Kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Ho Chi Minh (Wietnam), obejmującej udział w targach Vietnam Expo 2026 in HCMC oraz spotkaniach biznesowych.

Kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Ho Chi Minh (Wietnam), obejmującej udział w targach Vietnam Expo 2026 in HCMC oraz spotkaniach biznesowych. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Ho Chi Minh (Wietnam), obejmującej udział w targach Vietnam Expo 2026 in HCMC (miejsce targów: Saigon Exhibition & Convention Center–799 Nguyen Van Linh Street, Tan My Ward., Ho Chi Minh City) połączonych ze spotkaniami biznesowymi. Misja będzie się odbywała w terminie 30.11–6.12.2026 r. (wylot w dn. 30.11.2026, lot powrotny w dn. 5.12.2026) w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zakres zamówienia: 1.1. Zapewnienie transportu lotniczego w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Zakres usługi: •Zakup usługi transportu dla 12 osób poprzez: organizację bezpośredniego przelotu na trasie: a) Warszawa (WAW)–Ho Chi Minh (SGN)–wylot w dniu: 30.11.2026 r., z maksymalnie 1 przesiadką. b) Ho Chi Minh (SGN)–Warszawa (WAW) wylot w dniu: 5.12.2026 r., wieczorem, z maksymalnie 1 przesiadką. W cenie należy uwzględnić kosztu normalnego bagażu rejestrowanego w obu kierunkach (+ bagaż podręczny) dla każdego z podróżnych. •W przypadku połączeń lotniczych przewidujących przesiadkę trwającą co najmniej 5 godzin, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom misji dostępu do saloniku biznesowego na lotnisku przesiadkowym, zarówno podczas podróży do Wietnamu, jak i podróży powrotnej, o ile czas przesiadki spełnia wskazany warunek. •Wykonawca przed zakupem przedstawi warunki zmiany danych, anulowania i ewentualnych korekt nazwisk oraz uzyska akceptację listy pasażerów przez Zamawiającego. •Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podróżą. •Bagaże uczestników muszą zostać nadane bezpośrednio do portu docelowego (odpowiednio SGN lub WAW). •Podczas podróży lotniczej (dotyczy odcinków dłuższych niż 3 godziny) na pokładzie samolotu musi być zapewniony przynajmniej jeden ciepły posiłek dla podróżnego i nieograniczony dostęp do napojów bezalkoholowych. •Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check-in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów. •Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje połączeń lotniczych zgodnych z zapytaniem, wraz z warunkami taryfowymi, w terminie 1 dnia roboczego od podpisania umowy. •Zakup biletów lotniczych oraz dokonanie innych rezerwacji powodujących powstanie kosztów bezzwrotnych wymaga uprzedniej akceptacji Zamawiającego. •Przed akceptacją zakupu biletów Zamawiający potwierdzi ostateczną liczbę uczestników i przekaże ich dane. Do tego momentu dopuszcza się zmniejszenie liczby uczestników bez dodatkowych kosztów, przy proporcjonalnym zmniejszeniu wartości zamówienia. •Po zaakceptowaniu zakupu biletów zmiany liczby uczestników lub ich danych będą możliwe na warunkach przewoźników i pozostałych dostawców usług. Ewentualne dodatkowe koszty wymagają zgody Zamawiającego. •Wykonawca przekaże bilety lotnicze lub potwierdzenia rezerwacji niezwłocznie po ich wystawieniu, nie później niż 7 dni przed wylotem, wraz z numerami miejsc, o ile zostały przydzielone. •Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy po upływie terminu składania ofert do przedstawienia szczegółów połączeń lotniczych uwzględnionych w kalkulacji ceny, bez możliwości zmiany warunków oferty. 1.2. Zapewnienie transferu lotniskowego dla uczestników misji: •z siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu–parking-ul. Ciepła 40, Białystok na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu–ul. Ciepła 40, Białystok. Bus powinien być dostosowany do faktycznej liczby uczestników, z miejscem na bagaże. W cenie powinny znajdować się wszystkie opłaty i koszty kierowców. •zapewnienie transferu busem z lotniska w HCM do hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji w dniu 30.11-1.12.2026 (w zależności od godzin przylotu). Bus powinien być dostosowany do faktycznej liczby uczestników, z miejscem na bagaże. W cenie powinny znajdować się wszystkie opłaty i koszty kierowców. •zapewnienie transferu busem z hotelu na lotnisko w HCM w dniu 5.12.2026 r. na warunkach jak powyżej. 1.3 Zapewnienie transportu lokalnego podczas trwania misji: •Zapewnienie przejazdów niezbędnych do realizacji programu misji w dniach 1–5.12.2026 r., w szczególności pomiędzy hotelem, terenem targów, miejscami spotkań B2B, spotkań instytucjonalnych, wizyty studyjnej oraz restauracjami, w których będą organizowane kolacje. •Dopuszcza się transport busami, samochodami z kierowcą, licencjonowanymi taksówkami lub usługami przewozowymi typu Grab w liczbie zapewniającej bezpieczny i terminowy przewóz całej grupy wraz z koordynatorem.; nie wymaga się stałej dyspozycyjności busa. •Wykonawca odpowiada za zaplanowanie przejazdów, odpowiednią liczbę miejsc, punktualność i bezpieczne przemieszczanie całej grupy, uwzględniając warunki ruchu drogowego w HCM. •Przejazdy obowiązkowego programu powinny być organizowane i opłacane przez wykonawcę; nie zakłada się samodzielnego organizowania transportu przez uczestników. Nie przewiduje się także obowiązkowego korzystania przez uczestników z autobusów miejskich lub metra. 1.4. Usługa zakupu ubezpieczenia uczestników misji w zakresie NNW (min. 25 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 250 tys. EUR/os.) na czas podróży (w dniach 30.11-6.12.2026 r.). dla 12 osób. Cena powinna obejmować możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego oraz anulowania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych działaniami wojennymi. 1.5. Zapewnienie noclegu i wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej: a) rezerwacja oraz zakup noclegów ze śniadaniem w hotelu min. 4* dla 12 osób w terminie 30.11-6.12.2026 r. w HCM (dni w zależności od wybranych lotów), pokoje 1- lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania; z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących z usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. Każdy pokój będzie miał wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe (podatek miejski, klimatyczne, itp.). Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom możliwości zakwaterowania w pokojach hotelowych bezpośrednio po przyjeździe do hotelu w dniu 1.12.2026 r., niezależnie od standardowych godzin zameldowania obowiązujących w obiekcie. W razie konieczności Wykonawca zapewni i opłaci dodatkową dobę hotelową, tj. od 30.11.2026 r., dla wszystkich uczestników. Koszt ten musi zostać uwzględniony w cenie jednostkowej brutto oferty. b)hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów; dojazd busem do miejsca targów max. do 30 minut w godzinach szczytu; odległość hotelu od centrum miasta–max. 2 km, hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. Cena powinna obejmować możliwość opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych działaniami wojennymi. c)hotel powinien mieć ocenę co najmniej 8,0 na portalu booking.com d)zapewnienia wyżywienia (w hotelu) wszystkim uczestnikom misji (max. 12 osób) w tym: -śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg)–w dniach: 1-5.12.2026 r. -kolacja na terenie HCM dla wszystkich uczestników misji, świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską, nie dopuszcza się realizacji usługi w barach szybkiej obsługi, serwujących dania typu fast food. Miejsce posiłku będzie ustalane na bieżąco z Zamawiającym–kolacje w dniach: 1-5.12.2026 r. 1.6. Zapewnienie biletów wstępu na targi w trakcie trwania misji gospodarczej a)Zakup biletów wstępu dla 12 osób w charakterze zwiedzającego na targi Vietnam Expo 2026 in HCMC w dniach 3, 4, 5.12.2026 r. Karty wstępu powinny upoważniać do skorzystania z tzw. Fast-track przy wejściu na teren targów, jeśli taka opcja będzie dostępna. b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety. 1.7. Zorganizowanie programu obejmującego spotkania w co najmniej: a)1 placówce dyplomatycznej lub z przedstawicielami rządowej agencji wsparcia polskiego eksportu na lokalnym rynku; b)z 1 lokalną instytucją branżową poprzez współdziałanie, z którą zorganizowana zostanie sesja b2b dla uczestników misji, c)1 wizytę lokalną w firmie lub instytucji zajmującej się procesami w branży technologicznej i związanymi z charakterystyką targów i firm - uczestników (study visit). Wykonawca będzie odpowiedzialny za wytypowanie podmiotów, które spotkają się z uczestnikami misji–ostateczna lista spotkań zostanie zaakceptowana przez Zam. po wyborze Wykonawcy. Wykonawca zorganizuje logistycznie i merytorycznie spotkania, zapewni tłumacza podczas spotkań. Pożądane jest, aby w spotkaniach uczestniczył koordynator ze strony Wykonawcy. 1.8. Zapewnienie ze strony Wykonawcy koordynatora/pilota, •Wykonawca zapewni koordynatora obecnego w HCM od przylotu grupy do wylotu powrotnego, biegle posługującego się językiem polskim oraz komunikatywnie angielskim lub wietnamskim. Koordynator może mieszkać w Wietnamie; nie musi podróżować z grupą z Polski. • Koordynator będzie odpowiadał za bieżącą realizację programu gospodarczego, kontakt z partnerami lokalnymi, organizację i opłacanie transportu oraz kolacji, wsparcie przy zakwaterowaniu i rozwiązywanie problemów. Będzie obecny podczas programu, dostępny telefonicznie w nagłych sytuacjach poza jego godzinami. 1.9.Zapewnienie wizy Warunki udziału: Sytuacja ekonomiczna i finansowa: 1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: • Oferent znajduje się w sytuacji prawnej, ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; • Oferent nie jest przedmiotem wszczętego postępowania upadłościowego, ani jego upadłość nie jest ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym; • Oferent nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. Ponadto, w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, tj. powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 2. Ocena spełnienia ww. warunków i braku przesłanek do wykluczenia zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenia Oferenta”). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu nie będzie podlegać ocenie. Wiedza i doświadczenie: 1. Dodatkowo o udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki: 1.1. Oferent wykaże, że posiada aktualny wpis do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych, o których mowa w ustawie z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, a w przypadku podmiotu zagranicznego mającego siedzibę na terenie Unii Europejskiej lub państwa, o których mowa w art. 8 ust. 2 w/w ustawy – dokumentu wymaganego w kraju siedziby Oferenta dla prowadzenia działalności odpowiadającej przedmiotowi zamówienia. Zamawiający uzna warunek za spełniony poprzez złożenie przez Oferenta zaświadczenia lub innego dokumentu o wpisie do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych. 1.2. Oferent zorganizował min. 5 grupowych wyjazdów dla przedsiębiorców, poza granice Polski, w okresie ostatnich 3 lat kalendarzowych i jako potwierdzenie przedstawi wykaz zorganizowanych grupowych wyjazdów (Załącznik nr 3 do postępowania). Zamawiający ma prawo do weryfikacji przedstawionego wykazu zrealizowanych usług. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń: 1. Oferty niekompletne tj. złożone bez wymaganych załączników lub jeżeli załączniki nie są w pełni wypełnione (nie zawierają niezbędnych informacji) nie będą podlegać ocenie. Wymagane dokumenty do złożenia oferty: A. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Formularz ofertowo-cenowy, B. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu, C. Załącznik nr 3 – Oświadczenie – Wykaz realizacji D. Zaświadczenie lub inny dokument o wpisie do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych. Dodatkowe warunki udziału: 1. Ofertę należy przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1. Formularz ofertowo – cenowy, podpisać przez osobę upoważnioną do podpisywania oferty w imieniu Oferenta i wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami złożyć w Bazie Konkurencyjności (BK2021) (zaświadczenie lub inny dokument o wpisie do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych, Załącznik nr 2, Załącznik nr 3). 2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 23.10.2026 r. o godz. 12:00. 3. Oferty złożone po tym terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane. 4. Komunikacja w postępowaniu m.in. wymiana informacji między Zamawiającym a Oferentem oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie tylko za pomocą Bazy Konkurencyjności (BK2021). 5. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) muszą być podpisane przez upoważnionych przedstawicieli oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Oferenta: - Formularz ofertowo – cenowy i załączniki powinny być opieczętowanie pieczęcią imienną i podpisane przez osobę upoważnioną do podpisania oferty lub podpisane pełnym imieniem i nazwiskiem przez osobę uprawnioną do podpisania oferty w sposób umożliwiający odczytanie imienia i nazwiska. W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa. Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczęcią osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem). W przypadku podpisania oferty lub poświadczeniu za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumentach rejestracyjnych (ewidencyjnych) Oferenta, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo poświadczone za zgodność z oryginałem kopii przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjny (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa. Kryteria oceny ofert: Cena brutto za 1 uczestnika -100% LP = Cmin/Co *100 LP-Liczba punktów za kryterium cena brutto Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co–wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą. Miejsce realizacji: cała Polska