Organizacja zagranicznej misji gospodarczej do Turcji w ramach Light + Intelligent Building Istanbul 2026

Organizacja zagranicznej misji gospodarczej do Turcji w ramach Light + Intelligent Building Istanbul 2026 Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja zagranicznej misji gospodarczej do Turcji w terminie 25–29 listopada 2026 r., z udziałem jednego pracownika LEDIN Group Sp. z o.o., obejmującej uczestnictwo przedstawiciela Zamawiającego w targach Light + Intelligent Building Istanbul 2026 w charakterze zwiedzającego. Zakres zamówienia: I. Organizacja spotkań biznesowych B2B 1. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania i zapewnienia realizacji podczas misji co najmniej 3 indywidualnych spotkań biznesowych B2B z co najmniej 3 różnymi potencjalnymi kontrahentami zagranicznymi. 2. Każde spotkanie B2B powinno trwać co najmniej 2 godz. oraz umożliwiać przeprowadzenie merytorycznej rozmowy biznesowej obejmującej w szczególności: a) prezentację przedsiębiorstwa LEDIN Group Sp. z o.o. oraz marki LED line, b) prezentację oferty produktowej i eksportowej Zamawiającego, c) przedstawienie produktów lub rozwiązań oferowanych przez Zamawiającego, d) omówienie możliwości nawiązania współpracy handlowej, dystrybucyjnej, projektowej lub inwestycyjnej, e) rozpoznanie potrzeb potencjalnego kontrahenta oraz możliwości zakupu, zastosowania, dystrybucji lub rekomendowania produktów Zamawiającego, f) ustalenie możliwych dalszych działań biznesowych. 3. Potencjalnymi kontrahentami mogą być w szczególności: a) dystrybutorzy, importerzy i hurtownicy produktów oświetleniowych lub elektrotechnicznych, b) integratorzy systemów oświetleniowych lub elektrotechnicznych, c) firmy projektowe i biura projektowe, d) podmioty realizujące inwestycje przemysłowe lub infrastrukturalne, w których stosowane są profesjonalne systemy oświetleniowe LED. 4. Za potencjalnego kontrahenta nie będzie uznawany podmiot: a) którego profil działalności nie wykazuje rzeczywistego związku z ofertą produktową Zamawiającego, b) który nie posiada potencjalnej możliwości zakupu, zastosowania, dystrybucji, wykorzystania, rekomendowania albo specyfikowania produktów Zamawiającego, c) prowadzący wyłącznie działalność skierowaną do klientów indywidualnych, bez związku z profesjonalnym rynkiem oświetleniowym, elektrotechnicznym, projektowym lub inwestycyjnym. 5. W spotkaniu ze strony kontrahenta powinna uczestniczyć co najmniej jedna osoba posiadająca kompetencje do prowadzenia rozmów dotyczących potencjalnej współpracy, w szczególności w obszarze zarządzania, zakupów, sprzedaży, rozwoju biznesu, projektowania lub realizacji inwestycji. 6. Nie później niż 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem misji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę co najmniej 3 potwierdzonych spotkań oraz podstawowe informacje o kontrahentach, terminy, miejsca i potwierdzenia spotkań. II. Zapewnienie miejsca do realizacji spotkań B2B i prezentacji oferty eksportowej. 1. Wykonawca zapewni na potrzeby spotkań B2B odpowiednie pomieszczenie umożliwiające przeprowadzenie rozmów biznesowych oraz prezentację oferty eksportowej Zamawiającego. 2. Pomieszczenie powinno: a) znajdować się w lokalizacji zapewniającej dogodny dojazd do miejsca organizacji wydarzenia Light + Intelligent Building Istanbul 2026 , b) stanowić wydzieloną przestrzeń biznesową, dostosowaną do liczby uczestników spotkania, c) posiadać stół oraz odpowiednią liczbę miejsc siedzących, dostęp do energii elektrycznej i stabilnego internetu oraz warunki oświetleniowe i akustyczne umożliwiające swobodne prowadzenie rozmów. 3. Pomieszczenie powinno być dostępne przez czas niezbędny do przeprowadzenia zaplanowanych spotkań B2B. 4. Nie później niż 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem misji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję miejsca spotkań wraz z adresem. 5. Miejsce spotkań wymaga akceptacji Zamawiającego. Odmowa akceptacji może nastąpić wyłącznie w przypadku niespełnienia wymagań określonych w niniejszym punkcie. III. Catering podczas spotkań B2B 1. Wykonawca zapewni catering podczas co najmniej 3 spotkań B2B, w ilości dostosowanej do liczby uczestników. 2. Catering powinien obejmować co najmniej: a) kawę, herbatę, wodę mineralną oraz zimne napoje bezalkoholowe, b) obiad biznesowy obejmujący danie główne, z możliwością wyboru co najmniej dwóch wariantów, w tym jednego wegetariańskiego. 3. Jeżeli charakter lub harmonogram spotkania nie pozwala na podanie obiadu, Wykonawca może zapewnić równoważny catering biznesowy w formie bufetu lub przekąsek, po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. 4. Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do podania cateringu oraz uwzględni zgłoszone wcześniej wymagania żywieniowe, w tym diety wegetariańskie i wegańskie, alergie oraz nietolerancje pokarmowe. 5. Nie później niż 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem misji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję menu oraz sposób podania cateringu. IV. Koordynacja organizacyjna i logistyczna misji 1. Wykonawca zapewni podczas misji koordynatora posługującego się językiem angielskim w stopniu umożliwiającym sprawną komunikację oraz posiadającego znajomość specyfiki organizacyjnej kraju docelowego. 2. Koordynator będzie obecny w Stambule podczas realizacji zaplanowanych działań i pozostanie do dyspozycji uczestników Zamawiającego w zakresie wynikającym z harmonogramu misji. 3. Do obowiązków koordynatora należy w szczególności: a) nadzorowanie realizacji harmonogramu, b) bieżący kontakt z kontrahentami i potwierdzanie spotkań, c) koordynowanie miejsc spotkań, cateringu i obsługi tłumaczeniowej, d) reagowanie na zmiany organizacyjne i sytuacje nieprzewidziane, e) podejmowanie działań zmierzających do organizacji spotkań zastępczych, f) zapewnienie bieżącego wsparcia organizacyjnego uczestnikom Zamawiającego. 4. Zamawiający dopuszcza, aby funkcję koordynatora i tłumacza pełniła ta sama osoba, jeżeli spełnia wymagania przewidziane dla obu funkcji, a ich łączenie nie wpłynie negatywnie na prawidłową realizację zamówienia. V. Zapewnienie tłumacza 1. Wykonawca zapewni tłumacza wykonującego tłumaczenia ustne z języka polskiego na język angielski oraz z języka angielskiego na język polski podczas wszystkich spotkań B2B, chyba że Zamawiający zrezygnuje z jego obecności podczas konkretnego spotkania. 2. Tłumacz powinien: a) znać język angielski na poziomie co najmniej C1 według CEFR lub równoważnym, b) posiadać doświadczenie w wykonywaniu tłumaczeń ustnych podczas spotkań biznesowych, negocjacji, targów, konferencji lub misji gospodarczych, c) posiadać umiejętność wykonywania tłumaczeń konsekutywnych oraz posługiwania się terminologią biznesową. 3. Przed rozpoczęciem misji tłumacz zapozna się z przekazanymi przez Zamawiającego materiałami dotyczącymi LEDIN Group Sp. z o.o., marki Led line, oferty produktowej oraz podstawowej terminologii branży oświetleniowej. 4. Zamawiający dopuszcza łączenie funkcji tłumacza i koordynatora. VI. Przygotowanie organizacyjne misji 1. Nie później niż 3 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem misji Wykonawca przeprowadzi z Zamawiającym briefing organizacyjny, w formie spotkania online lub stacjonarnej. 2. Podczas briefingu Wykonawca przedstawi finalny harmonogram misji, obejmujący w szczególności: a) terminy i miejsca spotkań B2B, b) podstawowe informacje o kontrahentach i osobach uczestniczących w spotkaniach, jeżeli są dostępne, c) dane koordynatora i tłumacza, d) informacje dotyczące miejsc spotkań, cateringu oraz pozostałych kwestii organizacyjnych. 3. Wykonawca będzie pozostawał w bieżącym kontakcie z Zamawiającym podczas przygotowania i realizacji misji oraz niezwłocznie poinformuje go o okolicznościach mogących wpłynąć na jej przebieg. VII. Dokumentowanie realizacji spotkań B2B 1. Wykonawca udokumentuje realizację każdego spotkania B2B. 2. Dokumentacja powinna obejmować co najmniej: a) nazwę kontrahenta, b) datę i miejsce i czas trwania spotkania, c) dane przedstawiciela kontrahenta, jeżeli mogą zostać udostępnione, e) wskazanie uczestników ze strony Zamawiającego, f) krótki opis zakresu przeprowadzonych rozmów, g) dokumentację fotograficzną, z uwzględnieniem możliwości jej wykonania i wykorzystania zgodnie z obowiązującymi przepisami. VIII. Raport z realizacji misji gospodarczej 1. W terminie 7 dni kalendarzowych od zakończenia misji Wykonawca przekaże Zamawiającemu raport z jej realizacji. 2. Raport powinien zawierać co najmniej: a) datę i miejsce, cel oraz ramowy i faktycznie zrealizowany plan misji, b) wskazanie pracowników Zamawiającego uczestniczących w misji, c) harmonogram spotkań B2B oraz listę kontrahentów i ich przedstawicieli, w zakresie, w jakim dane te mogą zostać udostępnione, d) opis pozostałych działań zrealizowanych podczas misji, e) dokumentację fotograficzną, f) opis zastosowanych rozwiązań środowiskowych, g) podsumowanie stopnia realizacji celów misji. 3. Do raportu Wykonawca załączy dokumentację potwierdzającą realizację spotkań B2B. 4. Zamawiający może zgłosić uzasadnione uwagi dotyczące zgodności raportu z zakresem zamówienia. Wykonawca uwzględni uwagi i przekaże poprawioną wersję raportu w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. IX. Standard realizacji zamówienia 1. Wykonawca zrealizuje zamówienie z należytą starannością, zgodnie z jego zakresem, profesjonalnym charakterem misji gospodarczej oraz celem projektu. 2. Wykonawca odpowiada za kompleksową koordynację wszystkich usług objętych zamówieniem. 3. Koszty niezbędne do wykonania obowiązków określonych w niniejszym punkcie, w tym organizacji spotkań B2B, wynajmu pomieszczeń i wyposażenia, cateringu, tłumacza, koordynatora oraz przygotowania wymaganej dokumentacji i raportu, muszą zostać uwzględnione w cenie oferty. 4. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Zamawiającego o wszelkich okolicznościach mogących wpłynąć na termin, zakres lub jakość realizacji zamówienia oraz do przedstawienia rozwiązania umożliwiającego prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia. 5. Akceptacja przez Zamawiającego poszczególnych elementów organizacyjnych nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie zamówienia. Termin realizacji zamówienia: 25.11.2026 r. – 29.11.2026 r. – realizacja misji gospodarczej. Warunki udziału: Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: Do postępowania zostaną dopuszczeni Wykonawcy spełniający łącznie wszystkie następujące warunki: 1) Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2) Znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia we wskazanym terminie – weryfikacja na podstawie oświadczenia stanowiącego integralną część oferty. 3) Brak powiązań z Zamawiającym – weryfikacja na podstawie oświadczenia stanowiącego integralną część oferty. Wiedza i doświadczenie: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie umożliwiające poprawną realizację zamówienia. Co za tym idzie, posiadają doświadczenie w realizacji adekwatnych przedmiotów zamówienia. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) zrealizował należycie co najmniej 2 usługi polegające na organizacji zagranicznej misji gospodarczej połączonej z organizacją spotkań biznesowych. Weryfikacja spełnienia warunku nastąpi na podstawie oświadczenia oraz wykazu należycie wykonanych usług zamieszczonego w Załączniku nr 2 – Zbiorze oświadczeń. Wykaz powinien obejmować co najmniej dwie usługi i zawierać zakres każdej usługi, datę jej wykonania oraz nazwę podmiotu, na rzecz którego została wykonana. *Pod pojęciem misji gospodarczej rozumie się wydarzenie z udziałem przedsiębiorców o charakterze międzynarodowym, obejmujące m.in. spotkania biznesowe i/lub zagraniczne targi i/lub wizyty studyjne i/lub spotkania towarzyszące, poza granicami Polski. Potencjał techniczny: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają potencjał techniczny umożliwiający poprawną realizację zamówienia – za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia stanowiącego integralną część oferty. Osoby zdolne do wykonania zamówienia: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają zasoby kadrowe umożliwiające poprawną realizację zamówienia – za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia stanowiącego integralną część oferty. Sytuacja ekonomiczna i finansowa: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, którzy znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia – za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia stanowiącego integralną część oferty. Dodatkowe warunki udziału: 1. Wykluczeniu z postępowania podlegają Wykonawcy, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c. pozostawaniu z Wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. W przypadku Wykonawcy wykluczonego na podstawie powyższych przesłanek Zamawiający odrzuca ofertę takiego Wykonawcy. Oferent spełni warunek poprzez potwierdzenie w oświadczeniu stanowiącym załącznik do Zapytania. 2. W ubieganiu się o udzielenie zamówienia mogą uczestniczyć Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki tj. Kryteria środowiskowe: w ramach organizacji spotkań B2B, obejmującej w szczególności wynajem pomieszczeń i sprzętu oraz zapewnienie cateringu, Wykonawca zobowiązany jest stosować następujące rozwiązania ograniczające negatywny wpływ realizacji zamówienia na środowisko: a) ograniczenie ilości wytwarzanych odpadów, w szczególności poprzez rezygnację z jednorazowych produktów wykonanych z tworzyw sztucznych, w tym plastikowych kubków, talerzy, sztućców, mieszadełek i słomek, na rzecz produktów wielorazowych albo wykonanych z materiałów nadających się do recyklingu lub biodegradowalnych; b) racjonalne zamawianie cateringu, polegające na dostosowaniu rodzaju i ilości zamawianych produktów do liczby uczestników spotkań B2B, w celu ograniczenia marnowania żywności. Za spełnienie powyższego warunku Zamawiający uzna złożenie przez Wykonawcę podpisanego oświadczenia, stanowiącego integralną część oferty. Wykonawca opisze zastosowane rozwiązania środowiskowe w raporcie z realizacji misji. 3. Z możliwości ubiegania się o zamówienie wykluczone są podmioty, które podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, a także podmioty, wobec których zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 w brzmieniu nadanym Rozporządzeniem Rady (UE) nr 2022/576. W przypadku Wykonawcy wykluczonego na podstawie powyższych przesłanek Zamawiający odrzuca ofertę takiego Wykonawcy. Oferent spełni warunek poprzez potwierdzenie w oświadczeniu stanowiącym załącznik do Zapytania. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia podpisanych dokumentów/oświadczeń: • Załącznik nr 1 – Formularza Ofertowego • Załącznik nr 2 – Zbioru oświadczeń • Pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisania oferty (jeśli nie wynika z dokumentów rejestrowych) Kryteria oceny ofert: Kryteria dopuszczające: a) złożenie oferty w terminie, b) przygotowanie oferty zgodnie z określonymi wymaganiami, c) przedstawienie wszystkich wymaganych załączników do zapytania ofertowego, d) zakres oferowanej usługi jest zgodny z określonymi wymogami. Liczba punktów w kryterium „Cena netto w PLN” (waga: 100%) zostanie obliczona wg następującego wzoru: C = Cn / Cb x 100 pkt gdzie: C – liczba punktów przypisanych ofercie badanej w kryterium „Cena netto w PLN” Cn – najniższa cena ze wszystkich ofert [PLN] Cb – cena oferty badanej [PLN] Miejsce realizacji: Stambuł