ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 64/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów na targi Car Wash Expo Europe '27 Jaarbeurs Utrecht – Amsterdam, Holandia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.

ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 64/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów na targi Car Wash Expo Europe '27 Jaarbeurs Utrecht – Amsterdam, Holandia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych. 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów na targi Car Wash Expo Europe '27 Jaarbeurs Utrecht – Amsterdam, Holandia które odbędą się w dniach 10 – 11 listopada 2027r. Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Eurowash Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, NIP 5423244835. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. A. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni 54 m2 o wymiarach 9mx6m, stoisko otwarte z 4 stron, zlokalizowane wg mapy, stanowiącej Załącznik nr 5. Planowaną zabudowę stoiska przedstawia Załącznik nr 6 Inspiracja do stoiska. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy: • montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię, przyłącze elektryczne główne podłączenie elektryczne 15kW (zbiorcze do podłączenia produktów Eurowash); • konstrukcja i wymiary: wysokość ścian zabudowy: 3m, grubość konstrukcji: 8-10 cm (system aluminiowy lub drewniany), konstrukcja nośna: system modułowy aluminiowy lub konstrukcja drewniana z płytą MDF; • materiał wykończeniowy: płyta MDF lakierowana lub płyta meblowa laminowana, fronty wybranych ścian Dibond lub równoważne z nadrukiem UV; • elementy podświetlane: frezowane płyty z podkładem z plexi mlecznej; • wykładzina linoleum 5mm grubości targowa w kolorze grafitowym, ciemnoszarym lub w kolorze firmowym; • kolorystyka: dominujący kolor: biały, czarny, srebrny, kolory akcentowe zgodne z identyfikacją wizualną Eurowash, możliwość zastosowania kontrastowych paneli w kolorze firmowym; • dodatkowe elementy: wydzielone zaplecze techniczne z drzwiami pełnymi (bez przeszkleń) o wymiarach 2m x 1,5m, wysokość 3m, maskownice instalacji elektrycznej opcjonalnie w konstrukcji ścian i na podłodze, ekspozytory do produktów (Dibond (lub równoważne) podświetlany światłem LED w formie ścianek z otokiem oraz podestów), odpowiednio wydzielona przestrzeń rozmów i spotkań; • wyposażenie stoiska: o lada recepcyjna: wymiary: ok. 220 x 50 x 110 cm (szer./gł./wys.), z MDF lakierowany, front z logo Eurowash, blat odporny na zarysowania (HPL), wewnątrz półki i zamykana przestrzeń magazynowa na kluczyk, podświetlenie lady LED, wysunięty blat od strony interesantów (komfortowa przestrzeń by usiąść na hokerze), umieszczenie gniazdek elektrycznych w środku lady; o stoły spotkań: 3 stoły okrągłe o wymiarach średnica 60-80 cm, w kolorze białym lub czarnym; o krzesła: 8 szt., ergonomiczne; kolorystyka neutralna lub zgodna z identyfikacją wizualną; o hokery: 4 szt., ergonomiczne, kolorystyka neutralna lub zgodna z identyfikacją wizualną, stylem zgodne z krzesłami; o dodatkowe wyposażenie: 1 wieszak stojący na odzież, 1 ekran LED 55" na ścianie lub ekrany LED w systemach zabudowy; • dekoracje: 2-3 rośliny dekoracyjne (np. trawy ozdobne, sztuczny bukszpan) o minimalnych wymiarach – wysokość 1,2m, donice w kolorze białym lub czarnym, minimalistyczne; • oświetlenie stoiska: oświetlenie punktowe LED (reflektory na szynie), taśmy LED w elementach zabudowy (podświetlenie logo i wnęk), oświetlenie witryny i zaplecza, barwa światła: neutralna biała 4000 K, dla zwiększenia kontrastu – dla logotypów możliwa barwa 5000 K; • gniazda elektryczne: 6 gniazdek ogólnych 230V (lada, ekran, zaplecze), 2 gniazdka dedykowane do podświetlenia, 1 gniazdo techniczne w zapleczu główne gniazdo zasilające; • zaplecze socjalne: wymiary: ok. 2 x 1,5 x 3m (szer./gł./wys.), drzwi pełne 90 cm zamykane na kluczyk, wyposażenie: regały magazynowe, szafka zamykana, wieszak, mała lodówka podblatowa, ekspres do kawy, czajnik elektryczny, kosz na odpady, lustro; • elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów: o logo firmy: widoczne z 4 stron stoiska, umiejscowione w górnych partiach konstrukcji, wykonane z dibondu (lub równoważne) z podświetleniem LED lub wycięte w elementach zabudowy z podświetleniem LED (efekt halo) o wymiarach 1-1,5 m, wysokość liter dostosowana do proporcji znaku; o grafika ścienna: nadruk UV na dibondzie (lub równoważne) lub folii ploterowej o szerokości wg ustalonego projektu, wysokość 3m. w tym logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność; o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; • przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; • wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. B. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: • montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę oraz multimedia, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; • sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; • pokrycie kosztów logistycznych związanych z montażem, eksploatacją i demontażem stoiska targowego, w szczególności opłat za wynajem podnośników, wynajem i wywóz kontenerów na odpady, wykonanie i użytkowanie przyłączy elektrycznych (również w trakcie trwania targów), a także wszelkich innych obowiązkowych opłat określonych przez organizatora targów, których poniesienie jest niezbędne do prawidłowego montażu, funkcjonowania i demontażu stoiska oraz opłata miejsca do przechowywania elementów potrzebnych do demontażu oraz transportu; • przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; • przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00; • transport eksponatów w dwie strony (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok Sobolewo (siedziba Wnioskodawcy - Szosa Baranowicka 162, 15-509 Sobolewo) – targi Car Wash Show Europe 2027 (lokalizacja targów: Jaarbeursplein 6, 3521 AL Utrecht, Holandia; Jaarbeursplein 6, 3521 AL Utrecht, Holandia – Białystok Sobolewo (siedziba Wnioskodawcy – Szosa Baranowicka 162, 15-509 Sobolewo); • opis eksponatów: maszyny, urządzenia, materiały promocyjne, kiosk MULTI; • wymagany samochód z naczepą typu firanka (kurtynowa) długość 13,6m, szerokość 2,45–2,48m oraz wysokość około 2,7 m; • dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić w terminie umożliwiającym Wykonawcy zamontowanie i ustawienie ich na stoisku zgodnie z projektem – w terminie przekazania stoiska na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej; • usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów; • usługa obejmuje ustawienie eksponatów Wnioskodawcy we wskazanych miejscach wg. projektu zabudowy targowej oraz po zakończeniu targów przygotowanie eksponatów Wnioskodawcy do transportu powrotnego (odpowiednie zabezpieczanie produktów); Warunki udziału: Sytuacja ekonomiczna i finansowa: 1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: a) Oferent znajduje się w sytuacji prawnej, ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; b) Oferent nie jest przedmiotem wszczętego postępowania upadłościowego, ani jego upadłość nie jest ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym; c) Oferent nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. 2. Ponadto, w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym oraz Eurowash Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, NIP 5423244835, tj. powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą oraz powiązania między Wnioskodawcą Eurowash Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, NIP 5423244835 lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 3. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 i 2 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenia Oferenta”). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona. Wiedza i doświadczenie: 1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: a) Oferent, prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia, b) Oferent, składający ofertę w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert, należycie zrealizował co najmniej 2 kompleksowe usługi organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III niniejszego zapytania tj. zawierające łącznie wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów, c) Na potwierdzenie spełnienia powyższego kryterium Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia oraz wykazu zrealizowanych usług, stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania wraz z listami referencyjnymi lub protokołami wykonania (odbioru) usługi, których treść potwierdza spełnienie warunku opisanego w pkt IV.4.b niniejszego zapytania. d) Zamawiający ma prawo do weryfikacji przedstawionego wykazu zrealizowanych usług wraz z załącznikami. 2. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenie - Wykaz realizacji” oraz listy referencyjne lub protokoły wykonania (odbioru) usługi). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona. Dodatkowe warunki udziału: 1. Oferent może złożyć w niniejszym postępowaniu tylko jedną ofertę. Złożenie dwóch lub więcej ofert będzie skutkowało odrzuceniem wszystkich złożonych ofert. 2. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy złożą oferty niekompletne tj. nie zawierające oświadczeń́ i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym lub jeżeli oświadczenia i załączniki nie będą w pełni wypełnione. 3. Zamawiający zastrzega możliwość wykluczenia Oferenta z powodu zaproponowania rażąco niskiej ceny za realizację przedmiotu zamówienia. 4. W związku z wykluczeniem Oferenta lub odrzuceniem oferty, Oferentowi nie przysługują środki ochrony prawnej. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: Wymagane dokumenty 1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Formularz ofertowo-cenowy, 2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu, 3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie – Wykaz realizacji wraz z referencjami i protokołami. Miejsce i termin składania ofert 1. Ofertę należy przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 – formularz ofertowo-cenowy, podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Oferenta i wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami złożyć w Bazie Konkurencyjności (BK2021). 2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 28.10.2026 (środa) o godz. 10.00. 3. Oferty złożone w inny sposób, jak wymieniony w pkt. 1, po terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane. 4. Komunikacja w postępowaniu m.in. wymiana informacji między Zamawiającym a Oferentem oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie tylko za pomocą Bazy Konkurencyjności (BK2021). 5. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) muszą być wypełnione i podpisane przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Oferenta: • Formularz ofertowo-cenowy i załączniki powinny być opieczętowane pieczęcią imienną i podpisane przez osobę uprawnioną do podpisania oferty lub podpisane pełnym imieniem i nazwiskiem przez osobę uprawnioną do podpisania oferty w sposób umożliwiający odczytanie imienia i nazwiska; • W przypadku podpisu elektronicznego, wymagany jest widoczny znak graficzny podpisu; • W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa; • Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem); • W przypadku podpisywania oferty lub poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumentach rejestracyjnych (ewidencyjnych) Oferenta, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa. 6. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) wypełnione i podpisane w inny sposób jak opisany w pkt. 5 nie będą rozpatrywane. Czas związania ofertą Oferent jest związany przedłożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. Kryteria oceny ofert: Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punktów za kryterium cena brutto Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą. Miejsce realizacji: Białystok