ZAPYTANIE OFERTOWE NR UNIFEQ/3/2026

ZAPYTANIE OFERTOWE NR UNIFEQ/3/2026 I. TYTUŁ I NUMER ZAPYTANIA OFERTOWEGO Zapytanie ofertowe nr UNIFEQ/3/2026 dotyczące wynajmu powierzchni wystawienniczej podczas targów ENFORCE TAC 2027 w Norymberdze. II. INFORMACJA O ZAMÓWIENIU W związku z realizacją projektu pn. „Promocja innowacyjnej marki UNIFEQ Uniformed Equipment oraz marki Polskiej Gospodarki na rynkach międzynarodowych”, nr FENG.02.25-IP.02-0220/25, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki, Priorytet „Środowisko sprzyjające innowacjom”, Działanie „Promocja marki innowacyjnych MŚP”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, Zamawiający zaprasza do składania ofert na wynajem 80 m² powierzchni wystawienniczej podczas targów ENFORCE TAC 2027 w Norymberdze. Tryb udzielania zamówienia Zamówienie udzielane będzie w trybie postępowania ofertowego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Postępowanie prowadzone jest za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności (BK2021). III. NAZWA, ADRES I DANE ZAMAWIAJĄCEGO UNIFEQ EUROPE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Aleja Jana Chrystiana Szucha 13/15 / 1A 00-580 Warszawa NIP: 1182060042 IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wynajem 80 m² powierzchni wystawienniczej podczas targów ENFORCE TAC 2027, które odbędą się w dniach 1–3 marca 2027 r. w centrum wystawienniczym NürnbergMesse w Norymberdze w Niemczech. Powierzchnia zostanie przeznaczona do prezentacji oferty produktowej marki UNIFEQ Uniformed Equipment oraz prowadzenia rozmów handlowych z potencjalnymi klientami, dystrybutorami i partnerami biznesowymi. 2. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia a) Powierzchnia wystawiennicza: zapewnienie 80 m² powierzchni wystawienniczej podczas targów ENFORCE TAC 2027 w Norymberdze, przeznaczonej do prezentacji oferty produktowej marki UNIFEQ Uniformed Equipment. b) Możliwość prezentacji produktów: powierzchnia powinna umożliwiać prezentację systemu umundurowania modułowo-adaptacyjnego w różnych konfiguracjach, w tym na co najmniej czterech manekinach oraz na powierzchniach poziomych. c) Dostęp do ekspozycji: układ powierzchni powinien umożliwiać swobodne poruszanie się zwiedzających oraz dostęp do prezentowanych produktów. d) Przestrzeń do rozmów handlowych: zapewnienie możliwości prowadzenia bezpośrednich rozmów z potencjalnymi klientami, dystrybutorami i partnerami biznesowymi, w tym organizacji spotkań o charakterze handlowym i biznesowym. e) Wspólna przestrzeń wystawiennicza i eventowa: możliwość korzystania ze wspólnej przestrzeni przeznaczonej do prezentacji oferty kilku wystawców z komplementarnych obszarów branży obronnej, umundurowania, wyposażenia służb mundurowych lub bezpieczeństwa. Przestrzeń powinna umożliwiać prezentację uzupełniających się produktów i rozwiązań oraz organizację spotkań biznesowych z udziałem przedstawicieli różnych podmiotów. f) Strefa spotkań i hospitality: zapewnienie dostępu do przestrzeni umożliwiającej organizację nieformalnych spotkań biznesowych, w szczególności z wykorzystaniem stolików i miejsc siedzących. Dopuszcza się również dostęp do strefy hospitality, w tym strefy serwowania napojów lub poczęstunku, o ile jest ona przewidziana w ofercie Wykonawcy. g) Zaplecze do spotkań biznesowych: możliwość korzystania z wydzielonej sali konferencyjnej lub innej odpowiednio zorganizowanej przestrzeni umożliwiającej przeprowadzanie spotkań z klientami, dystrybutorami, partnerami biznesowymi i delegacjami zagranicznymi, w warunkach zapewniających odpowiedni poziom prywatności. h) Obsługa eventowa: możliwość zapewnienia organizacyjnego i technicznego wsparcia wydarzeń towarzyszących prezentacji wystawienniczej, w szczególności spotkań biznesowych, prezentacji produktowych, spotkań networkingowych oraz wydarzeń skierowanych do zaproszonych gości. Zakres obsługi, dostępność personelu oraz ewentualne dodatkowe koszty powinny zostać określone w ofercie. i) Komplementarność oferty wystawców: wspólna przestrzeń powinna umożliwiać prezentację produktów i rozwiązań uzupełniających ofertę Zamawiającego, w szczególności w zakresie wyposażenia indywidualnego, umundurowania, ochrony osobistej, wyposażenia taktycznego lub innych rozwiązań wykorzystywanych przez wojsko i służby mundurowe. j) Organizacja przestrzeni: układ powierzchni powinien umożliwiać wyodrębnienie strefy prezentacji produktów, strefy rozmów handlowych oraz – w miarę dostępności i zakresu oferty – wspólnej strefy spotkań. k) Dostępność: organizacja przestrzeni powinna uwzględniać potrzeby osób z niepełnosprawnościami, w szczególności osób poruszających się na wózkach inwalidzkich, poprzez zapewnienie odpowiedniej przestrzeni komunikacyjnej i dostępu do prezentowanych produktów. l) Informacje o wspólnej przestrzeni: Wykonawca powinien przedstawić informacje dotyczące proponowanej organizacji wspólnej przestrzeni, jej funkcji, dostępnego wyposażenia, zasad korzystania z niej przez wystawców oraz zakresu ewentualnej obsługi eventowej. m) Powierzchnia wystawiennicza: zapewnienie 80 m² powierzchni wystawienniczej podczas targów ENFORCE TAC 2027 w Norymberdze, w formie stoiska narożnego o wymiarach 8 × 10 m, przeznaczonego do prezentacji oferty produktowej marki UNIFEQ Uniformed Equipment. n) Charakter i lokalizacja powierzchni wystawienniczej: powierzchnia powinna znajdować się w hali lub strefie wystawienniczej przeznaczonej dla branży obronnej, wyposażenia indywidualnego żołnierzy i służb mundurowych, umundurowania, ochrony osobistej, wyposażenia taktycznego lub rozwiązań związanych z bezpieczeństwem. Lokalizacja powinna umożliwiać prezentację produktów Zamawiającego w otoczeniu wystawców oferujących produkty i rozwiązania o zbliżonym lub komplementarnym charakterze. 3. Cena Cena oferty powinna obejmować całkowity koszt wynajmu 80 m² powierzchni wystawienniczej. w tym wynajmu powierzchni, dostępu do wspólnej przestrzeni i obsługi eventowej Wykonawca zobowiązany jest wskazać cenę jednostkową za 1 m² powierzchni oraz całkowitą cenę realizacji zamówienia. Wszelkie obowiązkowe opłaty związane z wynajmem powierzchni powinny zostać uwzględnione w cenie oferty. V. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Termin targów: 1–3 marca 2027 r. Powierzchnia wystawiennicza powinna zostać udostępniona w terminie umożliwiającym przygotowanie ekspozycji zgodnie z regulaminem organizatora targów. 2. Miejsce realizacji zamówienia: NürnbergMesse GmbH Messezentrum 1 90471 Nürnberg, Niemcy. VI. OGÓLNE WYMAGANIA DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ JEGO REALIZACJI 1. Płatność nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury, zgodnie z warunkami umowy. 2. Szczegółowe warunki płatności, w tym termin płatności, zostaną określone w umowie zawartej z wybranym Wykonawcą. 3. Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: a) zapewnienia wynajmu powierzchni wystawienniczej o wielkości 80 m² w terminie określonym w zapytaniu; b) zapewnienia możliwości wykorzystania powierzchni zgodnie z jej przeznaczeniem i wymaganiami określonymi w pkt IV; c) zapewnienia zgodności realizacji zamówienia z regulaminem oraz wymaganiami organizatora targów; d) przekazania Zamawiającemu informacji niezbędnych do prawidłowego korzystania z wynajętej powierzchni; e) przekazania dokumentów potwierdzających realizację zamówienia, jeżeli ich przekazanie będzie wymagane na podstawie umowy lub przepisów prawa. 4. Wszystkie obowiązkowe koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia powinny zostać uwzględnione w cenie oferty. VII. NAZWA I KOD OKREŚLONE WE WSPÓLNYM SŁOWNIKU ZAMÓWIEŃ (CPV) • 79956000-0 – Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw. VIII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać wyłącznie za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności (BK2021) w terminie do dnia 12.11.2026 r. 2. Oferty złożone po upływie terminu składania ofert nie będą rozpatrywane. 3. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 10 dni od dnia upływu terminu składania ofert. 4. Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia: Imię i nazwisko: Marcin Jóźwiakowski E-mail: marcin.jozwiakowski@unifeq.eu Tel.: +48 453 070 719 Strona internetowa: unifeq.eu Warunki udziału: Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: I. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Dokumenty wymagane wraz z ofertą Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą: a) Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy; b) Załącznik nr 2 – Oświadczenie Wykonawcy; c) pełnomocnictwo – jeżeli dotyczy. 2. Wymagania dotyczące oferty 2. Oferta powinna zostać podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 3. Oferta może zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo w inny sposób dopuszczony przez funkcjonalności Bazy Konkurencyjności i obowiązujące przepisy. 4. Zamawiający dopuszcza złożenie skanów dokumentów podpisanych odręcznie przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy, o ile jest to dopuszczalne przez funkcjonalności Bazy Konkurencyjności i obowiązujące przepisy. 5. Oferta powinna zawierać cenę całkowitą za realizację przedmiotu zamówienia. 6. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w cenie wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia. 7. Złożenie oferty oznacza akceptację warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym i jego załącznikach. II. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY 1. Administratorem danych osobowych jest UNIFEQ EUROPE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, z siedzibą przy Alei Jana Chrystiana Szucha 13/15 / 1A, 00-580 Warszawa. 2. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia pn. „Zapytanie ofertowe nr UNIFEQ/3/2026”, prowadzonego zgodnie z zasadą konkurencyjności, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. 3. Odbiorcami danych osobowych mogą być osoby lub podmioty uprawnione do uzyskania dokumentacji postępowania na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz zasad realizacji projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. 4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa oraz dokumentami regulującymi realizację i rozliczenie projektu, a po jego upływie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń, jeżeli będzie to wymagane. 5. Podanie danych osobowych jest wymagane w zakresie niezbędnym do udziału w postępowaniu oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa. Niepodanie danych wymaganych może uniemożliwić udział w postępowaniu. 6. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO. 7. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje, w zakresie przewidzianym przepisami RODO: a) prawo dostępu do danych osobowych na podstawie art. 15 RODO; b) prawo do sprostowania danych osobowych na podstawie art. 16 RODO; c) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 18 RODO; d) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO. 8. W zakresie przewidzianym przepisami RODO nie przysługuje: a) prawo do usunięcia danych osobowych w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego; b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO, jeżeli nie są spełnione przesłanki określone w tym przepisie; c) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dodatkowe warunki udziału: I. WYKLUCZENIE WYKONAWCY I ODRZUCENIE OFERTY 1. Czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 2. W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może zostać udzielone podmiotowi powiązanemu z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. 3. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się w szczególności: a) uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika; b) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, związanie z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawanie we wspólnym pożyciu z Wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub nadzorczych Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia c) pozostawanie z Wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem. 4. Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Wykonawcy podlegający wykluczeniu na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r., dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu obowiązującym w dniu prowadzenia postępowania. 5. Wykluczeniu podlegają również Wykonawcy objęci przesłankami określonymi w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, w zakresie obowiązującym w dniu prowadzenia postępowania. 6. Oferta może zostać odrzucona w szczególności, jeżeli: a) została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu; b) jej treść jest niezgodna z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowy c) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, a Wykonawca nie wykaże, że oferta umożliwia prawidłową realizację zamówienia; d) została złożona po terminie lub w sposób inny niż za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności. 7. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia albo budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości prawidłowej realizacji zamówienia, Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień, w tym przedstawienia dowodów dotyczących wyliczenia ceny lub kosztu. 8. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na Wykonawcy. 9. Zamawiający może odrzucić ofertę Wykonawcy, który nie złożył wymaganych wyjaśnień albo którego wyjaśnienia wraz z przedstawionymi dowodami nie uzasadniają zaoferowanej ceny lub kosztu. II. POSTANOWIENIA DODATKOWE 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. 4. W przypadku dokonania zmian w treści zapytania ofertowego Zamawiający odpowiednio przedłuży termin składania ofert, jeżeli będzie to konieczne ze względu na zakres wprowadzonych zmian i zapewnienie Wykonawcom odpowiedniego czasu na przygotowanie ofert. 5. Zamawiający może unieważnić postępowanie w przypadkach dopuszczonych przez obowiązujące Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, w szczególności w przypadku wystąpienia obiektywnych okoliczności uniemożliwiających realizację zamówienia. 6. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności. 7. Dokumentacja postępowania może zostać przekazana właściwej Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej lub innej uprawnionej instytucji w celu przeprowadzenia kontroli, zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami realizacji projektu. 8. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie wybranego Wykonawcę do zawarcia umowy. 9. W przypadku odmowy zawarcia umowy przez wybranego Wykonawcę Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, którego oferta uzyskała kolejną najwyższą liczbę punktów, o ile będzie to zgodne z obowiązującymi przepisami i Wytycznymi. 10. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 11. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych. III. OKREŚLENIE WARUNKÓW ISTOTNYCH ZMIAN UMOWY Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy zawartej z wybranym Wykonawcą w przypadku wystąpienia okoliczności mających wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, w szczególności: a) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wymagań właściwych instytucji, mających bezpośredni wpływ na realizację zamówienia; b) wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, niezależne od woli Stron; c) zmiany regulaminu lub wymagań organizatora targów, jeżeli wpływa ona na sposób realizacji przedmiotu zamówienia; d) konieczności zmiany terminu realizacji zamówienia w następstwie okoliczności niezależnych od Stron, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; e) wystąpienia innych obiektywnych okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, pod warunkiem że zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru zamówienia. Zmiany umowy nie mogą prowadzić do naruszenia zasad konkurencyjności ani celu projektu. Zmiany wymagają formy pisemnej lub innej formy przewidzianej w umowie, z zachowaniem wymagań wynikających z obowiązujących przepisów i Wytycznych. Kryteria oceny ofert: Cena 100%: Dokładny opis kryterium i sposób przyznawania punktów znajduje się w załączniku "Zapytanie ofertowe", punkt X i XI Miejsce realizacji: Warszawa