ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 65/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ISPO Amsterdam 2027, Holandia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.

ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 65/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ISPO Amsterdam 2027, Holandia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ISPO Amsterdam 2027, Holandia, które odbędą się w dniach listopadzie 2027 r. (3 dni targowe) w Amsterdamie (Holandia) w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy STOWARZYSZENIE MIŁOŚNIKÓW NARTOROLEK „ROLLSPEED NARTOROLKI”, NIP 9662104619, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi ISPO Amsterdam 2027, Holandia, które odbędą się w listopadzie 2027r. (3 dnia targowe) w Amsterdamie, Holandia. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach ISPO Amsterdam 2027, Holandia wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 20 m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności: • wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20m2 (+/-2m2); • wymiary stoiska: 4 m / 5m; • preferowany układ stoiska: narożne, otwarte z dwóch stron (z zapleczem); • preferowana lokalizacja, strefa: Brands / Snow&Ski, preferowany nr 1D-105 • pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów, w tym Marketing Fee (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, itp.); • pokrycie obowiązkowych opłat dodatkowych: Venue Services oraz Insurance; • koszty podłączenia energii elektrycznej, zużycia energii, sprzątania stoiska oraz innych obowiązkowych usług technicznych świadczonych przez organizatora targów. • montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię; B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy: • stoisko prostokątne, zabudowa pełna dwóch ścian od strony sąsiednich stoisk, złączone pod katem 90 stopni, ściany o dł. 5m i 4m. wysokości 2,5 m. wypełnienie z paneli satynowych PCV zadrukowane grafikami lub logotypami na jednolitym tle, pojedynczy element ma wym. 1,0 x 1,25 m h, panele graficzne mocowane na magnesy do ram aluminiowych; • Grafiki: Panele graficzne satynowe PCV zadrukowane grafikami lub logotypami na jednolitym tle, pojedynczy element ma wym. 1,0 x 1,25 m h, panele graficzne mocowane na magnesy do ram aluminiowych. • Kolorystyka: o Ściany białe z nadrukami; lamówka tło czarne z logotypem powielanym kolor biały; o W ścianie 5-metrowej: ścianka kontrująca przezroczysta, wykonana z poliwęglanu i wyposażona w liniowe podświetlenie wewnątrz ramy, niezadrukowane, wykonane z poliwęglanu przezroczyste o wym. 0,5x2,5m h; • Zaplecze socjalne: o wymiary 2mx1,5m wysokość 3m umiejscowione w naprzeciwległym rogu (otwartym od strony skrzyżowania korytarzy na hali), o grafiki na 4 ścianach zaplecza, ściany 2-metrowe grafika pełna z rolkarzem, o ściany 1-metrowe kolor czarny, na nich duży napis logotyp w kolorze białym, o z góry podświetlenie - lampy górne oświetlenie led 50W (6 sztuk), o w ścianie 1-metrowej zaplecza od strony wewnętrznej stoiska umiejscowione są drzwi pełne na zawiasach zamykane na klucz o powierzchni 2 mkw, o w wyposażeniu lada o wym. szer. 1 m x dł. 1 m x gł. 0,5 m z panelami graficznymi z 3 stron, z nadrukami, mały stolik i krzesło składane oraz wieszak z haczykami na okrycia wierzchnie; przedłużacz elektryczny 4 gniazdka. • elementy wyposażenia stoiska: o lada wolnostojąca z półką o wym. front 100x100h, głębokość blatu 50cm, o przed ladą 1 krzesło barowe wysokie, stelaż CHROM, siedzisko miękkie tapicerowane imitacja skóry k. czarny, o podest na eksponaty, prostokątny wym. 90x40 cm h.90 cm, k. biały, blat z płyty k. biały, udźwig do 12 kg / 4 szt., o strefa spotkań / klienta: krzesło wysokie barowe, stelaż CHROM, siedzisko tapicerowane imitacja skóry k. BRĄZ - 4 szt., stolik wysoki barowy prostokątny wym. 120x80 cm, stelaż metalowy k. biały, blat z płyty k. biały, wysokość dopasowana do krzeseł / 2 szt., kwiaty 2 szt.; • elementy dekoracyjne: o wykładzina czerwona w 1 kawałku, bez łączenia, o dwie doniczki grafitowe: plastikowe kwiatki wysokie długie zielone liście smukłe; • rodzaj i parametry oświetlenia: o lampy górne- oświetlenie led 50W światło białe, o na ścianach 4 metrowych – po 4 lampy 100 W, lub długie 4 metrowe taśmy LED mocne światło; o oświetlenie w zapleczu socjalnym - ściany zewnętrzne, jako podświetlenie grafik - 6 sztuk • liczba gniazdek elektrycznych: 3 podwójne oraz zasilanie, 1 szt. obok lady, 2 szt. w ścianach (pośrodku każdej); • przedłużacz elektryczny 4 gniazdka; • elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów: o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. o nadruki graficzne - 3 sztuki: – 1. ROLLSPEED NEW CITY (kolor) x 2: o wymiarach L.2,0 m x H.3,75m, lokalizacja: na dłuższych ścianach zaplecza, 1 - Jedna od strony zewnętrznej - korytarza hali, 2 - drugi od wewnątrz stoiska - ściana z drzwiami; – 2. OLD VINTAGE (sepia) x 1 / L.3,0 m x H.2,5m, sepia, na wskazanej ścianie wewnątrz stoiska, 4 sztuki logotypu: 1. LADA nadruk z 3 stron: front + 2 boczne, 4 strona otwarta z półką, kolorystyka: lada czarne tło, nadruki białe, front / znak graficzny (Rolkarz z logotypu) o wym. H 0,7 m, szerokość proporcjonalnie, umiejscowienie - lewy dolny róg lady, logotyp poziomy Rollspeed szer. 0,3 cm, wysokość proporcjonalnie, umiejscowienie - prawy góry róg ścianki boczne lady x2, 0,5x1,0 m logotyp Rollspeed wysokość 0,8 m, szerokość proporcjonalnie, umiejscowiony pionowo, kierunek liter z góry do dołu; 2. NAD LADĄ - ściana biała, nadruki LOGOTYPY czarne i w kolorach: znaki graficzne o szerokości 50 cm, 20 cm od krawędzi stoiska/lokalizacja: ściana nad ladą, wysokość ok 50 cm; 3. Na ścianie 5-metrowej (naprzeciwko lady, przed zdjęciem OLD VINTAGE): dwa metry od krawędzi zewnętrznej, kolor ściany czarny - na tym tle nadruk okrągłego EMBLEMATU z logotypem / średnica 0,8 m; 4. 2 logotypy jeden za drugim: czarne na białym tle szerokość 0,8 m wysokość proporcjonalnie ok 0,35 m / lokalizacja: umiejscowione na ścianie za ladą; o Wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; • przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; • Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. ........ Ze względu na ograniczoną ilość znaków w niniejszym ogłoszeniu dokładny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku - Zapytanie ofertowe 65 IW PCE z załącznikami . Warunki udziału: Sytuacja ekonomiczna i finansowa: 1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: a) Oferent znajduje się w sytuacji prawnej, ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; b) Oferent nie jest przedmiotem wszczętego postępowania upadłościowego, ani jego upadłość nie jest ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym; c) Oferent nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. 2. Ponadto, w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym oraz Wnioskodawcą STOWARZYSZENIE MIŁOŚNIKÓW NARTOROLEK „ROLLSPEED NARTOROLKI”, NIP 9662104619, tj. powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą oraz powiązania między Wnioskodawcą STOWARZYSZENIE MIŁOŚNIKÓW NARTOROLEK „ROLLSPEED NARTOROLKI”, NIP 9662104619 lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 3. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 i 2 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenia Oferenta”). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona. Wiedza i doświadczenie: 1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: a) Oferent, prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia, b) Oferent, składający ofertę w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert, należycie zrealizował co najmniej: • 2 kompleksowe usługi organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III niniejszego zapytania tj. zawierające łącznie wynajęcie powierzchni targowej, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów, usługi hotelarskie i transport lotniczy osób lub • 2 usługi z zakresu wynajęcia powierzchni targowej, wykonania projektu zabudowy, wykonania zabudowy stoiska oraz transportu eksponatów i 2 usługi hotelarskie i transportowe osób (samolotem) w zakresie organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III niniejszego zapytania. c) Na potwierdzenie spełnienia powyższego kryterium Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia oraz wykazu zrealizowanych usług, stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania wraz z listami referencyjnymi lub protokołami wykonania (odbioru) usługi, których treść potwierdza spełnienie warunku opisanego w pkt IV.4.b niniejszego zapytania. d) Zamawiający ma prawo do weryfikacji przedstawionego wykazu zrealizowanych usług wraz z załącznikami. 2. 5. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 4 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenie - Wykaz realizacji” oraz listy referencyjne lub protokoły wykonania (odbioru) usługi). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona. Dodatkowe warunki udziału: 1. Oferent może złożyć w niniejszym postępowaniu tylko jedną ofertę. Złożenie dwóch lub więcej ofert będzie skutkowało odrzuceniem wszystkich złożonych ofert. 2. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy zaoferują usługi hotelarskie niezgodne z opisem pkt III. 1. E. Oceniane będą wszystkie wymogi – standard, lokalizacja i limit noclegowy brutto dla Holandii (150 EUR dziennie na osobę przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania). 3. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy złożą oferty niekompletne tj. nie zawierające oświadczeń́ i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym lub jeżeli oświadczenia i załączniki nie będą w pełni wypełnione. 4. Zamawiający zastrzega możliwość wykluczenia Oferenta z powodu zaproponowania rażąco niskiej ceny za realizację przedmiotu zamówienia. 5. W związku z wykluczeniem Oferenta lub odrzuceniem oferty, Oferentowi nie przysługują środki ochrony prawnej. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: Wymagane dokumenty 1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Formularz ofertowo-cenowy, 2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu, 3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie – Wykaz realizacji wraz z referencjami i protokołami. Miejsce i termin składania ofert 1. Ofertę należy przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 – formularz ofertowo-cenowy, podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Oferenta i wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami złożyć w Bazie Konkurencyjności (BK2021). 2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 22.10.2026 (czwartek) o godz. 10.00. 3. Oferty złożone w inny sposób, jak wymieniony w pkt. 1, po terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane. 4. Komunikacja w postępowaniu m.in. wymiana informacji między Zamawiającym a Oferentem oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie tylko za pomocą Bazy Konkurencyjności (BK2021). 5. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) muszą być wypełnione i podpisane przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Oferenta: • Formularz ofertowo-cenowy i załączniki powinny być opieczętowane pieczęcią imienną i podpisane przez osobę uprawnioną do podpisania oferty lub podpisane pełnym imieniem i nazwiskiem przez osobę uprawnioną do podpisania oferty w sposób umożliwiający odczytanie imienia i nazwiska; • W przypadku podpisu elektronicznego, wymagany jest widoczny znak graficzny podpisu; • W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa; • Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem); • W przypadku podpisywania oferty lub poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumentach rejestracyjnych (ewidencyjnych) Oferenta, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa. 6. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) wypełnione i podpisane w inny sposób jak opisany w pkt. 5 nie będą rozpatrywane. Czas związania ofertą Oferent jest związany przedłożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. Kryteria oceny ofert: Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punktów za kryterium cena brutto Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą. Miejsce realizacji: Białystok