ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 74/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi COMPAMED 2027, które odbędą się w dniach 15-18.11.2027 r. w Dusseldorfie, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.

ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 74/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi COMPAMED 2027, które odbędą się w dniach 15-18.11.2027 r. w Dusseldorfie, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi COMPAMED 2027, które odbędą się w dniach 15-18.11.2027 r. w Dusseldorfie, Niemcy. Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – „BIAZET" SPÓŁKA AKCYJNA, NIP 5420201469. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach COMPAMED 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 16 m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności: • wynajęcie powierzchni wystawienniczej 16 m2 (+/-2m2); • wymiary stoiska: 4 m / 4 m; • preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron (preferowane stoisko narożne); • preferowana lokalizacja: hala dedykowana dostawcom komponentów, usług Contract Manufacturing oraz technologii produkcji dla branży MedTech, zgodnie z planem ekspozycji organizatora targów; • pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, obowiązkowa opłata marketingowo-medialna, opłata za gospodarowanie odpadami itp.); • koszty podłączenia energii elektrycznej, zużycia energii, sprzątania stoiska oraz innych obowiązkowych usług technicznych świadczonych przez organizatora targów. B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Przykładową wizualizację stoiska zawiera Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania. Projekt powinien zawierać następujące elementy: • stoisko narożne (2 strony otwarte), powierzchnia ok. 16 m² (4 × 4 m), zlokalizowane w hali targów COMPAMED (ostateczny typ i lokalizacja stoiska będą uzależnione od dostępności powierzchni oraz zasad przydziału miejsc przez organizatora); • preferowane jest stoisko systemowe oferowane przez Organizatora targów, z wyposażeniem standardowym i indywidualną grafiką BIAZET S.A. zgodnie z opisem poniżej. Jeżeli Organizator nie oferuje pakietu odpowiadającego wymaganiom, dopuszcza się równoważną zabudowę systemową zapewniającą wskazane funkcje i wyposażenie; • elementy wyposażenia stoiska: Standardowe wyposażenie oferowane przez organizatora obejmujące wykładzinę targową, zabudowę systemową, ladę recepcyjną, stolik z krzesłami, oświetlenie, przyłącze elektryczne oraz pozostałe elementy wyposażenia standardowego zgodnie z pakietem organizatora targów; • dodatkowe elementy: monitor/telewizor LED o przekątnej 50–65 cali wraz z uchwytem lub stabilną podstawą, przewodem zasilającym oraz niezbędnym okablowaniem. Urządzenie musi posiadać co najmniej wejście HDMI oraz port USB i umożliwiać prezentację materiałów promocyjnych BIAZET S.A., filmów produktowych oraz prezentacji multimedialnych podczas targów COMPAMED; • Zaplecze socjalne - Stoisko powinno zostać wyposażone w zamykany schowek o powierzchni około 1 m², umieszczony w narożniku stoiska, zgodnie z załączoną wizualizacją i możliwościami technicznymi zabudowy. Schowek powinien umożliwiać przechowywanie materiałów promocyjnych, rzeczy osobistych oraz drobnego wyposażenia. Jego konstrukcja i wykończenie powinny być spójne z całością stoiska. • elementy dekoracyjne: wykładzina targowa, elementy identyfikacji wizualnej oraz standardowe elementy dekoracyjne przewidziane w pakiecie wystawienniczym. • elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów: o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; o Zastosowanie wizualizacji Marki Polskiej Gospodarki; o Indywidualny projekt graficzny stoiska - Grafika ma obejmować wszystkie niebieskie powierzchnie ścienne widoczne na wizualizacji. Wymagane jest uzyskanie jednolitej, spójnej wizualnie powierzchni reklamowej, bez widocznych podziałów, łączeń, szczelin ani różnic kolorystycznych pomiędzy poszczególnymi elementami grafiki, w zakresie technicznie możliwym do uzyskania przy zastosowanym systemie zabudowy. Wymagania dotyczące materiału i wykonania grafiki: • materiał: wysokiej jakości materiał reklamowy, np. tkanina tekstylna do zabudowy wystawienniczej z nadrukiem sublimacyjnym lub odpowiedni materiał foliowy z nadrukiem, przeznaczony do stosowania na stoiskach targowych; • dopuszcza się zastosowanie innego równoważnego materiału, pod warunkiem uzyskania jednolitego, estetycznego efektu wizualnego; • grafika powinna być wykonana w sposób zapewniający możliwie bezspoinowy efekt na całej powierzchni niebieskich ścian, bez widocznych łączeń poszczególnych wydruków; • kolorystyka i projekt graficzny muszą być spójne na wszystkich ścianach objętych grafiką; • dokładne wymiary grafiki należy dopasować do rzeczywistych wymiarów ścian i systemu zabudowy oferowanego przez wykonawcę; • wykonawca uwzględni w cenie przygotowanie projektu graficznego, przygotowanie plików produkcyjnych, wykonanie nadruku, dostawę oraz montaż i demontaż grafiki na stoisku. Logo i identyfikacja wizualna: Projekt powinien uwzględniać logo BIAZET S.A. oraz identyfikację wizualną przedsiębiorstwa. Logo powinno być czytelnie wyeksponowane w widocznym miejscu na stoisku. Rozmieszczenie logo i pozostałych elementów identyfikacji wizualnej zostanie uzgodnione z Zamawiającym na etapie akceptacji projektu. Projekt powinien również uwzględniać wymagane oznaczenia informujące o współfinansowaniu przedsięwzięcia ze środków publicznych, zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego. • przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; • Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. ........ Ze względu na ograniczoną ilość znaków w niniejszym ogłoszeniu dokładny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku - Zapytanie ofertowe 74 IW PCE z załącznikami . Warunki udziału: Sytuacja ekonomiczna i finansowa: 1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: a) Oferent znajduje się w sytuacji prawnej, ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; b) Oferent nie jest przedmiotem wszczętego postępowania upadłościowego, ani jego upadłość nie jest ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym; c) Oferent nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. 2. Ponadto, w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym oraz „BIAZET" SPÓŁKA AKCYJNA, NIP 5420201469, tj. powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą oraz powiązania między Wnioskodawcą „BIAZET" SPÓŁKA AKCYJNA, NIP 5420201469 lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 3. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 i 2 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenia Oferenta”). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona. Wiedza i doświadczenie: 1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: a) Oferent, prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia, b) Oferent, składający ofertę w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert, należycie zrealizował co najmniej: • 2 kompleksowe usługi organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III niniejszego zapytania tj. zawierające łącznie wynajęcie powierzchni targowej, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów, usługi hotelarskie i transport lotniczy osób lub • 2 usługi z zakresu wynajęcia powierzchni targowej, wykonania projektu zabudowy, wykonania zabudowy stoiska oraz transportu eksponatów i 2 usługi hotelarskie i transportowe osób (samolotem) w zakresie organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III niniejszego zapytania. c) Na potwierdzenie spełnienia powyższego kryterium Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia oraz wykazu zrealizowanych usług, stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania wraz z listami referencyjnymi lub protokołami wykonania (odbioru) usługi, których treść potwierdza spełnienie warunku opisanego w pkt IV.4.b niniejszego zapytania. d) Zamawiający ma prawo do weryfikacji przedstawionego wykazu zrealizowanych usług wraz z załącznikami. 2. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 4 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenie - Wykaz realizacji” oraz listy referencyjne lub protokoły wykonania (odbioru) usługi). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona. Dodatkowe warunki udziału: 1. Oferent może złożyć w niniejszym postępowaniu tylko jedną ofertę. Złożenie dwóch lub więcej ofert będzie skutkowało odrzuceniem wszystkich złożonych ofert. 2. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy zaoferują usługi hotelarskie niezgodne z opisem pkt III. 1. E. Oceniane będą wszystkie wymogi, w tym standard, lokalizacja i limit noclegowy brutto dla Niemiec (170 EUR dziennie na osobę przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania). 3. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy złożą oferty niekompletne tj. nie zawierające oświadczeń́ i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym. 4. Zamawiający zastrzega możliwość wykluczenia Oferenta z powodu zaproponowania rażąco niskiej ceny za realizację przedmiotu zamówienia. 5. W związku z wykluczeniem Oferenta lub odrzuceniem oferty, Oferentowi nie przysługują środki ochrony prawnej. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: Wymagane dokumenty 1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Formularz ofertowo-cenowy, 2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu, 3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie – Wykaz realizacji wraz z referencjami i protokołami. Miejsce i termin składania ofert 1. Ofertę należy przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 – formularz ofertowo-cenowy, podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Oferenta i wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami złożyć w Bazie Konkurencyjności (BK2021). 2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 09.11.2026 (poniedziałek) o godz. 10.00. 3. Oferty złożone w inny sposób, jak wymieniony w pkt. 1, po terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane. 4. Komunikacja w postępowaniu m.in. wymiana informacji między Zamawiającym a Oferentem oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie tylko za pomocą Bazy Konkurencyjności (BK2021). 5. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) muszą być wypełnione i podpisane przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Oferenta: • Formularz ofertowo-cenowy i załączniki powinny być opieczętowane pieczęcią imienną i podpisane przez osobę uprawnioną do podpisania oferty lub podpisane pełnym imieniem i nazwiskiem przez osobę uprawnioną do podpisania oferty w sposób umożliwiający odczytanie imienia i nazwiska; • W przypadku podpisu elektronicznego, wymagany jest widoczny znak graficzny podpisu; • W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa; • Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem); • W przypadku podpisywania oferty lub poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumentach rejestracyjnych (ewidencyjnych) Oferenta, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa. 6. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) wypełnione i podpisane w inny sposób jak opisany w pkt. 5 nie będą rozpatrywane. Czas związania ofertą Oferent jest związany przedłożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. Kryteria oceny ofert: Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punktów za kryterium cena brutto Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą. Miejsce realizacji: Białystok