ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 39/A/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.

ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 39/A/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, które odbędą się w dniach 25-28 stycznia 2027 r. w Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie. Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. A. Transport eksponatów • transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok siedziba firmy – targi World Health Expo Dubai 2027, Expo City Dubai, Dubai South, UAE – Białystok siedziba firmy; • rodzaj, wielkość i waga eksponatów: podgrzewacze komorowe w ilości 3 szt., 1 paleta o wymiarach: 120 × 80 × 160 cm, waga rzeczywista: 200 kg, waga przeliczeniowa: 260 kg, przelicznik wagowy w transporcie lotniczym: 1 cbm = 167 kg; • szacunkowa wartość eksponatów: 10 000,00 EUR; • dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 9:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej; • usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów; • usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do/z Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie. B Zakup usług transportu osób: • zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Dubaj (DXB) – Warszawa (WAW); lot bezpośredni, wylot z Warszawy w dn. 23 stycznia 2027 r.; wylot z Dubaju w dn. 29 stycznia 2027r.; • ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 25 kg (+bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.; • wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. C Zakup usług hotelarskich • rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 23 -29 stycznia 2027r. (6 noclegów), • 3 pokoje 1-osobowe z łazienką; • hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google; • cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; • hotel powinien mieć restaurację; • hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów World Health Expo Dubai 2027, Expo City Dubai, Dubai South, UAE: a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 50 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; • hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; • koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Zjednoczonych Emiratów Arabskich (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 220 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania). Warunki udziału: Sytuacja ekonomiczna i finansowa: 1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: a) Oferent znajduje się w sytuacji prawnej, ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; b) Oferent nie jest przedmiotem wszczętego postępowania upadłościowego, ani jego upadłość nie jest ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym; c) Oferent nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. 2. Ponadto, w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym oraz Wnioskodawcą Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386, tj. powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą oraz powiązania między Wnioskodawcą Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386 lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 3. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 i 2 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenia Oferenta”). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona. Wiedza i doświadczenie: 1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: a) Oferent, prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia, b) Oferent, w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert, należycie zrealizował co najmniej 2 usługi z zakresu transportu eksponatów i 2 usługi hotelarskie i transportowe osób (samolotem) w zakresie organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III.1 niniejszego zapytania. c) Na potwierdzenie spełnienia powyższych kryteriów Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia oraz wykazu zrealizowanych usług, stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania wraz z listami referencyjnymi lub protokołami wykonania (odbioru) usługi, których treść potwierdza spełnienie warunku opisanego w pkt IV.4.b niniejszego zapytania. d) Zamawiający ma prawo do weryfikacji przedstawionego wykazu zrealizowanych usług wraz z załącznikami. 2. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenie - Wykaz realizacji” oraz listy referencyjne lub protokoły wykonania (odbioru) usługi). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona. Dodatkowe warunki udziału: 1. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy zaoferują usługi hotelarskie niezgodne z opisem pkt III. 1. C. Oceniane będą wszystkie wymogi – standard, lokalizacja i limit noclegowy brutto dla Zjednoczonych Emiratów Arabskich (220 EUR dziennie na 1 osobę przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania). 2. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy złożą oferty niekompletne tj. nie zawierające oświadczeń́ i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym lub jeżeli oświadczenia i załączniki nie będą w pełni wypełnione. 3. Zamawiający zastrzega możliwość wykluczenia Oferenta z powodu zaproponowania rażąco niskiej ceny za realizację przedmiotu zamówienia. 4. W związku z wykluczeniem Oferenta lub odrzuceniem oferty, Oferentowi nie przysługują środki ochrony prawnej. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: Wymagane dokumenty 1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Formularz ofertowo-cenowy, 2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu, 3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie – Wykaz realizacji wraz z referencjami i protokołami. Miejsce i termin składania ofert 1. Ofertę należy przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 – formularz ofertowo-cenowy, podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Oferenta i wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami złożyć w Bazie Konkurencyjności (BK2021). 2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 19.10.2026 (poniedziałek) o godz. 10.00. 3. Oferty złożone w inny sposób, jak wymieniony w pkt. 1, po terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane. 4. Komunikacja w postępowaniu m.in. wymiana informacji między Zamawiającym a Oferentem oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie tylko za pomocą Bazy Konkurencyjności (BK2021). 5. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) muszą być wypełnione i podpisane przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Oferenta: • Formularz ofertowo-cenowy i załączniki powinny być opieczętowane pieczęcią imienną i podpisane przez osobę uprawnioną do podpisania oferty lub podpisane pełnym imieniem i nazwiskiem przez osobę uprawnioną do podpisania oferty w sposób umożliwiający odczytanie imienia i nazwiska; • W przypadku podpisu elektronicznego, wymagany jest widoczny znak graficzny podpisu; • W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa; • Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem); • W przypadku podpisywania oferty lub poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumentach rejestracyjnych (ewidencyjnych) Oferenta, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa. 6. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) wypełnione i podpisane w inny sposób jak opisany w pkt. 5 nie będą rozpatrywane. Czas związania ofertą Oferent jest związany przedłożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. Kryteria oceny ofert: Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punktów za kryterium cena brutto Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą. Miejsce realizacji: Białystok