Zapytanie ofertowe 2/S/IPH/PCE/2026 a przeprowadzenie prelekcji na temat „Negocjacje i budowanie relacji biznesowych na rynkach zagranicznych” podczas seminarium w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.

Zapytanie ofertowe 2/S/IPH/PCE/2026 a przeprowadzenie prelekcji na temat „Negocjacje i budowanie relacji biznesowych na rynkach zagranicznych” podczas seminarium w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie prelekcji na temat „Negocjacje i budowanie relacji biznesowych na rynkach zagranicznych” podczas seminarium w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 2. Termin wydarzenia: 08.12.2026r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji ww. wydarzenia. 3. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. A. Przygotowanie i przeprowadzenie prelekcji na temat „Negocjacje i budowanie relacji biznesowych na rynkach zagranicznych” podczas seminarium. Oczekiwany zakres tematyczny to: a) Moduł I. Przygotowanie do negocjacji z zagranicznym kontrahentem • Określanie celów, priorytetów i oczekiwanych rezultatów negocjacji. • Ustalanie minimalnych akceptowalnych warunków współpracy i granic ustępstw. • Przygotowanie argumentów handlowych oraz identyfikacja przewag konkurencyjnych przedsiębiorstwa. • Analiza potrzeb, interesów i oczekiwań potencjalnego partnera biznesowego.. Moduł II. Prowadzenie rozmów handlowych w środowisku międzynarodowym • Struktura i przebieg spotkania negocjacyjnego z zagranicznym kontrahentem. • Prezentowanie oferty przedsiębiorstwa i argumentowanie jej wartości. • Rozpoznawanie potrzeb kontrahenta poprzez zadawanie właściwych pytań i aktywne słuchanie. Moduł III. Różnice kulturowe w negocjacjach międzynarodowych • Różnice w komunikacji, sposobie wyrażania oczekiwań i podejściu do czasu. • Znaczenie hierarchii, relacji osobistych i budowania zaufania w kontaktach biznesowych. • Dostosowanie strategii negocjacyjnej do specyfiki rynku docelowego. Moduł IV. Techniki i strategie negocjacyjne w eksporcie • Negocjowanie ceny, wielkości zamówień, terminów realizacji, warunków płatności i dostaw. • Ustalanie zasad wyłączności handlowej i innych warunków współpracy. • Obrona ceny i uzasadnianie wartości oferty bez nieuzasadnionego obniżania marży. • Reagowanie na presję cenową, trudne żądania i próby wymuszania dodatkowych ustępstw. • Stosowanie technik argumentacji, zadawania pytań i kontrolowanego udzielania ustępstw. Moduł V. Najczęstsze błędy w negocjacjach międzynarodowych • Niedostateczne przygotowanie do rozmów i brak jasno określonych celów. • Nieznajomość potrzeb kontrahenta oraz specyfiki rynku docelowego. • Zbyt szybkie ustępowanie w kwestii ceny i nieprzemyślane przyjmowanie warunków partnera. • Nieprecyzyjne formułowanie ustaleń dotyczących zakresu współpracy, dostaw i płatności. • Sposoby zapobiegania błędom i ograniczania ich konsekwencji dla eksportera. Moduł VI. Budowanie zaufania i długofalowych relacji biznesowych • Budowanie wiarygodności przedsiębiorstwa i wzmacnianie zaufania zagranicznego partnera. • Znaczenie terminowości, transparentności i konsekwencji w realizacji ustaleń. • Rozwijanie kontaktów biznesowych i utrzymywanie relacji po zakończeniu negocjacji. • Prowadzenie działań następczych po spotkaniu, w tym korespondencji i kontaktu handlowego. 4. Forma przeprowadzenia prelekcji: wykład, prezentacja multimedialna, praktyczne przykłady związane z tematem prelekcji; 5. Seminarium odbędzie się w sali konferencyjnej w Villi Tradycja, ul. Włókiennicza 5, 15-464 Białystok, w godzinach 9:00 – 14:00, planowana liczba ok. 25 uczestników. 6. Czas trwania prelekcji to ok. 3 godziny zegarowe. 7. Uczestnicy seminarium muszą mieć możliwość zadawania pytań prelegentowi oraz dyskusji; 8. Wymagana dostępność prelegenta przez 1 godzinę zegarową po prelekcji w celu prowadzenia rozmów z przedsiębiorcami w kuluarach po zakończeniu prelekcji; 9. Wymagane jest przygotowanie i udostępnienie Zamawiającemu i uczestnikom seminarium prezentacji 10. multimedialnej – w tym oznaczenie prezentacji logówkami projektu (szablon zostanie dostarczony przez Zamawiającego w późniejszym terminie); 11. Zamawiający nie dopuszcza realizacji prelekcji w trybie on-line. Warunki udziału: Sytuacja ekonomiczna i finansowa: 1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: • Oferent znajduje się w sytuacji prawnej, ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; • Oferent nie jest przedmiotem wszczętego postępowania upadłościowego, ani jego upadłość nie jest ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym; • Oferent nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. 2. Ponadto, w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, tj. powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 3. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 i 2 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenia Oferenta”). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona. Wiedza i doświadczenie: O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent, który: a) prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia, b) ponadto w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert wykonał co najmniej 3 realizacje usług polegających na przeprowadzeniu prelekcji „Negocjacje i budowanie relacji biznesowych na rynkach zagranicznych” lub o tematyce zgodnej lub zbliżonej do opisanej w pkt. III. A. Oferent zapewnia również, że osoba/osoby oddelegowane do realizacji przedmiotu zamówienia posiadają co najmniej 2 letnie doświadczenie w realizacji usług polegających na przeprowadzeniu prelekcji w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III niniejszego zapytania. Dodatkowe warunki udziału: 1. Oferent może złożyć w niniejszym postępowaniu tylko jedną ofertę. Złożenie dwóch lub więcej ofert będzie skutkowało odrzuceniem wszystkich złożonych ofert. 2. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy złożą oferty niekompletne tj. nie zawierające oświadczeń́ i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym lub jeżeli oświadczenia i załączniki nie będą w pełni wypełnione. 3. Zamawiający zastrzega możliwość wykluczenia Oferenta z powodu zaproponowania rażąco niskiej ceny za realizację przedmiotu zamówienia. 4. W związku z wykluczeniem Oferenta lub odrzuceniem oferty, Oferentowi nie przysługują środki ochrony prawnej. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: Wymagane dokumenty 1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Formularz ofertowo-cenowy, 2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu, 3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie – Wykaz realizacji MIEJSCE, TERMIN ORAZ FORMA SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 – formularz ofertowo – cenowy, podpisać przez osobę upoważnioną do podpisywania oferty w imieniu Oferenta i wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami złożyć w Bazie Konkurencyjności (BK2021) 2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 13.11.2026 r. o godz. 12:00 3. Oferty złożone w inny sposób, jak wymieniony w pkt. 1, po terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane. 4. Komunikacja w postępowaniu m.in. wymiana informacji między Zamawiającym a Oferentem oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie tylko za pomocą Bazy Konkurencyjności (BK2021). 5. Oferta i załącznik do oferty (oświadczenia i inne dokumenty np. pełnomocnictwo jeśli dotyczy) muszą być podpisane przez upoważnionych przedstawicieli oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Oferenta: • Formularz ofertowo-cenowy i załączniki powinny być opieczętowane pieczęcią imienną i podpisane przez osobę uprawnioną do podpisania oferty lub podpisane pełnym imieniem i nazwiskiem przez osobę uprawnioną do podpisania oferty w sposób umożliwiający odczytanie imienia i nazwiska; • W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa; • poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem); • w przypadku podpisywania oferty lub poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumentach rejestracyjnych (ewidencyjnych) Oferenta, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa Dokumenty składane w postępowaniu mogą być również podpisywane podpisem elektronicznym zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym)lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa. W przypadku podpisywania dokumentów na podstawie pełnomocnictwa, należy dołączyć do dokumentacji również pełnomocnictwo. 6. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) wypełnione i podpisane w inny sposób jak opisany w pkt. 5 nie będą rozpatrywane. CZAS ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca jest związany przedłożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. Kryteria oceny ofert: Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punktów za kryterium cena brutto Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą. Miejsce realizacji: Białystok