Zapytanie ofertowe nr 5/ZO/06.04/2026

Zapytanie ofertowe nr 5/ZO/06.04/2026 a) Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkolenia zawodowego z zakresu: „Rejestratorka medyczna” wraz z egzaminem zewnętrznym weryfikującym i potwierdzającym nabycie przez Uczestniczki Projektu kwalifikacji w rozumieniu i zgodnie z zasadami Załącznika nr 2 do Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2021-2027, tj. Załącznika pn. Podstawowe informacje dotyczące uzyskiwania kwalifikacji w ramach projektów współfinansowanych z EFS+ oraz FST (dokumenty dostępne m.in. pod adresem: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-dotyczace-monitorowania-postepu-rzeczowego-realizacji-programow-na-lata-2021-2027/) b) Liczba osób, dla których ma być przeprowadzona usługa: 9 osób. c) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby osób, które będą objęte szkoleniami. W przypadku zmniejszenia liczby osób, zmniejszeniu ulegnie wartość zamówienia proporcjonalnie do liczby osób, które będą objęte szkoleniami, nie więcej jednak niż o 25% wartości umowy. d) Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia liczby osób, dla których ma być przeprowadzona usługa, a w konsekwencji przewiduje możliwość udzielenia Wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień uzupełniających do wartości maksymalnie 50% wartości zamówienia określonego w umowie zawartej z Wykonawcą, na usługi polegające na powtórzeniu podobnych usług do usług świadczonych w ramach przedmiotu zamówienia na warunkach wskazanych w umowie zawartej z Wykonawcą. e) Czas trwania (wymiar) szkolenia: 120 godzin dydaktycznych/grupę. f) Wykonawca wybrany do realizacji Zamówienia zobowiązany będzie do opracowania programu szkolenia, z tym zastrzeżeniem, że powinien on obejmować co najmniej niżej wskazany zakres: ▪ Podstawy prawne pracy pracownika rejestracji medycznej, ▪ Zakres obowiązków rejestratorki medycznej, ▪ Wizerunek sekretariatu medycznego - podstawy psychologii i pedagogiki, charakterystyka pacjenta, radzenie sobie z obiekcjami, ▪ Organizacja czasu pracy rejestratorki medycznej, ▪ Dokumentacja medyczna - prawidłowe prowadzenie, ▪ Archiwizacja dokumentacji medycznej - prawidłowe prowadzenie i obieg dokumentacji medycznej, ▪ Reklamacje pacjentów - podstawy prawne reklamacji, ▪ Elektroniczna dokumentacja medyczna - ćwiczenia praktyczne, ▪ Komputeryzacja prac biurowych - ćwiczenia praktyczne. UWAGA: W celu umożliwienia Zamawiającemu weryfikacji czy usługa oferowana przez Wykonawcę jest zgodna z niniejszym zapytaniem ofertowym, Wykonawca ma obowiązek dołączyć do oferty program szkolenia (pod rygorem jej odrzucenia w razie niedołączenia): • program oferowanego szkolenia uwzględniający co najmniej wskazany powyżej zakres merytoryczny. 3. Termin realizacji: październik 2026 r. – listopad 2026r. nie wcześniej jednak niż od dnia podpisania umowy oraz z uwzględnieniem zadeklarowanej gotowości do realizacji zamówienia. Szczegółowe terminy oraz harmonogram zostaną ustalone z Zamawiającym w drodze kontaktów roboczych w zależności od preferencji Uczestników Projektu. 4. Miejsce realizacji: Szkolenie realizowane będzie w Radomiu, pod adresem: ul. Stefana Żeromskiego 94. Salę do realizacji usługi zapewnia Zamawiający. 5. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do: • przeprowadzenia szkoleń o wskazanym zakresie tematycznym z zachowaniem należytej staranności oraz dążenia do tego, aby wskaźnik ich ukończenia przez Uczestniczki Projektu osiągnął poziom 100%, • dopilnowania aktywnego uczestnictwa w szkoleniach wszystkich Uczestniczek Projektu (dążenie do jak największej, min. 80% frekwencji), • zapewnienia na potrzeby zajęć praktycznych w ramach szkolenia wszelkich niezbędnych materiałów, • opracowania i przygotowania materiałów szkoleniowych do części teoretycznej i praktycznej, o ile ma to zastosowanie zapewnienia niezbędnych skryptów/podręczników; • przeprowadzenia zajęć w formie kształcenia teoretycznego oraz ćwiczeń praktycznych; • bieżącego monitorowania postępów w nauce poprzez przeprowadzanie i ocenienie testów wiedzy (min. 2 testy – na początku i na końcu szkolenia), • przeprowadzenia szkoleń w języku polskim, • organizacji zajęć w terminach i godzinach ustalonych z Zamawiającym w drodze kontaktów roboczych (w zależności od potrzeb i preferencji Uczestniczek Projektu – zajęcia mogą się odbywać w dni powszednie lub weekendy (w zależności od potrzeb i preferencji Uczestniczek Projektu), • o ile ma to zastosowanie, zapewnienia specjalistycznej odzieży ochronnej i pokrycie związanych z tym kosztów, • przekazania Zamawiającemu kopii materiałów szkoleniowych oraz dodatkowo wersji elektronicznej materiałów szkoleniowych na potrzeby dokumentacji projektu, • prowadzenia list obecności, dzienników zajęć oraz dokumentów potwierdzających odbiór przez Uczestników Projektu zaświadczeń/certyfikatów/dyplomów ukończenia szkoleń, • zapewnienia przeprowadzenia egzaminów zewnętrznych weryfikujących i potwierdzających nabycie przez Uczestniczki Projektu kwalifikacji w rozumieniu i zgodnie z zasadami Załącznika nr 2 do Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2021-2027, tj. Załącznika pn. Podstawowe informacje dotyczące uzyskiwania kwalifikacji w ramach projektów współfinansowanych z EFS+ oraz FST maksymalnie w przeciągu 30 dni od zakończenia szkolenia zawodowego, • pokrycie ewentualnych opłat egzaminacyjnych oraz opłat związanych z wydaniem zaświadczeń/certyfikatów/dyplomów i poniesienie wszystkich innych kosztów związanych z przeprowadzaniem egzaminów; • wydania Uczestnikom Projektu zaświadczeń/certyfikatów/dyplomów ukończenia szkolenia; • przekazania Zamawiającemu protokołów z przeprowadzonych egzaminów, • przekazania Zamawiającemu listy osób, które zdały i nie zdały egzaminów; • informowania Zamawiającego o wszystkich znanych okolicznościach mogących wpłynąć na realizację zadań, • sporządzenia i przekazania Zamawiającemu list obecności z czytelnymi podpisami Uczestników Projektu, • odpowiedniego bieżącego raportowania realizacji usługi – Wykonawca po każdym dniu szkoleniowym oraz egzaminacyjnym zobowiązany będzie do przekazywania zdjęć strony z dziennika zajęć (list obecności) do Zamawiającego na wskazany przez Zamawiającego adres email; • niezwłocznego udostępniania do wglądu na żądanie Instytucji Pośredniczącej Projektem, którego dotyczy niniejsza umowa oraz innych podmiotów uprawnionych do kontroli wszelkich dokumentów związanych z realizowanym Projektem; • zapewnienia, aby, trenerzy wyznaczeni do realizacji zamówienia (szkoleń) spełniali warunki, o których mowa w pkt IV.1. Zapytania ofertowego. W przypadku zamiaru skierowania do realizacji zmówienia innych trenerów niż wyznaczeni do realizacji zamówienia (innych niż wykazanych w ramach spełnienia warunków z pkt IV.1. Zapytania ofertowego), Wykonawca jest każdorazowo zobowiązany do uprzedniego – z wyprzedzeniem co najmniej 2 dni roboczych – poinformowania o tym fakcie Zamawiającego oraz przedłożenia dokumentów analogicznych do dokumentów wykazujących spełnienie warunków z pkt IV.1. Zapytania ofertowego. Zamawiający ma prawo do każdorazowej weryfikacji trenerów wyznaczonych do realizacji zamówienia pod kątem spełnienia wymagań, o których mowa powyżej oraz wyrażenia sprzeciwu, co do możliwości przeprowadzania przez nich szkoleń (w przypadku gdy Zamawiający poweźmie wątpliwości co do spełniania przez te osoby wymagań, o których mowa powyżej). W przypadku wyrażenia sprzeciwu Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego wyznaczenia nowych (innych) osób spełniających wymagane kryteria. Do nowo wskazanych osób stosuje się tryb weryfikacji, o którym mowa powyżej. 6. Zakończenie przeprowadzenia usługi będzie potwierdzone przez strony protokołem odbioru (wykonania). Warunki udziału: Osoby zdolne do wykonania zamówienia: Wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem osobowym, tj. dysponuje co najmniej 1 osobą spełniającą wszystkie następujące warunki: a) Posiada wykształcenie wyższe lub zawodowe umożliwiające prowadzenie szkoleń z zakresu wskazanego w niniejszym Zapytaniu ofertowym. Przez zapis „wykształcenie wyższe lub zawodowe umożliwiające prowadzenie szkoleń z zakresu wskazanego w niniejszym Zapytaniu ofertowym”, Zamawiający rozumie posiadanie wykształcenia z zakresu: medycyny, pielęgniarstwa, zdrowia publicznego, administracji, ekonomii, zarządzania, organizacji ochrony zdrowia lub pokrewne. b) Posiada minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w prowadzeniu szkoleń z zakresu wskazanego w niniejszym Zapytaniu ofertowym. Przez pojęcie „2-letniego doświadczenia zawodowego” Zamawiający rozumie min. 24 miesięczne zaangażowanie w wykonywaniu obowiązków zawodowych (bez względu na stosunek prawny w ramach, którego obowiązki te były wykonywane) w zakresie prowadzenia szkoleń z zakresu wskazanego w niniejszym Zapytaniu ofertowym. Przez zaangażowanie w danym miesiącu rozumie się wykonywanie w danym miesiącu jakichkolwiek obowiązków zawodowych w zakresie prowadzenia szkoleń z zakresu wskazanego w niniejszym Zapytaniu ofertowym. c) Przeprowadziła min. 200 godzin szkoleń z zakresu wskazanego w niniejszym Zapytaniu ofertowym w okresie ostatnich 2 lat przed terminem składania ofert. Sytuacja ekonomiczna i finansowa: Wykonawca posiada niezbędne zaplecze finansowe oraz organizacyjne do realizacji usługi będącej przedmiotem zamówienia. Do oferty należy dołączyć aktualne zaświadczenie o niezaleganiu wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (nie starsze niż wystawione 3 miesiące przed datą złożenia oferty), z tym zastrzeżeniem, że nie dotyczy to Oferentów niebędących płatnikami składek, oraz aktualne zaświadczenie o niezaleganiu wobec Urzędu Skarbowego (nie starsze niż wystawione 3 miesiące przed datą złożenia oferty). Dodatkowe warunki udziału: Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo (zakaz konfliktu interesów) oraz nie należy do kategorii Wykonawców podlegających wykluczeniu z postępowania. Kryteria oceny ofert: Cena - max 70 pkt - waga 70% (szczegóły w treści zapytania ofertowego) Gotowość do realizacji zamówienia – max 20 pkt – waga 20% (szczegóły w treści zapytania ofertowego) Aspekty społeczne – max 10 pkt – waga 10% (szczegóły w treści zapytania ofertowego) Miejsce realizacji: Radom