Zapytanie ofertowe numer 53/FERS/NGO/MISTIA na eksperta zewnętrznego biorącego udział w Kongresie NGO 26 listopada 2026 r. w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”

Zapytanie ofertowe numer 53/FERS/NGO/MISTIA na eksperta zewnętrznego biorącego udział w Kongresie NGO 26 listopada 2026 r. w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO” Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji eksperta podczas Kongresu NGO 26 listopada 2026 roku, obejmujące w szczególności: 1. Przygotowanie merytoryczne oraz wygłoszenie 20-minutowej prezentacji pt. „Innowacja, za którą nikt nie tęskni. Jak tworzyć usługi społeczne, które przetrwają pilotaż” z zakresu projektowania i wdrażania innowacji społecznych w NGO. 2. Udział w wydarzeniu oraz udzielanie uczestnikom Kongresu porad i informacji w razie potrzeby (przewidywana liczba uczestników: ok. 100 osób). W ramach pełnienia funkcji eksperta Wykonawca będzie dostępny od godziny 10.00 do godziny 14.30. Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy: • Opracowanie streszczenia prezentacji: o Przygotowanie streszczenia o objętości do 2 000 znaków ze spacjami (format A4, plik edytowalny, np. .docx lub równoważny), zawierającego tytuł prezentacji. o Przygotowanie streszczenia w dwóch wersjach: standardowej oraz dostępnej cyfrowo (zgodnie ze wzorem i wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego). o Przekazanie streszczenia Zamawiającemu najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia Kongresu. • Opracowanie prezentacji multimedialnej: o Przygotowanie merytoryczne prezentacji liczącej co najmniej 10 slajdów, z wykorzystaniem wzoru (szablonu graficznego) udostępnionego przez Zamawiającego. • Wygłoszenie prezentacji: o Przeprowadzenie 20-minutowego wystąpienia podczas wydarzenia. • Konsultacje: o Udzielanie uczestnikom Kongresu porad i informacji w razie potrzeby (w ramach ustalonych godzin obecności). Grupa uczestników Kongresu NGO: • członkowie/kinie NGO, • pracownicy/czki NGO zgodnie z definicją pracownika zawartą w Kodeksie pracy, • wolontariusze/ki NGO. Miejsce oraz data realizacji przedmiotu Zamówienia: Kongres NGO odbędzie się w Krakowie, przy ul. Zenona Klemensiewicza 3 (31-482 Kraków), w KLUBIE AKADEMICKIM ARKA, data: 26.11.2026 rok Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z pracownikiem Zamawiającego oddelegowanym do obsługi projektu. Zakres realizacji przedmiotu zamówienia, w tym obowiązki Wykonawcy: 1. Termin i miejsce realizacji: • Kongres NGO odbędzie się 26.11.2026 r. w Krakowie przy ul. Klemensiewicza 3 w Klubie Akademickim Arka, w godzinach 10.00-14.30. • Koszt wynajmu Sali po stronie Zamawiającego. 2. Czas trwania: W ramach pełnienia funkcji eksperta Wykonawca będzie obecny 26 listopada 2026 r. od godziny 10.00 do godziny 14.30. 3. Obowiązki Wykonawcy: a. Zapewnienie ekspertów posiadających odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, zgodnie z opisem w punkcie VI zapytania ofertowego nr 53/FERS/NGO/MISTIA. b. przygotowanie streszczenia dot. wygłaszanej prezentacji c. przygotowanie merytoryczne (opracowanie prezentacji i materiałów), Najpóźniej 7 dni przed Kongresem Jakości i Dostępności NGO Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej prezentację oraz materiały celem akceptacji i weryfikacji zgodności treści materiałów z programem Kongresu. d. wygłoszenie prezentacji podczas wydarzenia, e. udzielanie uczestnikom Kongresu porad i informacji w razie potrzeby (w ramach ustalonych godzin obecności). Wykonawcy są zobowiązani do przestrzegania zasady równości szans, w tym równości płci w trakcie realizacji usług w ramach projektu. Oznaczenie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją kursu zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w zakresie realizacji projektów w ramach FERS 2021 – 2027 (odpowiednie wzory zostaną dostarczone przez Zamawiającego). Szczegółowe warunki realizacji usługi, w tym obowiązki Wykonawcy: 1. Wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia zgodnie z programem określonym przez Zamawiającego. 2. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w formie elektronicznej prezentację oraz materiały celem akceptacji i weryfikacji zgodności treści materiałów z programem Kongresu. 3. Zamawiający przyjmuje protokołem materiały merytoryczne, a także wygłoszenie prezentacji. 4. Podpisany przez Wykonawcę i Zamawiającego protokół stanowi podstawę wystawienia rachunku/faktury przez Wykonawcę. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury/rachunku, przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze/rachunku w terminie 21 dni od dnia przyjęcia faktury/rachunku przez Zamawiającego. Warunki udziału: Wiedza i doświadczenie: Doświadczenie: Posiada: • co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w temacie innowacyjności usług lub ma co najmniej jedno minimum 20-minutowe wystąpienie publiczne z obszaru innowacyjności usług na konferencji/szkoleniu/wykładzie/innym publicznym wystąpieniu dla co najmniej 50 osób, w okresie ostatnich 3 lat przed terminem złożenia oferty. • przez innowacyjność usług rozumiemy zdolność organizacji do tworzenia, wdrażania i rozpowszechniania nowych lub znacząco ulepszonych rozwiązań w zakresie produktów, procesów, marketingu lub organizacji. Przez wystąpienie publiczne należy rozumieć sytuację, w której prelegent przemawia lub prezentuje treści przed audytorium lub zorganizowaną grupą odbiorców. Wystąpienie może mieć formę bezpośrednią (stacjonarną) lub pośrednią (zdalną/online). Obejmuje ono w szczególności wszelkie działania takie jak: prezentacje, wykłady, prelekcje, przemówienia, uczestnictwo w debatach, moderowane wypowiedzi eksperckie oraz wystąpienia konferencyjne. Wszystkie wystąpienia muszą dotyczyć tematyki określonej w opisie przedmiotu zamówienia. Jeśli tytuł wykazywanego wystąpienia nie wskazuje wprost na tematykę tożsamą z przedmiotem zamówienia, to oferent powinien opisać jego ramowy zakres (Załącznik nr 4). Zamawiający uzna ww. warunki za spełnione, jeżeli wyznaczona/wyznaczone przez Wykonawcę przedmiotu osoba/osoby zamówienia posiadać będzie/będą: - co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w temacie innowacyjności usług lub ma co najmniej jedno minimum 20-minutowe wystąpienie publiczne z obszaru innowacyjności usług na konferencji/szkoleniu/wykładzie/innym publicznym wystąpieniu dla co najmniej 50 osób, w okresie ostatnich 3 lat przed terminem złożenia oferty. Wykonawca przedstawi wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia, odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 4 - poświadczone załączeniem do ofert referencji, świadectw pracy, zaświadczeń, protokołów lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie warunków (również zrzuty ekranu ze stron urzędów lub wydarzeń, dot. osoby i/lub osób, które będą częścią zespołu pracującego przy realizacji oferty. Jeżeli do realizacji przedmiotu zamówienia zostanie skierowana więcej niż jedna osoba, to każda ze wskazanych osób powinna posiadać udokumentowane doświadczenie potwierdzające co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w temacie innowacyjności usług lub mieć co najmniej jedno minimum 20-minutowe wystąpienie publiczne z obszaru innowacyjności usług na konferencji/szkoleniu/wykładzie/innym publicznym wystąpieniu dla co najmniej 50 osób, w okresie ostatnich 3 lat przed terminem złożenia oferty. Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli prawo nakłada obowiązek posiadania tych uprawnień. Osoby zdolne do wykonania zamówienia: 1) Wykonawca dysponuje osobami zdolnymi do należytego wykonania zamówienia. 2) Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 3) Wobec Wykonawcy nie zachodzą przesłanki wykluczające z możliwości otrzymania wsparcia z programów unijnych i krajowych, wynikające z nałożenia sankcji na Federację Rosyjską na podstawie przepisów: a) rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576; b) ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835); c) rozporządzenia Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz. U. UE L 134 z 20.5.2006, str. 1, z późn. zm.); d) rozporządzenia Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających (Dz. U. UE L 78 z 17.3.2014, str. 6, z późn. zm.); e) Komunikatu Komisji „Tymczasowe kryzysowe ramy środków pomocy państwa w celu wsparcia gospodarki po agresji Rosji wobec Ukrainy” (Dz. U. UE C 131 z 24.3.2022 str. 1). Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: Termin i miejsce składania ofert: 1. Oferta musi być sporządzona na załączonym formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, zawierającym wszystkie wymagane w nim informacje wraz z oświadczeniami. 2. Wraz z formularzem oferty (Załącznik nr 1) powinny zostać przesłane Załączniki nr 2, 3, oraz 4, a także dokumenty wymagane do potwierdzenia wymaganych warunków udziału i posiadanego doświadczenia Wnioskodawcy. 3. Cena podana w ofercie winna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. 4. Oferta powinna obejmować wykonanie całości przedmiotu zamówienia, określonego w niniejszym Zapytaniu ofertowym. 5. Ofertę wraz z załącznikami, o których mowa w pkt. 1 i 2 należy złożyć w terminie do dnia 26.10.2026 r. wyłącznie przez platformę Baza Konkurencyjności. Składana oferta wraz z załącznikami musi zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu. 6. Ofertę należy sporządzić w języku polskim pod rygorem nieważności. 7. Decydujące znaczenie dla zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty na Platformę Baza Konkurencyjności. 8. Oferty niekompletne lub niezgodne z warunkami udziału w postępowaniu będą odrzucone. 9. Pytania do niniejszego zapytania ofertowego należy kierować wyłącznie poprzez bazę konkurencyjności. Sposób przygotowania i złożenia oferty: 1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę. 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej oraz oferty częściowej. 3. Zamawiający nie żąda wniesienia wadium. 4. Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Treść oferty musi być zgodna z treścią zapytania ofertowego. 6. Oferta (wraz z załącznikami) musi być sporządzona w sposób czytelny. 7. Wszelkie zmiany naniesione przez Wykonawcę w treści oferty po jej sporządzeniu muszą być parafowane przez Wykonawcę. 8. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 9. Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca Wykonawcę lub Wykonawców występujących wspólnie) działa na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo to w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza musi zostać dołączone do oferty. 10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 11. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone przez Wykonawcę klauzulą „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”. Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert musi wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 pkt 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zgodnie z którym tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi określona informacja, jeżeli spełnia łącznie 3 warunki: a) ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub jest to inna informacja mająca wartość gospodarczą, b) nie została ujawniona do wiadomości publicznej, c) podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności. Zaleca się, aby informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa były trwale spięte i oddzielone od pozostałej (jawnej) części oferty. Wykonawca nie może zastrzec informacji dotyczących: nazwy (firmy) oraz adresu Wykonawcy, ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie. Kryteria oceny ofert: Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru: Liczba punktów= CC CC = CCn/CCa x 100 CCn: Cena brutto oferty najtańszej CCa: Cena brutto oferty badanej Miejsce realizacji: Kraków