextra.  Katalog musi być przygotowany w formatach .pdf, w wektorach, w technologii umożliwiającej ich wydruk bez utraty jakości.  Lista produktów zostanie dostarczona przez Zamawiającego niezwłocznie po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego. - opracowanie pięciu ofert handlowych elektronicznych, w języku niemieckim: a) Oferta 1 – nowości produktowe na sezon jesienny 2026 – minimum 8 stron, b) Oferta 2 – podstawy stolików kawiarnianych – minimum 30 stron, c) Oferta 3 – krzesła drewniane – minimum 30 stron d) Oferta 4 – krzesła ślubne – minimum 16 stron e) Oferta 5 – zestawy piwne – minimum 10 stron. Oferty muszą ponadto spełniać następujące wymagania:  Oferty wykonane w języku niemieckim.  Oferty wykonane zgodnie z brandbookiem Mextra.  Oferty przygotowane w formatach .pdf, w wektorach, w technologii umożliwiającej ich wydruk bez utraty jakości.  Lista produktów zostanie dostarczona przez Zamawiającego niezwłocznie po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego. - produkcja i wysyłka czterech reklam mailingowych w języku angielskim i niemieckim [po dwa w każdym języku] do bazy klientów zapisanych do newslettera Mextra. - dostosowanie interfejsu graficznego na stronie internetowej do wymogów prezentacji targowej zgodnie obowiązującymi zasadami określonymi w ramach programu FENG (link do informacji w tym zakresie poniżej). POZOSTAŁE WYMAGANIA:  Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia planu działań promocyjno-informacyjnych do 2 dni od podpisania umowy przez Zamawiającego.  Przedstawienie planu promocyjno-informacyjnego powinno odbyć się w siedzibie Zamawiającego w Kędzierzynie-Koźlu albo w ramach wideokonferencji.  Wszystkie tłumaczenia treści są po stronie Wykonawcy.  Wszystkie powyższe działania muszą być dostosowane do desktopowej i mobilnej wersji.  Brandbook zostanie dostarczony przez Zamawiającego niezwłocznie po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego.  Kampania ma być prowadzona od 22.10.2026 r. do 30.11.2026r.  Wszystkie materiały graficzne oraz propozycje ofert wymagają akceptacji przez Zamawiającego. Materiały do akceptacji należy przesyłać na adres mailowy: magda@mextra.pl  Zamawiający uzyskał dofinansowanie projektu w ramach Działania: Promocja marki innowacyjnych MŚP, Priorytet II Programu FUNDUSZE EUROPEJSKIE DLA NOWOCZESNEJ GOSPODARKI 2021–2027, w związku z czym wszystkie działania promocyjne i informacyjne, powstałe materiały i dokumenty muszą być oznaczone zgodnie z zasadami obowiązującymi w FENG. Szczegółowy zakres wraz z oznaczeniami dostępny: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/fundusze-2021-2027/prawo-i-dokumenty/zasady-komunikacji-fe/ Wykonawca musi zapoznać się z tymi zasadami i je stosować.  Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia raportu opisowego z prowadzonych działań na koniec każdego tygodnia prowadzenia kampanii. Rozwiązania równoważne/równorzędne: 1) Ewentualne wskazanie przez Zamawiającego nazwy producenta lub typy produktu/technologii ma na celu określenie klasy funkcjonalności, przeznaczenia sprzętu będącego przedmiotem zamówienia i służą ustaleniu standardu, nie wskazują natomiast na konkretny wyrób lub konkretnego producenta. 2) Ilekroć w opisie przedmiotu zamówienia wskazane zostały normy, znaki towarowe, patenty, pochodzenie, Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne. 3) Wykonawca, który powoła się na rozwiązanie równoważne, obowiązany jest wykazać, że oferowany przez niego przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone przez Zamawiającego. 4) Za rozwiązania równoważne Zamawiający uzna te, którego standardy, cechy jakościowe, parametry techniczne i użytkowe są identyczne lub nie gorsze oraz które spełniają wszystkie wymagania Zamawiającego określone powyżej. 5) Pojęcie „równoważności” oznacza możliwość uzyskania efektu założonego przez Zamawiającego za pomocą innych rozwiązań technicznych. Oferent jest zobowiązany w odpowiedni sposób udowodnić w swojej ofercie i/lub załącznikach do niej, w sposób jednoznaczny, że proponowane przez niego rozwiązania w równym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia. Równoważność ma zostać wskazana na etapie składania oferty i przedstawiona w ofercie wraz z uzasadnieniem. 6) W razie wątpliwości co do równoważności poszczególnych elementów, Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów– w nieprzekraczalnym terminie 2 dni roboczych. Warunki udziału: Wiedza i doświadczenie: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizował najmniej 2 (dwie) usługi, z których każda polegała na zaprojektowaniu i zrealizowaniu kampanii informacyjnej lub promocyjnej o zasięgu międzynarodowym, o wartości minimum 40 000 PLN netto. Dla potwierdzenia tego warunku Wykonawca musi przedstawić zestawienie zrealizowanych usług - na zasadzie oświadczenia zawierającego powyższe elementy - załącznik nr 3 do niniejszego zapytania, wraz z dodatkowymi dokumentami potwierdzającymi spełnienie powyższego warunku udziału w postępowaniu: np. referencje i/lub poświadczenia i/lub końcowe protokoły zdawczo odbiorcze ze zrealizowanych zamówień (kopia dokumentów lub skan). Jeśli referencje, protokoły lub poświadczenia nie zawierają informacji, kiedy miało miejsce wykonanie zamówienia, to należy przedstawić dodatkowo inny dokument potwierdzający datę wykonania zamówienia. Wykonawca, który nie wykaże spełnienia warunków udziału w postępowaniu, zostanie wykluczony z udziału w postępowaniu, a jego oferta zostanie odrzucona. Dodatkowe warunki udziału: Z postępowania wykluczeni zostaną: a) Wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia podpisanego oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego: Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na: • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, • pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. b) Wykonawcy znajdujący się znajdujący się na liście osób i podmiotów objętych sankcjami w związku z działaniami podważającymi integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy zgodnie z ustawą z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz.835, 1713). W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia podpisanego oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: 1) Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2) Załącznik nr 2 stanowiący oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych. 3) Załącznik nr 3 stanowiący oświadczenie dotyczące warunków udziału w postępowaniu wraz z dodatkowymi dokumentami potwierdzającymi spełnienie powyższego warunku udziału w postępowaniu: np. referencje i/lub poświadczenia i/lub końcowe protokoły zdawczo odbiorcze ze zrealizowanych zamówień (kopia dokumentów lub skan). 4) Oferta oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę bądź osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy bądź podpisana elektronicznie przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia wytycznych Zamawiającego oraz wszystkich dodatkowych wymagań potrzebnych do zrealizowania kompletnego, bezpiecznego, niezawodnego, zgodnego z warunkami gwarancji oraz obowiązującymi przepisami i normami przedmiotu zakupu. Kryteria oceny ofert: Cena netto za realizację zamówienia – 100 pkt, Pa= Cmin/ Ca x 100 pkt, gdzie: Pa- liczba punktów dla Oferty nr „a” w kryterium „cena netto”, Cmin- najmniejsza cena całkowita ze wszystkich cen zaproponowanych przez wszystkich Oferentów, Ca- cena całkowita Oferty „a”. Zgodnie z zapytaniem Miejsce realizacji: Kędzierzyn-Koźle