Zapytanie ofertowe numer 51/FERS/NGO/MISTIA dot. organizacji przerwy kawowej dla uczestników spotkań sieciujących pn. „Kawiarenki NGO” w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”

Zapytanie ofertowe numer 51/FERS/NGO/MISTIA dot. organizacji przerwy kawowej dla uczestników spotkań sieciujących pn. „Kawiarenki NGO” w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO” Przedmiotem zamówienia jest usługa dot. organizacji przerwy kawowej dla uczestników spotkań sieciujących pn. „Kawiarenki NGO” w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”, realizowanego w ramach Działania 4.12 Wsparcie NGO w zakresie usług publicznych i współpracy, Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego. Termin: 27.10.2026 r. spotkanie sieciujące dla 15 osób (+/-2 osoby) w godzinach 16.00-19.00 Zamówienie obejmuje: 1. Usługę cateringu: zorganizowanie przerwy kawowej dla 15 osób biorących udział w spotkaniu 27.10.2026 r. od godziny 16.00 do godziny 19.00, w siedzibie FRDL Małopolskiego Instytutu Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Mitkowskiego 6 30-337 Kraków. 1) Przerwa kawowa – serwowana w formie zimnego bufetu: 1. Kawa z ekspresu z możliwością wyboru kawy typu np. espresso, latte itp. Dodatki do kawy: mleko o zawartości tłuszczu minimum 2%, mleko bez laktozy, cukier biały w saszetkach. 0,5l na jedną osobę, 2. Herbata w kopertach (czarna, owocowa). Cukier biały w saszetkach. Cytryna umyta i sparzona, pokrojona w plasterki, 3. Gorąca woda zapewniona w termosach lub warnikach Wykonawcy (0,5l na jedną osobę), 4. Woda: niegazowana - 1 porcja o pojemności 500 ml (łącznie 1 porcja na jedną osobę), 5. Zestaw owoców filetowanych: mix owoców typu: winogrona, jabłka, itp. - 1 porcja o wadze 200 gramów (łącznie 1 porcja na jedną osobę), 6. Przekąski słodkie serwowane w formie bufetu – mix słodyczy typu babeczka, rogalik nadziewany, bułeczka drożdżowa - 1 porcja - 1 sztuka o wadze 100 gramów (łącznie 1 sztuka na jedną osobę). Cena za jedną przerwę kawową dla jednej osoby (uwzględnia punkty od 1 do 6). 2) Wyżywienie musi być zorganizowane w tym samym budynku, w którym znajduje się sala. 3) Zamawiający dopuszcza możliwość podawania posiłków w naczyniach jednorazowego użytku oraz sztućców jednorazowego użytku. 4) Wykonawca zapewni serwis sprzątający, który będzie na bieżąco reagować na sytuacje w trakcie spotkań. 5) Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 ze zm.). 1. Założenia obligatoryjne: 1) Zamawiający zastrzega sobie zmianę zakładanej ilości uczestników na poziomie -/+ 2 osoby; 2) Zamawiający rozliczy się z Wykonawcą za catering zgodnie z liczbą osób potwierdzoną przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni robocze przed spotkaniem; 3) Wykonawca wskazując w formularzu ofertowym ceny usług – gwarantuje stałe ceny usług. Warunki udziału: Wiedza i doświadczenie: Do udziału w postępowaniu dopuszcza się Oferentów, którzy posiadają referencje potwierdzające wykonanie minimum 3 usług o zbliżonych do przedmiotu zamówienia charakterze, tj. organizacji szkoleń/warsztatów/spotkań dla minimum 15 osób (usługa cateringu składająca się z przerwy kawowej) w okresie 3 lat przed dniem opublikowania zapytania ofertowego. Weryfikacja na podstawie referencji potwierdzających wykonanie minimum 3 takich usług (zgodnie z wypełnionym Załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego). Przez „referencje potwierdzające wykonanie usługi” rozumiemy: pisemne rekomendacje od klienta/zleceniodawcy, opinie lub listy referencyjne, w których klient, potwierdza zakres wykonanej usługi, wskazuje czas realizacji, ocenia jakość współpracy lub protokoły odbioru, zaświadczenia lub inne dokumenty potwierdzające zakończenie prac. Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli prawo nakłada obowiązek posiadania tych uprawnień. Potencjał techniczny: Wykonawca usługi oświadcza, że posiada potencjał techniczny, który zostanie wykorzystany do należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Osoby zdolne do wykonania zamówienia: 1) Wykonawca dysponuje osobami zdolnymi do należytego wykonania zamówienia. 2) Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 3) Wobec Wykonawcy nie zachodzą przesłanki wykluczające z możliwości otrzymania wsparcia z programów unijnych i krajowych, wynikające z nałożenia sankcji na Federację Rosyjską na podstawie przepisów: a) rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576; b) ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835); c) rozporządzenia Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz. U. UE L 134 z 20.5.2006, str. 1, z późn. zm.); d) rozporządzenia Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających (Dz. U. UE L 78 z 17.3.2014, str. 6, z późn. zm.); e) Komunikatu Komisji „Tymczasowe kryzysowe ramy środków pomocy państwa w celu wsparcia gospodarki po agresji Rosji wobec Ukrainy” (Dz. U. UE C 131 z 24.3.2022 str. 1). Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: 1. Oferent przygotowuje i przesyła Zamawiającemu ofertę w języku polskim. 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych lub wariantowych. 3. Oferta powinna być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 4. Ofertę należy przygotować na wzorze formularza ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 5. Załączniki są integralną częścią oferty i winny być podpisane w sposób określony dla oferty. 6. Oferta musi zawierać: 1) zawierać nazwę Oferenta oraz jego dane kontaktowe, w tym telefon, adres i adres e-mail, 2) zawierać cenę netto oraz brutto, powoływać się na nr i tytuł zapytania ofertowego np.: „dot. zapytania ofertowego nr 51/FERS/NGO/MISTIA”, 3) zawierać następujące załączniki: a. wypełniony i podpisany Formularz ofertowy (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego), b. podpisane oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym (Załącznik nr 2 zapytania ofertowego), c. podpisane oświadczenie o braku przesłanek do wykluczenia z tytułu przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę (Załącznik nr 3 zapytania ofertowego), d. potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu (oświadczenie znajduje się w formularzu ofertowym), e. referencje potwierdzające wykonanie minimum 3 usług o zbliżonych do przedmiotu zamówienia charakterze, tj. organizacji szkoleń/warsztatów/spotkań dla minimum 15 osób (usługa cateringu składająca się z przerwy kawowej) w okresie 3 lat przed dniem opublikowania zapytania ofertowego. Przez „referencje potwierdzające wykonanie usługi” rozumiemy: pisemne rekomendacje od klienta/zleceniodawcy, opinie lub listy referencyjne, w których klient, potwierdza zakres wykonanej usługi, wskazuje czas realizacji, ocenia jakość współpracy lub protokoły odbioru, zaświadczenia lub inne dokumenty potwierdzające zakończenie prac. 7. Brak jednego z wyżej wymienionych elementów skutkować będzie odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych; Kryteria oceny ofert: Liczba punktów wyliczana wg wzoru: CC = (CCn: CCa ) × 100 pkt CC – Wartość punktowa ceny brutto CCn – Cena brutto najniższa CCa – Cena brutto aktualnie ocenianej oferty Miejsce realizacji: Kraków