Zapytanie ofertowe AS/13/2026 z dnia 27.10.2026 na usługę obejmującą świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych i wynajmu sali na potrzeby organizacji spotkania w Warszawie

Zapytanie ofertowe AS/13/2026 z dnia 27.10.2026 na usługę obejmującą świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych i wynajmu sali na potrzeby organizacji spotkania w Warszawie Przedmiotem zamówienia jest umożliwienie przeprowadzenia spotkania dla około 6 osób w dniu 26.11.2026 w Warszawie. Na usługę objętą niniejszym zapytaniem składa się: • udostępnienie sali spotkań na 1 dzień dla około 6 osób • zapewnienie następujących posiłków: dla około 6 osób: obiad i przerwa kawowa w dniu 26.11.2026r. oraz kolacji w dniu 25.11.2026 dla około 6 osób. • zapewnienie noclegów z 25 na 26 grudnia 2026 dla około 6 osób ze śniadaniem A. SALA SPOTKAŃ (usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji – zapewnienie sali spotkań ) 1. Wynajem sali na 1 dzień dla grupy około 6- osobowej w dniu 26.11.2026 2. Standard sali: a) sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane jest spotkanie. „Zdrowi i aktywni w pracy-wsparcie aktywności zawodowej osób starszych” 3. Wymagane wyposażenie sali: stół i wygodne krzesła- ustawione w układzie konferencyjnym dla 6 osób, stabilne łącze internetowe (uwzględnione w ofercie załącznik nr 3); oraz flipchart, blok papierowy i flamastry (uzupełniane w razie potrzeby), rzutnik multimedialny + ekran lub duży monitor i laptop. 4. Dostępność sali na spotkanie w godzinach: 8:00-16:00 w dniu 26.11.2026r 5.Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów organizacyjnych i technicznych w trakcie spotkania. 6. Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób w sali plakatu A3. 7. Sala spełnia wymogi architektoniczne zgodne z Załącznikiem nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027 do „Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”. Dla osób z niepełnosprawnościami zapewniony będzie dostęp do sali i toalet. B. NOCLEGI ZE ŚNIADANIAMI hotelarskie usługi noclegowe (zapewnienie noclegów dla uczestników spotkania) 1. Pokoje jednoosobowe z łazienkami dla uczestników spotkania o standardzie hotelowym nie niższym niż 2* zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie w wersji obowiązującej na dzień publikacji zapytania. Cena pokoju zawiera koszt śniadania i obejmuje nocleg w połowie w pokojach 1-osobowych. Zapotrzebowanie wraz z liczbą pokoi jednoosobowych będzie zgłaszane na bieżąco przed warsztatami, w zależności od potrzeb uczestników/czek. 2. W przypadku osób z niepełnosprawnością Wykonawca zapewni pokoje przystosowane do ich potrzeb. 3. Miejsce noclegów oraz realizacji spotkania powinno być usytuowane w takiej części miejscowości, aby odległość od najbliższego dworca PKP lub dworca PKS umożliwiała uczestnikom szybki i dogodny dojazd środkami komunikacji publicznej lub dojście piesze. Łączny czas dojazdu środkami transportu publicznego, obejmujący zarówno czas przejazdu, jak i ewentualne przesiadki, nie powinien przekraczać 30 minut, o ile podróż przebiega bez zakłóceń. Lokalizacja obiektu powinna zapewniać łatwy dostęp do przystanków komunikacji publicznej, odpowiednią częstotliwość kursów oraz komfortowe warunki dotarcia na miejsce realizacji „Zdrowi i aktywni w pracy-wsparcie aktywności zawodowej osób starszych” spotkania. Obiekt musi być położony w odległości nie większej niż 600 m od najbliższego przystanku komunikacji publicznej lokalnej. 4. Pokoje muszą znajdować się w tym samym budynku co sala spotkań albo dostęp do sali, która zlokalizowana jest w innym budynku niż pokoje musi zapewniać pełną dostępność dla osób z niepełnosprawnościami zgodnie z Załącznikiem nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027 do „Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”. C. WYŻYWIENIE 1. Przerwa kawowa: dla jednodniowego spotkania 1 przerwa kawowa uzupełniana w razie potrzeby. Przerwa obejmuje: kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki, kruche ciastka, owoce, orzechy itp. − powinna uwzględniać specjalne potrzeby osób (np. wegetariańskie, bezglutenowe), − powinna zapewniać zróżnicowanie serwowanych drobnych słonych lub słodkich przekąsek, − jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców; 2. Obiad (1 dzień spotkania) – obejmujący dwa dania (zupa i drugie danie) oraz napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach). W razie potrzeby (wcześniejsze zgłoszenie Wykonawcy) zostanie zapewniony posiłek/łki specjalny/e (np. wegetariańskie, bezglutenowe, bez laktozy). Jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 3. Kolacja (w przeddzień spotkania tj. w dniu zameldowania w hotelu) –- obejmująca jedno danie ciepłe, pieczywo, wybór wędlin, serów i świeżych warzyw i owoców, kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier, cytrynę. W razie potrzeby (wcześniejsze zgłoszenie Wykonawcy) zostanie zapewniony posiłek/łki specjalny/e (np. wegetariańskie, bezglutenowe, bez laktozy). Jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. „Zdrowi i aktywni w pracy-wsparcie aktywności zawodowej osób starszych” 4. Zapotrzebowanie na posiłki będzie zgłaszane z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 3 dni przed warsztatami. 5. Dla spotkania wszystkie posiłki są zapewnione w tym samym budynku co noclegi. 6. Posiłki muszą spełniać następujące warunki jakościowe: ✓ powinny być przygotowane ze świeżych i naturalnych składników, ✓ powinny być przygotowywane w dniu planowanego spożycia, ✓ przed przygotowaniem, w trakcie i po są przechowywane w odpowiednich warunkach. Warunki udziału: Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który spełnia jednocześnie następujące warunki: 1. Potwierdzi, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakazują obowiązek ich posiadania. Na potwierdzenie przedmiotowego warunku Wykonawca złoży stosowne oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu, którego treść zawarta jest w Załączniku nr 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Dodatkowe warunki udziału: Potwierdzi, że - nie jest powiązany kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, w szczególności poprzez: a) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji ( o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z Zamawiającym, jego zastępcą prawnym lub członkami organu zarządzającego lub organu nadzorczego Zamawiającego. e) Pozostawanie z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. - nie jest objęty sankcjami międzynarodowymi określonymi w prawie Unii Europejskiej i prawie polskim, w tym przede wszystkim w rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, z późniejszymi zmianami) oraz ustawie o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507, Dz.U. z 2025 r. poz.172). Na potwierdzenie przedmiotowego warunku Wykonawca złoży stosowne oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, którego treść zawarta jest w Załączniku nr 2. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia. Kryteria oceny ofert: ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: Wartość punktowa dla ceny oferty (PC)= oferta z najniższą ceną ofertową brutto (C min) ÷ cena ofertowa brutto oferty ocenianej (C oferty) x 100 x 80% PC=C min/C oferty x 100x 80% Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 80 pkt. Zatrudnienie na umowę o pracę. Wykonawca otrzyma 10 pkt, jeżeli osoby bezpośrednio zaangażowane w wykonywanie przedmiotu zamówienia mają zawarte umowy o pracę na czas nieokreślony w wymiarze co najmniej ½ etatu. Oferta, która nie spełnia kryterium otrzyma w tym zakresie 0 pkt. Na podstawie Zał.4. Zatrudnienie osoby/osób z niepełnosprawnością. Wykonawca otrzyma 10 pkt, jeżeli zapewni, że do realizacji umowy zostanie skierowana co najmniej 1 osoba z niepełnosprawnością w wymiarze co najmniej ½ etatu. Oferta, która nie będzie spełniała kryterium otrzyma w tym zakresie 0 pkt. Na podstawie Zał.5. Miejsce realizacji: Warszawa