Zielony Duch Aktywności. Hajnówka - Nowa Era Rozwoju

Zielony Duch Aktywności. Hajnówka - Nowa Era Rozwoju Usługa biegłego rewidenta w zakresie badania sprawozdań finansowych i sporządzania protokołu z badań do projektu „Zielony Duch Aktywności. Hajnówka - Nowa Era Rozwoju” finansowanego z Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast, ze środków Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych Państw Członkowskich Unii Europejskiej w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie Unii Europejskiej. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem planowanego zamówienia jest świadczenie usługi biegłego rewidenta polegającej na: - badaniu i weryfikacji sprawozdań finansowych, sprawozdań z realizacji projektu oraz dokumentacji księgowej związanej z realizacją projektu „Zielony Duch Aktywności. Hajnówka, – Nowa Era Rozwoju” w ramach Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast, współfinansowanego z Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej oraz z budżetu państwa w formie dotacji z budżetu państwa, - sporządzaniu protokołów z przeprowadzonych badań, zgodnie z ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz krajowymi standardami wykonywania zawodu, 2. Usługa powinna być realizowana zgodnie z właściwymi przepisami prawa, wytycznymi Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast oraz aktualnymi wzorami dokumentów udostępnianymi przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, pełniącym funkcję Krajowej Instytucji Koordynującej oraz Operatora Programu (dalej zwanym KIK-OP). 3. Wartość całkowita projektu wynosi 80 711 409,68 zł (w tym współpraca bilateralna z partnerem szwajcarskim 672720,00 zł). 4. Planowany zakres usługi obejmuje w szczególności weryfikację: - sprawozdań rozliczeniowych, rocznych oraz sprawozdania końcowego z realizacji projek-tu, - dokumentacji finansowo-księgowej związanej z realizacją projektu, w tym dokumentów do-tyczących wydatków Beneficjenta - Gminy Miejskiej Hajnówka oraz Partnera projektu – Powiatu Hajnowskiego, - zgodności kwot przedstawionych do rozliczenia z dokumentami źródłowymi, w szczególności z fakturami, rachunkami, listami płac, umowami, dokumentami potwierdzającymi płatność oraz innymi dokumentami związanymi z realizacją projektu, - zgodności kategorii i wysokości poniesionych wydatków z wydatkami planowanymi, - kompletności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki, - zgodności wydatków w projekcie przedstawionych w sprawozdaniach finansowych z wydatkami w wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej, - zachowania terminów związanych z ponoszeniem wydatków, - zachowania terminów związanych z rozliczaniem się ze środków dotacji, - poprawności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki, - poprawności przeliczeń kursowych (jeśli występują), - sporządzenie protokołu z badania biegłego rewidenta dla każdego badanego sprawozdania w formie elektronicznej, zgodnie z aktualnym wzorem wymaganym przez KIK-OP, - informowanie Zamawiającego o stwierdzonych nieprawidłowościach oraz wskazywanie sposobu ich usunięcia, - udzielanie wyjaśnień i wsparcia merytorycznego w przypadku uwag KIK-OP lub konieczności dokonania korekt dokumentów objętych badaniem, - weryfikację dokumentacji z uwzględnieniem dokumentów i wytycznych Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast, - dokonanie korekty sprawozdań już sporządzonych, na każde wezwanie KIK-OP, w zakresie i w granicach wynikających z obowiązujących wytycznych Programu w terminie 5 dni od otrzymania informacji o konieczności sporządzenia korekty. 5. Zamawiający zakłada, że badanie każdego sprawozdania będzie obejmowało weryfikację całości dokumentacji dotyczącej danego sprawozdania, a nie jedynie badanie wybranej próby dokumentów. 6. Zamawiający zastrzega, że wszelkie dokumenty udostępniane będą w formie papierowej w siedzibie Zamawiającego tj. Urzędzie Miasta Hajnówka, ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka. Wykonawca może sporządzać notatki i zestawienia niezbędne do realizacji usługi, z zachowaniem zasad poufności i ochrony danych. Zamawiający udostępni pomieszczenie biurowe niezbędne Wykonawcy do pracy, w których znajduje się dokumentacja podlegająca badaniu. Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania i wyżywienia Wykonawcy w trakcie wykonywania usługi. 7. Przewidywana liczba protokołów Na potrzeby oszacowania wartości zamówienia należy przyjąć wykonanie 7 protokołów z badania sprawozdań, w tym: - 3 protokoły z badania sprawozdań rozliczeniowych, sporządzanych w związku z rozliczaniem kolejnych transz dofinansowania po wykorzystaniu co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych płatności, - 3 protokoły z badania sprawozdań rocznych, tj. za lata 2026, 2027 i 2028 składane przez Zamawiającego w terminie do dnia 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego, - 1 protokół z badania sprawozdania końcowego z realizacji projektu – składane przez Zamawiającego w terminie do 3 miesięcy od dnia zakończenia realizacji projektu, czyli od 31.03.2029 r. Zamawiający zastrzega, że faktyczna liczba protokołów może ulec zmianie, w zależności od przebiegu realizacji projektu, zasad rozliczania środków, wymagań KIK-OP oraz harmonogramu składania sprawozdań. W związku z powyższym Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a) zmniejszenia liczby raportów, b) zwiększenia liczby raportów w ramach zamówienia o 1 raport okresowy (związany z rozliczeniem transz) 8. Wynagrodzenie będzie rozliczane za faktycznie wykonane i odebrane protokoły, według ceny jednostkowej za jeden protokół wskazanej w ofercie. Zwiększenie liczby protokołów, o którym mowa w pkt 2.7 lit. b, stanowi prawo opcji, z którego Zamawiający może skorzystać w zależności od potrzeb; Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację opcji ani z tytułu zmniejszenia liczby protokołów. Warunki udziału: Osoby zdolne do wykonania zamówienia: W celu potwierdzenia spełnienia niniejszego warunku, Wykonawca powinien wykazać, że dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. co najmniej jednym biegłym rewidentem wpisanym do rejestru biegłych rewidentów prowadzonego na podstawie ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1891), posiadającym doświadczenie w wykonaniu co najmniej 1 usługi, o której mowa w lit. b, oraz są firmą audytorską wpisaną na listę firm audytorskich prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego. Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jednym biegłym rewidentem wpisanym do rejestru biegłych rewidentów, który wykonał co najmniej 1 usługę spełniającą wymagania opisane w lit. b; usługa ta może być jednocześnie jedną z usług wykazywanych na potrzeby lit. b. W przypadku konieczności zmiany biegłego rewidenta, Wykonawca zobowiązany będzie do zatrudnienia i skierowania do realizacji zamówienia osoby spełniającej wszystkie wymagania określone powyżej. Każda zmiana biegłego rewidenta z inicjatywy Wykonawcy musi zostać zgłoszona Zamawiającemu i może zostać dokonana po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. Na potwierdzenie powyższego Wykonawca złoży oświadczenie o treści zgodnej z załącznikiem nr 2 oraz wykaz osób zgodny z załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, ze wskazaniem numeru wpisu do rejestru biegłych rewidentów. Wiedza i doświadczenie: W celu potwierdzenia spełnienia niniejszego warunku, Wykonawca powinien wykazać, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to za okres prowadzenia działalności, zrealizował co najmniej 2 usługi badania (audytu) wydatków projektu realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie ze środków publicznych – w szczególności funduszy Unii Europejskiej, Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast, Funduszy Norweskich i EOG lub Krajowego Planu Odbudowy – obejmujących weryfikację kwalifikowalności wydatków zgodnie z wytycznymi programu oraz sporządzenie protokołu (raportu) z badania dla instytucji finansującej, o wartości projektu nie mniejszej niż 5 mln zł brutto. Na potwierdzenie powyższego Wykonawca złoży oświadczenie o treści zgodnej z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego Dodatkowe warunki udziału: W celu potwierdzenia spełnienia niniejszego warunku, Wykonawca powinien wykazać, że nie jest powiązany osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez Operatora Programu), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawania we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Na potwierdzenie powyższego Wykonawca złoży oświadczenie o treści zgodnej z załącznikiem nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: 1. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy - załącznik nr 1, 2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - załącznik nr 2, 3. Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia - załącznik nr 3, 4. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu - załącznik nr 4, 5. Oświadczenie wykonawcy o braku podstaw wykluczenia w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji - załącznik nr 5, 6. Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych - załącznik nr 7. Kryteria oceny ofert: Cena brutto - 80% (maks. 80 pkt.) Punkty zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena brutto oferty najtańszej wśród wszystkich ofert nieodrzuconych podzielona przez cenę brutto oferty badanej pomnożona przez 80%, co daje ilość punktów dla oferty badanej Doświadczenie osoby/osób wyznaczonej/ych do realizacji usługi biegłego rewidenta w zakresie usług badania wydatków projektu o wartości projektu nie mniejszej niż 5 mln zł brutto – 20% Sposób liczenia:1 usługa = 0 pkt, 2 usługi = 5 pkt, 3 usługi = 10 pkt,4 usługi = 15 pkt,5 lub więcej usług = 20 pkt Miejsce realizacji: Hajnówka