MULTI-MEDIA-TEKA w turystycznej odsłonie

MULTI-MEDIA-TEKA w turystycznej odsłonie Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi polegającej na opracowaniu szczegółowych opisów przedmiotu zamówienia (OPZ) dla planowanego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dotyczącego realizacji instalacji multimedialnych w budynku Mediateki 800-lecia w Piotrkowie Trybunalskim, a także udział w przygotowaniu i prowadzeniu postępowania przetargowego w zakresie związanym z opracowanymi OPZ. Opracowana dokumentacja ma stanowić podstawę do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, które planuje się podzielić na części odpowiadające poszczególnym systemom multimedialnym lub ich grupom funkcjonalnym. Zakres przedmiotu zamówienia Zakres zamówienia obejmuje opracowanie dokumentacji opisowej dla następujących elementów inwestycji: 1. system projekcji wielkoformatowej na zachodniej fasadzie budynku; 2. interaktywny system diodowy – ściana LED; 3. multimedialne witryny holograficzne – Interactive; 4. multimedialne witryny holograficzne – Panorama; 5. multimedialne witryny holograficzne – multimedialny przewodnik; 6. multimedialna interaktywna zabudowa tematyczna – strefa science-fiction. Zamawiający dopuszcza możliwość zaproponowania przez Wykonawcę innego, uzasadnionego podziału zamówienia na części, jeżeli rozwiązanie takie będzie korzystniejsze z punktu widzenia funkcjonalności, integracji systemów, konkurencyjności postępowania oraz prawidłowej realizacji inwestycji. Cel realizacji zamówienia Celem zamówienia jest przygotowanie profesjonalnych, jednoznacznych i wyczerpujących opisów przedmiotu zamówienia, zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa zamówień publicznych oraz zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Opracowana dokumentacja powinna w szczególności: 1. umożliwić wybór wykonawców poszczególnych instalacji multimedialnych; 2. jednoznacznie określać wymagania techniczne, funkcjonalne i użytkowe; 3. zapewniać kompatybilność oraz możliwość współpracy poszczególnych systemów; 4. minimalizować ryzyko problemów integracyjnych pomiędzy poszczególnymi wykonawcami; 5. uwzględniać specyfikę Mediateki 800-lecia jako nowoczesnego centrum kultury, edukacji, informacji i technologii; 6. zapewniać możliwość przyszłej rozbudowy i modernizacji systemów; 7. uwzględniać potrzeby osób ze szczególnymi potrzebami oraz zasady projektowania uniwersalnego. Szczegółowy zakres prac Wykonawcy W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1. analizy przekazanych przez Zamawiającego materiałów źródłowych; 2. szczegółowej analizy dokumentu koncepcyjno-technicznego oraz dostępnej dokumentacji projektowej; 3. analizy funkcjonalnych i technicznych powiązań pomiędzy poszczególnymi systemami; określenia zakresu rzeczowego poszczególnych części zamówienia; opracowania odrębnych OPZ dla poszczególnych systemów lub grup systemów; określenia elementów wspólnych dla poszczególnych części zamówienia, w tym w szczególności systemów sterowania, infrastruktury sieciowej, zasilania, komunikacji i zarządzania treścią; 4. opracowania wymagań umożliwiających prawidłową integrację systemów realizowanych przez różnych wykonawców; 5. opracowania wymagań dotyczących dostawy, montażu, konfiguracji, integracji, uruchomienia i odbioru systemów; 6. uwzględnienia zasad konkurencyjności oraz równoważności rozwiązań; 7. przygotowania dokumentacji w sposób niewskazujący konkretnych producentów lub dostawców, chyba że wskazanie takie będzie uzasadnione i dopuszczalne na gruncie obowiązujących przepisów; 8. udziału w pracach komisji przetargowej lub innych czynnościach związanych z prowadzonym postępowaniem – w zakresie dotyczącym opracowanych OPZ; 9. udzielania, za pośrednictwem Zamawiającego, wyjaśnień i odpowiedzi na pytania wykonawców dotyczące przedmiotu zamówienia; 10. udzielania odpowiedzi na pisemne wezwanie Zamawiającego w terminie maksymalnie 24 godzin od jego otrzymania; 11. dokonywania uzasadnionych korekt i aktualizacji opracowanych OPZ, w szczególności w przypadku konieczności powtórzenia postępowania lub jego części; 12. uwzględnienia funkcji obiektu jako przestrzeni bibliotecznej, edukacyjnej, kulturalnej i informacyjnej; 13. uwzględnienia wymagań dotyczących dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami; 14. uwzględnienia możliwości wykorzystywania instalacji podczas wydarzeń, koncertów, projekcji, eventów oraz innych przedsięwzięć; 15. uwzględnienia możliwości wykorzystania wybranych instalacji do celów komercyjnych, w tym wynajmu powierzchni projekcyjnej; 16. uwzględnienia potrzeby tworzenia, zarządzania, aktualizacji i prezentacji treści multimedialnych; 17. uwzględnienia możliwości powiązania instalacji z działaniami promocyjnymi miasta oraz biblioteki. Wymagania dotyczące opracowania OPZ Dla każdego systemu Wykonawca opracuje odrębny, kompletny opis przedmiotu zamówienia obejmujący co najmniej: 1. opis funkcjonalny systemu; 2. opis przeznaczenia i sposobu wykorzystania systemu; 3. szczegółowe wymagania techniczne; 4. wymagania dotyczące parametrów użytkowych; 5. wymagania dotyczące dostawy, montażu i konfiguracji; 6. wymagania dotyczące integracji z pozostałymi systemami; 7. wymagania dotyczące oprogramowania; 8. wymagania dotyczące systemów sterowania i zarządzania treścią; 9. wymagania dotyczące interaktywności i sposobu komunikacji z użytkownikiem; 10. wymagania dotyczące kompatybilności; 11. wymagania dotyczące jakości, trwałości i niezawodności; 12. wymagania dotyczące pracy ciągłej, w tym – w zależności od specyfiki systemu – pracy w trybie 24/7; 13. wymagania dotyczące bezpieczeństwa, w tym bezpieczeństwa elektrycznego, pożarowego i użytkowego; 14. wymagania dotyczące dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami; 15. wymagania dotyczące przygotowania, wdrażania i obsługi kontentu multimedialnego; 16. wymagania dotyczące szkoleń dla użytkowników i administratorów; 17. wymagania dotyczące dokumentacji powykonawczej; 18. wymagania dotyczące gwarancji i serwisu; 19. wymagania dotyczące czasów reakcji serwisowej i usuwania awarii; 20. wymagania dotyczące odbiorów, testów i uruchomienia systemu; 21. wymagania dotyczące możliwości rozbudowy i modernizacji systemu. Parametry techniczne powinny być określone w sposób zapewniający konkurencyjność postępowania, z zastosowaniem rozwiązań równoważnych i bez nieuzasadnionego ograniczania kręgu potencjalnych wykonawców. Integracja systemów i podział zamówienia na części Wykonawca zobowiązany będzie do przeanalizowania wzajemnych zależności pomiędzy wszystkimi planowanymi instalacjami. W szczególności należy: 1. określić zakres odpowiedzialności wykonawców poszczególnych części; 2. wskazać interfejsy i punkty styku pomiędzy systemami; 3. określić wymagania dotyczące komunikacji pomiędzy systemami; 4. wskazać elementy infrastruktury wspólnej; 5. określić odpowiedzialność za konfigurację i uruchomienie elementów integracyjnych; 6. zidentyfikować potencjalne ryzyka integracyjne; 7. zaproponować rozwiązania minimalizujące ryzyko sporów pomiędzy wykonawcami; 8. wskazać wymagania dotyczące testów integracyjnych; 9. opracować rekomendację dotyczącą podziału zamówienia na części wraz z uzasadnieniem. Wymagania dotyczące specyfiki obiektu Opracowanie powinno uwzględniać, że Mediateka 800-lecia jest obiektem pełniącym funkcje: • biblioteczne; • edukacyjne; • kulturalne; • informacyjne; • promocyjne; • technologiczne; • eventowe; • rozrywkowe; • rekreacyjne. W dokumentacji należy uwzględnić w szczególności: 1. wykorzystanie nowoczesnych technologii projekcyjnych, LED, holograficznych i interaktywnych; 2. całoroczne użytkowanie instalacji; 3. wysoką dostępność systemów dla użytkowników; 4. możliwość organizacji wydarzeń i imprez; 5. możliwość wykorzystania instalacji do celów promocyjnych i komercyjnych; 6. możliwość przyszłej rozbudowy systemów; 7. możliwość zmiany i aktualizacji treści; 8. zasady zarządzania treściami multimedialnymi; 9. integrację instalacji w ramach jednego obiektu; 10. powiązanie instalacji z działalnością Miasta i biblioteki. Udział Wykonawcy w postępowaniu przetargowym Wykonawca, w ramach wynagrodzenia określonego w ofercie, zobowiązany będzie do współpracy z Zamawiającym na etapie przygotowania i prowadzenia postępowania przetargowego w zakresie dotyczącym opracowanych OPZ. W szczególności Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. udziału w pracach komisji przetargowej – w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym; 2. udzielania wyjaśnień dotyczących treści OPZ; 3. przygotowywania projektów odpowiedzi na pytania wykonawców; 4. analizy pytań i wniosków dotyczących wymagań technicznych; 5. dokonywania niezbędnych korekt OPZ; 6. udziału w wyjaśnianiu rozbieżności dotyczących wymagań technicznych; 7. aktualizacji dokumentacji w uzasadnionych przypadkach. Termin udzielenia odpowiedzi na pisemne wezwanie Zamawiającego wynosi maksymalnie 24 godziny od momentu jego otrzymania. Rezultaty zamówienia W wyniku realizacji zamówienia Zamawiający powinien otrzymać kompletną dokumentację umożliwiającą przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W szczególności Wykonawca przekaże: 1. komplet OPZ dla wszystkich objętych zamówieniem systemów lub części; 2. zestawienia tabelaryczne i specyfikacje techniczne – jeżeli będą niezbędne lub celowe; 3. rekomendację dotyczącą podziału zamówienia na części; 4. zestawienie zależności pomiędzy poszczególnymi systemami; 5. wskazanie elementów wspólnych i integracyjnych; 6. dokumentację w formacie edytowalnym, np. DOCX; 7. dokumentację w formacie PDF. Całość opracowania powinna być spójna pod względem terminologii, struktury i sposobu definiowania wymagań oraz dostosowana do wykorzystania w dokumentacji postępowania, w szczególności SWZ i OPZ. Termin realizacji Termin realizacji zamówienia: 10 dni od dnia zawarcia umowy. Warunki udziału: Wiedza i doświadczenie: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają odpowiednią wiedzę, doświadczenie oraz potencjał umożliwiający prawidłową realizację zamówienia. W szczególności Wykonawca powinien posiadać: 1. doświadczenie w opracowywaniu opisów przedmiotu zamówienia dla systemów multimedialnych, audiowizualnych (AV) lub IT; 2. znajomość rynku technologii audiowizualnych, multimedialnych i interaktywnych; 3. doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji na potrzeby zamówień publicznych; 4. wiedzę w zakresie integracji systemów multimedialnych, AV, IT i systemów sterowania; 5. znajomość zasad dostępności oraz projektowania uniwersalnego. Na potwierdzenie spełniania warunku doświadczenia Wykonawca przedstawi wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze, obejmujący co najmniej 5 usług wykonanych w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert. Kryteria oceny ofert: Zamawiający dokona wyboru oferty na podstawie następujących kryteriów: Kryterium oceny ofert Waga Całkowity koszt wykonania zamówienia 60 % (60 pkt – najniższa cena, pozostałe proporcjonalnie) Doświadczenie Wykonawcy 40 % (40 pkt – powyżej 3 realizacji) Miejsce realizacji: Piotrków Trybunalski