Zapytanie ofertowe dotyczące organizacji spotkania Mikołajkowego w ramach projektu „Krok w przyszłość” realizowanego w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021 – 2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. Priorytet 9: Włączenie i integracja EFS+;Działanie 9.9: System Pieczy Zastępczej

Zapytanie ofertowe dotyczące organizacji spotkania Mikołajkowego w ramach projektu „Krok w przyszłość” realizowanego w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021 – 2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. Priorytet 9: Włączenie i integracja EFS+;Działanie 9.9: System Pieczy Zastępczej Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie, organizacja i przeprowadzenie spotkania mikołajkowego dla około 150 osób, skierowanego do rodzin z dziećmi. Wydarzenie ma na celu integrację uczestników, wspólne spędzenie czasu w atmosferze świątecznej oraz zapewnienie dzieciom i ich rodzinom atrakcyjnych form aktywności, zabawy i rozwijania kreatywności. 2. Zakres zamówienia obejmuje zapewnienie następujących usług i elementów: a) Poczęstunek dla około 150 osób Zapewnienie poczęstunku w formie tzw. finger food, obejmującego w szczególności: • mini kanapki; • tortille; • przekąski słone i słodkie; • napoje. b) Animacje dla dzieci i rodzin Zapewnienie pracy 5 animatorów, przez 4 godziny, odpowiedzialnych za prowadzenie zabaw integracyjnych, gier ruchowych, konkursów i animacji tematycznych związanych ze świętami Bożego Narodzenia. Animatorzy powinni posiadać doświadczenie w pracy z dziećmi, umiejętność nawiązywania kontaktu z uczestnikami, komunikatywność oraz pozytywne nastawienie. Wymagane jest wykorzystanie strojów tematycznych, np. elfów, reniferów lub śnieżynek. c) Wynajem Mikołaja Zapewnienie osoby wcielającej się w postać Świętego Mikołaja, posiadającej doświadczenie w pracy z dziećmi, cechującej się ciepłym i przyjaznym usposobieniem oraz umiejętnością budowania świątecznej atmosfery. Strój Mikołaja powinien być estetyczny, wysokiej jakości, wykonany z materiałów o wyglądzie premium, takich jak aksamit i wysokiej jakości futerko syntetyczne. Powinien obejmować odpowiednio wykonany pas, buty oraz brodę. Zakres usługi obejmuje również zakup i zapewnienie czekoladowych figurek Mikołaja dla uczestników spotkania, w liczbie 150 sztuk, o masie jednostkowej minimum 60 g każda. d) Warsztat bajkoterapii Organizacja i przeprowadzenie 3-godzinnego warsztatu bajkoterapii przez 2 osoby prowadzące. Zajęcia powinny mieć charakter relaksacyjny i rozwojowy oraz obejmować czytanie bajek terapeutycznych, rozmowy z dziećmi i zabawy dostosowane do ich wieku oraz potrzeb. e) Warsztat tworzenia bombek świątecznych Organizacja i przeprowadzenie 3-godzinnego warsztatu przez 2 osoby prowadzące. Wykonawca zapewni wszystkie materiały niezbędne do przeprowadzenia zajęć, w szczególności bombki, farby, brokaty, pędzelki, kleje, wstążki i inne elementy dekoracyjne. f) Zajęcia edukacyjne i ruchowe dla młodszych dzieci Organizacja i przeprowadzenie 4-godzinnych zajęć edukacyjnych i ruchowych o tematyce świątecznej, dostosowanych do wieku młodszych dzieci. Zajęcia powinny łączyć naukę z zabawą oraz wykorzystywać pomoce dydaktyczne, rekwizyty i materiały wspierające aktywne uczestnictwo dzieci. g) Wynajem sprzętu nagłaśniającego Zapewnienie sprzętu nagłaśniającego niezbędnego do prawidłowego przeprowadzenia wydarzenia, obejmującego w szczególności mikrofony, głośniki i mikser dźwięku, wraz z obsługą techniczną podczas spotkania. h) Wynajem miejsca realizacji wydarzenia Zapewnienie odpowiedniego obiektu na terenie miasta Ełku, umożliwiającego organizację spotkania mikołajkowego dla około 150 osób, z uwzględnieniem udziału rodzin z dziećmi oraz realizacji wszystkich zaplanowanych atrakcji, warsztatów i animacji. Miejsce powinno zapewniać warunki do bezpiecznego i komfortowego udziału uczestników w wydarzeniu oraz możliwość wydzielenia przestrzeni na poszczególne aktywności. i) Obsługa konferansjerska Zapewnienie konferansjera prowadzącego wydarzenie w sposób atrakcyjny, dynamiczny i angażujący, z uwzględnieniem charakteru spotkania oraz potrzeb grupy docelowej, tj. rodzin z dziećmi. Konferansjer będzie odpowiedzialny za zapowiadanie poszczególnych punktów programu, koordynowanie przebiegu wydarzenia oraz zachęcanie uczestników do wspólnej zabawy i udziału w przygotowanych atrakcjach. Warunki udziału: Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: Posiadają uprawienia do wykonywania określonej działalności lub czynności – jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże: • nie figuruje / -ą w Rejestrze Sprawców na Tle Seksualnym, • nie figuruje / -ą Krajowym Rejestrze Karnym. Z uwagi na fakt, iż zamówienie dotyczy pracy z dziećmi i młodzieżą, zgodnie z art. 7b ust. 2 pkt. 5 Ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. 2026 r., poz. 980) – Zamawiający nie dopuszcza realizacji zamówienia przez osobę figurującą w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji osób wskazanych do realizacji zamówienia w ww. Rejestrze. Sytuacja ekonomiczna i finansowa: są w odpowiedniej sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację zlecenia Wiedza i doświadczenie: minimum dwuletnie doświadczenie w organizacji podobnych wydarzeń (wykaz usług – załącznik nr 5). Kryteria oceny ofert: Kryterium ceny (Kc) – 80% Liczba punktów = (Cmin/Cof) x 100 x waga gdzie: Cmin – najniższa cena z spośród wszystkich ofert Cof – cena podana w badanej ofercie Kryterium społeczne (Ks) – waga kryterium 10% Kryterium – Doświadczenie osoby/osób skierowanych do realizacji zamówienia (Wd) – 10% - 2 lata – 0 pkt - 3 lata – 10 pkt Miejsce realizacji: Ełk