Zapytanie ofertowe numer 56/FERS/NGO/MISTIA dot. zorganizowania dwóch wizyt studyjnych w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”

Zapytanie ofertowe numer 56/FERS/NGO/MISTIA dot. zorganizowania dwóch wizyt studyjnych w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO” Zapytanie ofertowe nr 56/FERS/NGO/MISTIA dot. zorganizowania dwóch wizyt studyjnych w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”, realizowanego w ramach Działania 4.12 Wsparcie NGO w zakresie usług publicznych i współpracy, Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego. Okres realizacji wizyt studyjnych: 16 listopada 2026 – 19 grudnia 2026 Zamawiający uzgodni z Wykonawcą terminy wizyt studyjnych. Przedmiot zamówienia: Celem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy dwóch 3-dniowych wizyt studyjnych do Trójmiasta (Gdańsk i/lub Gdynia i/lub Sopot) dla dwóch różnych 18-osobowych grup uczestników (łącznie 36 osób), który przedstawi najkorzystniejsze (w rozumieniu postanowień niniejszego zapytania ofertowego) warunki świadczenia wizyt studyjnych. Wskazany podział uczestników według miast dotyczy łącznie obu wizyt studyjnych. Zamawiający dopuszcza zwiększenie albo zmniejszenie liczby uczestników rozpoczynających podróż w danym mieście o nie więcej niż 2 osoby względem wskazanego podziału, z zachowaniem łącznej liczby 36 uczestników oraz liczebności każdej grupy wynoszącej od 16 do 20 osób. Wykonawca uwzględnia powyższy zakres zmian w cenie ofertowej; zmiany mieszczące się w tych granicach nie powodują zmiany łącznego wynagrodzenia za realizację zamówienia. Jako najkorzystniejsze oferty rozumie się oferty spełniające wymagania określone w zapytaniu, które podczas oceny uzyskają najwyższe oceny punktowe. W przypadku wyłonienia większej niż przewidywano liczby wykonawców z równą liczbą punktów, zostaną podjęte negocjacje cenowe, aż do uzyskania przez Zamawiającego najkorzystniejszych warunków. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji cenowych z Wykonawcą, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, w przypadku, gdy cena tej oferty przewyższa kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Negocjacje mogą dotyczyć wyłącznie obniżenia zaoferowanej ceny. W przypadku gdy wynegocjowana cena nadal przewyższa kwotę przeznaczoną na realizację zamówienia i Zamawiający nie ma możliwości zwiększenia budżetu, Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania. Jeżeli nie zostanie podpisana umowa z wybranym Wykonawcą, Zamawiający zastrzega możliwość wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. Wykonawca zobowiązuje się: a) opracować 3 dniowy program wizyt studyjnych (osobno dla każdej wizyty, łącznie dla dwóch wizyt), b) wybrać i zapewnić udział podmiotów goszczących uczestników, przy czym program każdej wizyty studyjnej musi obejmować spotkania w co najmniej trzech różnych podmiotach, którymi mogą być: – organizacje pozarządowe lub przedsiębiorstwa społeczne prowadzące od co najmniej roku działalność w obszarze włączenia lub integracji społecznej; – jednostki samorządu terytorialnego, ich jednostki organizacyjne lub inne instytucje publiczne prowadzące działania w obszarze włączenia lub integracji społecznej albo współpracujące w tych obszarach z organizacjami pozarządowymi. Zakłada się, że dwa z trzech podmiotów goszczących, to organizacje pozarządowe lub przedsiębiorstwa społeczne. Dopuszcza się odwiedzenie tych samych podmiotów podczas obu wizyt studyjnych. c) opracować program każdej z dwóch trzydniowych wizyt studyjnych; dopuszcza się zastosowanie tego samego programu merytorycznego dla obu grup, z dostosowaniem harmonogramu do terminów wizyt i organizacji przejazdów; d) zrealizować podczas każdej wizyty program merytoryczny obejmujący warsztaty oraz wizyty, spotkania lub prelekcje w podmiotach goszczących, w łącznym wymiarze co najmniej 12 godzin dydaktycznych na wizytę, tj. co najmniej 24 godzin dydaktycznych dla obu wizyt. Jedna godzina dydaktyczna wynosi 45 minut. Do wymiaru programu merytorycznego nie wlicza się przejazdów, przerw ani czasu posiłków; d) dokonać rezerwacji, zakupu i dostawy biletów uwzględniających bagaże w sumie dla 36 uczestników wizyt studyjnych, e) miejsce docelowe wizyt studyjnych: w granicach administracyjnych Trójmiasta, w odległości do 5 km od centrum danego miasta, f) zapewnić transport dla każdego uczestnika z województw: małopolskiego, śląskiego, dolnośląskiego, warmińsko-mazurskiego, mazowieckiego i łódzkiego do Trójmiasta, zapewnić przejazdy lokalnym transportem w Trójmieście zgodnie z założeniami programu wizyty studyjnej m.in. do miejsc zaplanowanych spotkań oraz z i do hotelu, g) zapewnić dwa noclegi dla każdego uczestnika każdej wizyty, łącznie 72 osobonoclegi, h) zapewnić wyżywienie oraz ubezpieczenie uczestników. ORGANIZACJA WIZYT STUDYJNYCH DO TRÓJMIASTA (Gdańsk i/lub Gdynia i/lub Sopot) A. Program i warsztaty: Opracowanie programu każdej z dwóch trzydniowych wizyt studyjnych; dopuszcza się zastosowanie tego samego programu merytorycznego dla obu grup, z dostosowaniem harmonogramu do terminów wizyt i organizacji przejazdów. Zrealizowanie podczas każdej wizyty programu merytorycznego obejmującego warsztaty oraz wizyty, spotkania lub prelekcje w co najmniej trzech różnych podmiotach, którymi mogą być: – organizacje pozarządowe lub przedsiębiorstwa społeczne prowadzące od co najmniej roku działalność w obszarze włączenia lub integracji społecznej, – jednostki samorządu terytorialnego, ich jednostki organizacyjne lub inne instytucje publiczne prowadzące działania w obszarze włączenia lub integracji społecznej albo współpracujące w tych obszarach z organizacjami pozarządowymi, w łącznym wymiarze co najmniej 12 godzin dydaktycznych na wizytę, tj. co najmniej 24 godzin dydaktycznych dla obu wizyt. Jedna godzina dydaktyczna wynosi 45 minut. Do wymiaru programu merytorycznego nie wlicza się przejazdów, przerw ani czasu posiłków; Zapewnienie dostępności: Wszystkie miejsca warsztatów/spotkań/prelekcji oraz program muszą spełniać standardy dostępności FERS. B. Transport: Bilety: Zapewnienie dedykowanego transportu, w przypadku realizacji transportu środkami komunikacji regularnej zakup i dostarczenie biletów kolejowych, lotniczych oraz autobusowych (wraz z bagażem głównym w przypadku podróży pociągiem lub autobusem) oraz rejestrowanym (minimalnie 10 kg w przypadku podróży samolotem) w obie strony dla 36 osób z głównych miast wojewódzkich do Trójmiasta (województwa: małopolskie – Kraków, śląskie – Katowice, dolnośląskie – Wrocław, warmińsko-mazurskie – Olsztyn, mazowieckie – Warszawa, łódzkie – Łódź). Wskazany podział uczestników według miast dotyczy łącznie obu wizyt studyjnych. Zamawiający dopuszcza zwiększenie albo zmniejszenie liczby uczestników rozpoczynających podróż w danym mieście o nie więcej niż 2 osoby względem wskazanego podziału, z zachowaniem łącznej liczby 36 uczestników oraz liczebności każdej grupy wynoszącej od 16 do 20 osób. Wykonawca uwzględnia powyższy zakres zmian w cenie ofertowej; zmiany mieszczące się w tych granicach nie powodują zmiany łącznego wynagrodzenia za realizację zamówienia. Na potrzeby wyceny Zamawiający szacuje następujący podział uczestników: • 17 uczestników wyjedzie z Krakowa, • 2 uczestników wyjedzie z Warszawy, • 3 uczestników wyjedzie z Łodzi, • 4 uczestników wyjedzie z Olsztyna, • 5 uczestników wyjedzie z Wrocławia, • 5 uczestników wyjedzie z Katowic. Podróż będzie odbywać się 2. klasą (lub jej odpowiednikiem) w pociągu, z maksymalnie 1 przesiadką, klasą ekonomiczną w samolocie, z maksymalnie 1 przesiadką, miejscami siedzącymi w autobusie, z maksymalnie 1 przesiadką. Godziny odjazdu oraz przyjazdu powinny mieścić się w przedziale 6.00–22.00. Za uprzednią zgodą Zamawiającego możliwe jest rozpoczęcie podróży najwcześniej o 5.00 lub zakończenie najpóźniej o 23.00. Przedmiot zamówienia nie obejmuje dojazdu uczestników z miejsca zamieszkania do wskazanego miasta wojewódzkiego. Lotnisko obsługujące dane miasto jest dopuszczalnym punktem rozpoczęcia podróży, nawet gdy leży poza jego granicami. Przedmiot zamówienia nie obejmuje dojazdu uczestników z miejsca zamieszkania do wskazanego lotniska. Przyjazd ma umożliwiać udział w pierwszym świadczeniu przewidzianym w programie, z czasem na transfer. Wyjazd powrotny może nastąpić dopiero po zakończeniu ostatniego świadczenia. Limit jednej przesiadki dotyczy każdego kierunku podróży. Termin przekazania ostatecznej listy podróżnych to 7 dni kalendarzowych przed planowanym terminem wyjazdu Transport lokalny: Wykonawca zapewni przejazd lokalnym transportem zbiorowym. Wykonawca pokrywa wszelkie opłaty drogowe i parkingowe. C. Zakwaterowanie: Standard: Hotel minimum 3-gwiazdkowy lub obiekt o tożsamym standardzie, wolny od barier architektonicznych. Lokalizacja: W granicach administracyjnych Trójmiasta, w odległości do 5 km od centrum danego miasta. Pokoje: Pokoje max 2-osobowe z oddzielnymi łóżkami i pełnym węzłem sanitarnym. W uzasadnionych przypadkach (np. nieparzysta liczba osób danej płci) pokoje 1-osobowe o tym samym standardzie. D. Wyżywienie i ubezpieczenie: Pierwszego dnia wizyty kolacja. Drugiego dnia wyżywienie pełne (3 posiłki, w tym co najmniej jeden ciepły posiłek składający się z dwóch dań, tj. zupy i drugiego dania). Trzeciego dnia wizyty śniadanie. Wykonawca zapewni ubezpieczenie NNW dla każdego uczestnika na cały czas trwania wizyt. E. Ramowy harmonogram wizyty Dzień 1: Przyjazd, zakwaterowanie. W godz. pomiędzy 15.00–18.00: Spotkanie w min. 1 podmiocie (3h dydaktyczne, w tym przerwa kawowa), Kolacja. Dzień 2: Śniadanie. W godz. pomiędzy 09.00–12.00: Spotkanie w min. 1 podmiocie (3h dydaktyczne, w tym przerwa kawowa). Obiad. W godz. pomiędzy 14.00–17.00: Spotkanie w min. 1 podmiocie (3h dydaktyczne, w tym przerwa kawowa). Kolacja. Dzień 3: Śniadanie. W godz. pomiędzy 09.00–12.00: Warsztat końcowy i podsumowanie efektów wizyty (3h dydaktyczne, w tym przerwa kawowa). Wyjazd uczestników. Wykonawca wskazując w formularzu ofertowym ceny usług – gwarantuje stałe ceny usług. Warunki udziału: Wiedza i doświadczenie: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące wymogi: a) Zamawiający stawia warunek posiadania przez Wykonawcę aktualnego uprawnienia do organizowania imprez turystycznych, zgodnie z ustawą z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, tj. posiada odpowiedni wpis do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych. Zakres terytorialny Polska. Weryfikacja spełnienia warunku: Podstawę do oceny w/w warunku będzie stanowiła przedłożona przez Wykonawcę wraz z ofertą kserokopia/wydruk wpisu do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych (nie starszy niż 1 miesiąc). b) Wykonawca musi posiadać doświadczenie w zakresie prowadzenia wyjazdów tożsamych z przedmiotem zamówienia, na który składają ofertę oraz posiadają udokumentowane doświadczenie w zakresie realizacji co najmniej 2 wyjazdów w okresie 3 lat przed dniem opublikowania zapytania ofertowego- Załącznik nr 4. Dowodami potwierdzającymi posiadanie doświadczenia w wymaganym zakresie mogą być np. referencje wydane przez odbiorcę usług, protokół odbioru usługi lub inne dokumenty według wyboru Wykonawcy (np. umowa lub faktura wykonania usługi wyjazdu), z których jednoznacznie musi wynikać wykazywane doświadczenie w wymaganych zakresie. W innym przypadku dokument nie będzie brany pod uwagę przy dokonywaniu oceny oferty. Doświadczenie nieudokumentowane nie będzie brane pod uwagę przy dokonywaniu oceny oferty. Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli prawo nakłada obowiązek posiadania tych uprawnień. Potencjał techniczny: Wykonawca usługi oświadcza, że posiada potencjał techniczny, który zostanie wykorzystany do należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Osoby zdolne do wykonania zamówienia: 1) Wykonawca dysponuje osobami zdolnymi do należytego wykonania zamówienia. 2) Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 3) Wobec Wykonawcy nie zachodzą przesłanki wykluczające z możliwości otrzymania wsparcia z programów unijnych i krajowych, wynikające z nałożenia sankcji na Federację Rosyjską na podstawie przepisów: a) rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576; b) ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835); c) rozporządzenia Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz. U. UE L 134 z 20.5.2006, str. 1, z późn. zm.); d) rozporządzenia Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających (Dz. U. UE L 78 z 17.3.2014, str. 6, z późn. zm.); e) Komunikatu Komisji „Tymczasowe kryzysowe ramy środków pomocy państwa w celu wsparcia gospodarki po agresji Rosji wobec Ukrainy” (Dz. U. UE C 131 z 24.3.2022 str. 1). Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: 1. Oferent przygotowuje i przesyła Zamawiającemu ofertę w języku polskim. 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych lub wariantowych. 3. Oferta powinna być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 4. Ofertę należy przygotować na wzorze formularza ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 5. Załączniki są integralną częścią oferty i winny być podpisane w sposób określony dla oferty. 6. Oferta musi zawierać: 1) zawierać nazwę Oferenta oraz jego dane kontaktowe, w tym telefon, adres i adres e-mail, 2) zawierać cenę netto oraz brutto, powoływać się na nr i tytuł zapytania ofertowego np.: „dot. zapytania ofertowego nr 56/FERS/NGO/MISTIA”, 3) zawierać następujące załączniki: a. wypełniony i podpisany Formularz ofertowy (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego), b. podpisane oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym (Załącznik nr 2 zapytania ofertowego), c. podpisane oświadczenie o braku przesłanek do wykluczenia z tytułu przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę (Załącznik nr 3 zapytania ofertowego), d. potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, tj. wykaz doświadczenia (Załącznik nr 4), e. referencje potwierdzające organizację co najmniej 2 wyjazdów w okresie 3 lat przed dniem opublikowania zapytania ofertowego. Przez „referencje potwierdzające wykonanie usługi” rozumiemy: referencje wydane przez odbiorcę usług, protokół odbioru usługi lub inne dokumenty (np. umowa lub faktura wykonania usługi wyjazdu), z których jednoznacznie musi wynikać wykazywane doświadczenie w wymaganych zakresie. Doświadczenie nieudokumentowane nie będzie brane pod uwagę przy dokonywaniu oceny oferty, f. wydruk wpisu do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych (nie starszy niż 1 miesiąc). 7. Brak jednego z wyżej wymienionych elementów skutkować może odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych; Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Oferenta do złożenia wyjaśnień/uzupełnień na etapie oceny oferty. Kryteria oceny ofert: Liczba punktów wyliczana wg wzoru: CC = (CCn: CCa ) × 100 pkt CC – Wartość punktowa ceny brutto CCn – Cena brutto najniższa CCa – Cena brutto aktualnie ocenianej oferty Miejsce realizacji: Gdańsk, Sopot, Gdynia